Retro-Zero: empieza por los pilares, empieza por el equipo.


Hacer un equipo, en el sentido completo de la palabra, E-QUI-PO, es un trabajo lleno de sensaciones contrarias. Es tremendamente gratificante, agotador, duro, lleno de altibajos, enriquecedor, a veces tiene un sabor dulce, otras amargo. Se parece a iniciar una relación de pareja, días buenos, malos, discrepancias a la hora de elegir un plan, que poco a poco, se van limando hasta tener un equilibro, donde siempre acaban predominando los aspectos más positivos.

La cuestión es, cuando empezamos a trabajar un grupo de personas y a dedicar tiempo en conseguir que el trabajo del grupo, sea el de un equipo, cada vez mejor, en sus relaciones, en su interacción: ¿cómo sabemos qué estamos mejorando o qué estamos empeorando?. Pues principalmente en las retrospectivas. Pero para ver realmente un avance, es vital que en estas retrospectivas se vayan reflejando todos los puntos buenos y malos del trabajo, del equipo, y estén al alcance de todos los miembros del proyecto.

El trabajo que se lleva a cabo en una retrospectiva, no debe ser sólo de ese Sprint, sino que debería alimentarse del sprint anterior y así sucesivamente. Una de las cosas que podemos hacer, cuando nos enfrentamos a un nuevo equipo, nuevo proyecto, nuevo reto con un conjunto de personas, es hacer una retrospectiva de iniciación, tipo Sprint Cero, una Retro-Zero. Tendremos una primera toma de contacto para el trabajo que ese día empieza. En esta retrospectiva, el equipo estará como si se tratara de una primera cita.

Se propone lo siguiente:

  • Ronda 1: cada miembro del grupo se presenta, expone sus inquietudes, gustos, temores, por qué está aquí. El objetivo es conocemos un poco los unos a los otros.
  • Ronda 2: Estamos aquí para acometer un objetivo, y para llegar a él, las primeras herramientas somos nosotros mismos, luego ¿qué características debemos cumplir para poder alcanzar este objetivo de la mejor forma posible? Aquí está el punto más importante. Definamos una serie de valores, flujo de trabajo y compromisos, que a día de hoy, creemos son fundamentales para que nuestro trabajo sea bueno y pueda mejorar cada día. Por turnos, cada miembro del equipo, expone un valor o compromiso, que considere imprescindible e indique las razones de ello. Así hasta que el equipo considere que se ha completado toda la información. Es importante que cada uno de estos valores, tenga un sentido de finalizado, hecho, es decir, algo que el equipo cuando reevalúe este punto, diga, esto chicos lo tenemos superado. Por ejemplo, podemos escribir los objetivos en post-it grandes, detrás el significado de ese valor y su definición de completado.
  • Ronda 3: Cada miembro del grupo revisa los valores e indica si alguno lo descarta porque va implícito en otro, o cree que el equipo parece suficiente maduro y experto como para que no sea un objetivo de todos, pues es algo que ya tienen de base. Las ideas que se queden serán las que todos de alguna manera, van a abordar.
  • Ronda 4: Prioricemos. Cada miembro del equipo ordena la lista, el primero hará una clasificación inicial, el segundo puede cambiarlo todo o mover solo de posición alguno de los compromisos, hasta que todos miran y nadie mueve nada. Por fin alineados.
  • Ronda 5: El equipo elige según prioridad cuántos componentes va a trabajar en su primer Sprint, en qué aspectos se va a focalizar. Estos compromisos deben estar 100% visibles a lo largo de cada Sprint, así que añadirlos a vuestra pizarra.
  • Ronda 6: Todo el equipo debe estar de acuerdo con el resultado de este ejercicio, nadie debe quedarse con la sensación de “no me convence del todo…”

Y ahora, ¿qué hacemos con esto? En la siguiente retrospectiva de equipo, habrá dos fases fundamentalmente:

  • Fase 1: revisamos los compromisos del equipo de la Retro-Zero, y le damos una puntuación. Por ejemplo: uno de los objetivos era validación por parejas de cada tarea que entrara en la release, ¿en qué nivel estamos de validación? ¿se ha validado realmente todo? ¿hemos cumplido esto al 100%? quizá el equipo le da un 4 a ese aspecto. En esta fase podemos definir una gráfica similar a:

Evolución de los compromisos de un Equipo

  • Fase 2: En esta fase, el equipo debe decidir si, mantiene los compromisos elegidos en el Sprint anterior o si desea añadir algún objetivo de equipo más al siguiente Sprint. El equipo durante la iteración, ha podido encontrar que algunos de sus compromisos ya están implícitos en su trabajo, están al 100% y no necesitan esfuerzo extra por su lado, sólo mantenerlos, por tanto saldrían de la lista de prioridades y pasarían a un estado completado/aspectos a mantener. Por otro lado, es muy posible que surjan nuevas responsabilidades, sobre las que deban trabajar. En este caso, se repetirían las rondas de la Retro-Zero: ¿porqué debemos añadir esta responsabilidad? ¿en qué punto estamos ahora mismo? ¿qué hemos de trabajar para conseguir un 10? ¿en qué prioridad la ubicamos?.

Con el tiempo, a través del mapa de evolución elaborado en cada retrospectiva, podemos apreciar cómo este equipo se ha hace mayor, madura. Se ven claramente, sus inicios, cómo fueron creciendo en los valores que consideraron necesarios para su día a día, su relación, su trabajo, sus resultados, y sobre todo, ellos mismos tendrán nuevas necesidades que desearan alcanzar juntos e incorporar a su evolución, personal y grupal. Hemos de saber que, de cada interacción personal, siempre ganamos algo individual. El enriquecimiento como grupo también lo es particular.

Para los que dicen, divide y vencerás, otros contestan, la unión hace la fuerza.

Si alguien ha trabajado la evolución de un equipo, sería de gran ayuda conocer su perspectiva, cómo lo hizo, cómo lo representó y si ese grupo, sigue junto creciendo. Si su proyecto finalizó: ¿cómo fue la retrospectiva final?.

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