Cómo me organizo: reviso diariamente mis recordatorios

Después de haber capturado, aclarado y organizado los recordatorios de las acciones, podría decir que: «tengo la casa ordenada». Sentir esto es un alivio, me da mucha paz y fuerzas para ponerme a trabajar. Ahora bien, antes de empezar a hacer tengo que pensar qué y para ello es fundamental revisar los recordatorios de mis acciones, el cuarto paso del flujo de trabajo de GTD®.

Qué es revisar

Tengo dos definiciones en mi cabeza. Si pienso en las revisiones que hago durante el día, diría que revisar es decidir qué es lo siguiente que voy a hacer, ese momento en el que me hago la pregunta: ¿y ahora con qué me pongo?. Sin embargo, cuando pienso en la revisión semanal a la que tanto hincapié hace GTD®, diría que revisar me permite cerrar la semana, poner todo mi flujo de trabajo al día y preparar la siguiente semana, de nuevo «poner la casa en orden». Hoy me centro en la revisión que hago durante el día antes de hacer algo.

Qué valor me aporta revisar

Principalmente, el poder tomar mis propias decisiones sobre a qué le voy a dedicar mi atención y tiempo en cada momento, sin dejarme llevar por urgencias, lo primero que alguien me pide o se me pasa por la cabeza.

Revisar me permite tomar la decisión adecuada en el momento presente

Cuándo reviso

Cuando llego a la oficina, me cojo un café y reviso mi calendario y panel de Trello – si, antes de abrir el email. Si salgo de una reunión, añado mis notas/cosas en INBOX y luego reviso el calendario y mi panel de Trello. Si alguien me interrumpe y tenemos una conversación, cuando esta persona se marcha vuelvo a mirar mi calendario y mi panel de Trello, y así siempre. Reviso siempre antes de empezar a hacer lo que sea.

Cómo reviso

Cuando reviso durante el día miro dos cosas principalmente: mi calendario y mi panel de Trello con las columnas/listas que tienen mis recordatorios.

Cómo reviso el calendario

El calendario es lo primero que miro al empezar mi día, y me centro en el día de hoy:

• Me aseguro de estar preparada para las reuniones y sino es así, las preparo
• Si tengo un recordatorio con fecha pero sin hora, elijo cuándo llevarlo acabo

Cómo reviso mi panel de Trello

La primera columna que miro en mi panel de Trello es la de IN PROGRESS, porque si hasta la siguiente reunión tengo tiempo para hacer, elegiré avanzar con lo que había empezado – «start finishing stop starting».

En caso de que no tenga nada empezado revisaré la columna de NEXT ACTIONS, la cual está ordenada por prioridad y además, las acciones/tarjetas tienen marcada la energía que me llevará hacerlas, lo que me facilitará tomar la decisión adecuada cuando lleve a cabo el siguiente paso del flujo GTD®, hacer.

A veces surgen acciones nuevas a las que debes dedicar toda tu mejor atención porque realmente tienen prioridad, y esto me ha llevado a no asistir a una reunión en el día, aplazar alguna que había creado yo o incluso crear una nueva. Revisar frecuentemente me permite darme cuenta de estos detalles y reorganizar mis recordatorios. Viviendo en un entorno VUCA hay cambios con los que lidiar, donde lo que realmente me importa es saber reaccionar, adaptarme y volver a retomar el camino en cuanto puedo. Una de las cosas que más me gusta de Trello, es que al tener todas las listas de GTD® en sus columnas en un mismo panel, de un sólo vistazo me sitúo rápidamente y la revisión es muy fácil.

Por último, deciros que hay otros tipos de revisiones con otra frecuencia y perspectiva que llevo a cabo, por ejemplo las columnas WAITING FOR y SOMEDAY/MAYBE son revisadas pero generalmente no a diario, de ello hablaré en el artículo de la revisión semanal y otros eventos recurrentes.

Mis reglas de oro

• Reviso al iniciar mi día y antes de irme de la oficina
• Reviso siempre antes de hacer, es decir, varias veces al día
• Reviso siempre que me siento desubicada y necesito claridad
• Reviso mi panel de Trello y el calendario, ambos sagrados

Os dejo un artículo muy breve y claro que me gusta mucho de José Miguel Bolívar – GTD: Evaluar es Decidir Qué Hacer.

IMPORTANTE: Todo lo que os cuento está basado en la metodología Getting Things Done® (GTD®) sobre la cual he ido experimentando para adaptarlo a mi contexto profesional y personal. Si deseas empezar a definir tu flujo de trabajo te recomiendo que empieces tu propio camino hacia la efectividad personal respetando y partiendo de sus bases – libro en inglés y castellano.