Tareas ‘Low Cost’ para maximizar tu productividad personal


¿Cuántas veces has tenido ese ‘rato tonto’ en el que no sabes que hacer pero tienes mucho trabajo pendiente y tu foco no está dando toda la luz que te gustaría?

Esos momentos son tremendamente improductivos ¿verdad?. Sabes, y lo sabes de verdad, que vas a empezar algo sin ganas, que no lo vas a terminar,  y además que ya saber que no lo vas a terminar te crea una motivación nula.

La única forma en la que he conseguido minimizar mi tiempo de dudas de qué hacer, es diferenciar claramente cuales son mis tareas ‘Low Cost’ en mi lista de acciones.

Las tareas Low Cost son aquellas que implican poca energía y tiempo de ejecución.

Son la combinación perfecta para esos ratos en los que se pierde mas el tiempo pensando qué hacer, que en hacerlo de verdad.

¿Qué tipo de tareas son ‘Low Cost’?

Llamadas a clientes para concertar citas, contestar emails pendientes, hacer push sobre las tareas que has delegado para tener noticias de su estado actual, revisar las prioridades de tu lista de acciones, verificar si tu agenda para los próximos días es factible o si debes cancelar alguna reunión en la que consideras que no aportas valor y necesitas ese tiempo para realizar otra labor. Básicamente, tareas que son mecánicas, necesarias en tu rutina y que tienes prácticamente automatizadas.

¿Cómo podemos identificarlas?

Cuando tomo notas en papel y defino acciones a realizar, uso una flecha hacia abajo (↓) al lado de mi checkbox, así como una flecha hacia arriba (↑) cuando son de tipo ‘High Cost’.

A posteriori aplicando GTD, cuando analizo mi bandeja de entrada de tareas y veo estas notas con estos símbolos, los añado a mi sistema de productividad personal con una etiqueta que me permite filtrar rápidamente por tareas ‘Low Cost’.

¿Cuándo llevar a cabo las acciones ‘Low Cost’?

Uno de los aspectos más importantes para ser más productivos cada día es conocernos a nosotros mismos y nuestro entorno. Debemos saber cuáles son nuestros momentos más altos de energía, más bajos, así como en qué instantes nuestro entorno nos permite trabajar con más o menos interrupciones, cuándo la oficina está más ruidosa o silenciosa. Esto es fundamental para llevar a cabo un buen time management.

En mi caso, las tareas ‘Low Cost’ las llevo a cabo durante las últimas horas de la jornada y viernes por la tarde. Con estas acciones consigo ser lo suficientemente productiva para seguir sacando trabajo adelante, a pesar de mi nivel de energía en ese momento.

 

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