Hace poco organicé un evento para una línea de negocio de mi empresa con el objetivo de encontrar la mejor forma de trabajar en un contexto internacional y multicultural. Los participantes eran el principal business manager, su equipo – distribuido en 7 países – o stakeholders principales y los product owners.

La agenda que preparé para introducir el objetivo de la sesión fue la siguiente:

La dinámica aplicada fue una adaptación del juego Brainwritting que consistía en:

1. escribir las prácticas actual de nuestro equipo en diferentes tarjetas
2. creamos parejas de trabajo – 15 personas repartidas en 6 parejas y 1 trio
3. repartimos a cada pareja una tarjeta
4. cada pareja tenía 3 min para opinar si deberíamos abandonar la práctica indicando por qué o bien si deberíamos mantenerla indicando cómo mejorarla
5. la tarjeta rotaba a la pareja de la derecha y repetían el punto 3 – en caso de querer mantener la práctica podían votar la idea de mejora ya propuesta o bien mejorarla aún más
6. cuando la tarjeta con la que empezaste vuelve a tus manos empieza el wrap-up.
7. wrap-up
   1. un miembro de la pareja presenta a todo el grupo la práctica y lo que el grupo ha opinado
   2. con las prácticas que se desean mantener y tienen ideas de mejora se hace un compromiso común para ponerlo en práctica
   3. con las prácticas donde hay opiniones diversas – mantener y descartar – se hace un debate abierto para tomar una decisión. Aquí el facilitador debe ayudarles a llegar a una conclusión rápida donde la gran mayoría esté de acuerdo
8. ahora toca tomar fotos del panel final, dejar constancia de los cambios que vamos a poner en marcha para evaluar más adelante si han tenido éxito y trabajar para cumplir los compromisos

Los puntos clave fueron los siguientes:

• visión única y compartida a nivel de milestones
• comunicación vía conferencia antes que por email
• adaptar visión periódicamente en persona cada 5-6 semanas
• equipo que vela por las buenas prácticas

Esta experiencia ha sido muy enriquecedora y emocionante, el espíritu de la mejora continua está dentro de todos, y tener la oportunidad de ponerlo en común entre personas de diversos roles, países y costumbres ha sido simplemente genial. Ahora falta que nuestras ideas funcionen.