Gestiona tu comunidad de práctica con Trello

Gestiona tu comunidad de práctica con Trello

Durante 3 años he sido la facilitadora de la comunidad de práctica de Product Owners de la sede de Madrid de mi empresa. La comunidad era un espacio donde compartir experiencias y aprender nuevas herramientas que nos hicieran mejorar como Product Owners. La comunidad era para mi un espacio donde poder mejorar tu desarrollo personal gracias a tus compañeros. Esta comunidad se reunía semanalmente y una vez al mes se hacía una retrospectiva para celebrar los avances e identificar nuevas áreas/temas que debíamos tratar en las sesiones semanales. Para mi era muy importante usar este tiempo de la manera más efectiva posible, por ello procuraba que en cada sesión hubiera o se creara en el momento una agenda con los temas a tratar. Cada uno de estos temas eran para mi un paso hacia la mejora personal de los Product Owners y por ello, fui dejando constancia de los aspectos que tratábamos, nos hacían crecer así como de los que algún día nos gustaría trabajar juntos. Decidí usar Trello para visualizar y organizar el crecimiento de la comunidad. Os cuento en qué consiste cada columna del tablero.

vanesatejada_trello_productownerscommunity_columns

Some day/maybe/ideas

En las retrospectivas mensuales emergían temas y áreas donde los Product Owners querían mejorar, algunas de las ideas tenían menos prioridad, es decir, no hacía falta tratarlas a corto plazo sino que se deseaban tratar algún día más adelante. Esas ideas son las que albergaba en esta lista. Por otro lado, yo añadía detalles a estos elementos a medida que iba leyendo sobre metodologías ágiles y encontraba información relevante para el rol del Product Owner.

Cada dos o tres retrospectivas mensuales, compartía con la comunidad estos temas de manera que si alguno dejaba de ser interesante por la comunidad se eliminaba de la lista y las movía a la columna de la derecha del todo denominada Deprecated. Ésta era nuestra manera conseguir mantener temas útiles y evitar que se convirtiera en un ‘saco de ideas obsoletas’

Backlog

En esta lista se albergan los temas que vamos a tratar a corto plazo y en los que nos tenemos que enfocar. Para evitar que los temas fueran ambiguos o tuvieran un alcance interminable, la comunidad describía el Definition of Done de sus compromisos.

Los compromisos de mejora de la comunidad también tienen un Definition of Donetwitter_logo_blueTweet

In Progress

En esta lista están las áreas de mejora que actualmente los Product Owners trabajan en su día a día. Durante las sesiones semanales se comparte el progreso que tenemos a nivel individual, las dudas y experiencias vividas por los compañeros. No nos olvidemos que los Product Owners no sólo trabajan entre ellos, sino también con equipos de desarrollo y Stakeholders. Comparten un rol, pero en el día a día cada uno tiene un entorno diferente con el que lidiar. Hay acciones de mejora que para algunos Product Owners son más fáciles de poner en práctica y llegar a crear un hábito que para otros.

Done

La comunidad es quien decide qué actividades en progreso pasan a este estado. El significado de los elementos que están en ‘Done’ significa que son ideas que hemos puesto en práctica y cuyo resultado ha sido:

  • un nuevo hábito en la forma de trabajar de todos los Product Owners
  • un nuevo hábito en la forma de trabajar de algunos Product Owners porque para otros no aporta valor en su contexto
  • un experimento agradable pero que no aporta valor en el trabajo de los Product Owners
  • un experimento desagradable y que no aporta valor

Si os fijáis en estas columnas de ‘Done’ todas tienen un año en el título, y es mi manera de dejar trazado los avances de la comunidad en el tiempo. A final de cada año la comunidad hace una retrospectiva anual y yo les preparo un video o presentación donde les muestro todo lo que hemos trabajado juntos. Es como un: “os acordáis de cómo hacíamos esto antes… y ahora mirad…”.

Creo que cuando trabajas para que un equipo de personas crezca, aprenda y evolucione es importante dejar constancia de sus progresos. En mis experiencias con personas he visto que tendemos a olvidar fácilmente el pasado, es como si olvidáramos cómo trabajábamos antes y damos por sentado que lo que ocurre a día de hoy es como siempre ha sido. Esto es incierto. Creo que la mejora continua es un viaje interminable donde recordar los logros conseguidos nos inyecta la gasolina que necesitamos para seguir avanzando.

La mejora continua es un viaje interminable donde los logros animan a seguir hacia adelantetwitter_logo_blueTweet

Llegó un momento en el que la comunidad decidió cambiar sus rutinas, ahora en vez de juntarnos cada semana para tratar temas, estas sesiones se realizan bajo demanda, es decir, si alguien necesita algo o quiere compartir una experiencia. Yo desde fuera, sigo observándoles y dejando rastro de sus decisiones para seguir aprendiendo de ellas en el futuro.

Organizando mi conocimiento de desarrollo de producto con Trello


Yo leo mucho sobre desarrollo de producto y metodologías ágiles  – entre otras cosas – y guardo todas las referencias que me aportan valor, conocimiento y que quiero tener a mano para hacer uso de ellas en mi día a día y para estudiar. Hace algunos meses noté que a pesar de almacenar la información etiquetada y categorizada sólo sentía que tenía una lista interminable de enlaces apilados… veía mucha información almacenada que no estaba asociada entre sí como yo necesitaba, es ahí cuando me hice la siguiente pregunta: ¿estoy infoxicada?.

Existen muchas teorías, técnicas, prácticas que puedes considerar en el flujo de desarrollo de producto, desde que defines tu modelo de negocio hasta que ajustas tu producto para satisfacer al cliente. Necesitaba saber cuando cada concepto aplica de una forma ordenada, simple y visual. Además, tal y como dice GTD, mi efectividad personal se ve afectada por la facilidad de almacenar y recuperar información de mi sistema de referencia.

Trello me permite cubrir estas necesidades gracias a su interfaz sencilla, ordenada, visual, donde crear tarjetas y buscar información es muy fácil; por ello he decido usar Trello para gestionar mi conocimiento de desarrollo de producto.

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Cómo organizar tu conocimiento en Trello 

  • Cada columna es un paso del flujo
  • Cada tarjeta es un concepto
  • Dentro de cada tarjeta hay una imagen, descripción y referencias
  • Puedo ordenar las técnicas dentro de un paso del flujo según mis ideas/preferencias
  • De un vistazo puedo refrescar mis conocimientos

Trello permite organizar tu conocimiento de una forma ordenada y muy visualtwitter_logo_blueTweet

Cómo alimentar tu conocimiento en Trello 

Un día empecé a mover todo lo que tenía en Evernote a Trello. Después en mi día a día, cuando leo algo que quiero almacenar como referencia tengo dos opciones:

  • Añadir nuevos conceptos creando una tarjeta en la board a través de las opciones compartir
  • Añadir referencia a conceptos existentes copiando el enlace en la tarjeta correspondiente

La gran ventaja es que puedo hacer esto desde cualquiera de mis dispositivos, donde tengo mis redes sociales y Feedly instalados.

Tengo una columna especial que llamo “To Analyze” para esos casos en los que leo algo que no sé muy bien donde ubicar, o quiero investigar y estudiar sobre un tema en concreto. Esta columna se está convirtiendo en mi fuente de conocimiento donde quiero profundizar, mientras que los elementos ubicados en el flujo son conocimiento que he adquirido y debo repasar con cierta frecuencia para no olvidarlo.

En algunas tarjetas quiero buscar imágenes o sino dibujar unos sketch yo misma, siento la necesidad de ver un dibujo que me ayude a recordar el concepto clave.

Hay mucho trabajo aún pendiente, pero me está gustando mucho poner en orden mi cabeza.

El conocimiento es mi caja de herramientas, lo quiero cuidar y seguir cultivandotwitter_logo_blueTweet

¿Y tú cómo organizas tu base de conocimiento? Quiero conocer mas experiencias, así que me encantaría que compartieras las tuyas.

Dinámica Brainwritting para trabajar de forma mas eficiente


Hace poco organicé un evento para una línea de negocio de mi empresa con el objetivo de encontrar la mejor forma de trabajar en un contexto internacional y multicultural. Los participantes eran el principal business manager, su equipo – distribuido en 7 países – o stakeholders principales y los product owners.

La agenda que preparé para introducir el objetivo de la sesión fue la siguiente:

agenda_howtoworktogetherefficiently

La dinámica aplicada fue una adaptación del juego Brainwritting que consistía en:

  1. escribir las prácticas actual de nuestro equipo en diferentes tarjetas
  2. creamos parejas de trabajo – 15 personas repartidas en 6 parejas y 1 trio
  3. repartimos a cada pareja una tarjeta
  4. cada pareja tenía 3 min para opinar si deberíamos abandonar la práctica indicando por qué o bien si deberíamos mantenerla indicando cómo mejorarla
  5. la tarjeta rotaba a la pareja de la derecha y repetían el punto 3 – en caso de querer mantener la práctica podían votar la idea de mejora ya propuesta o bien mejorarla aún más
  6. cuando la tarjeta con la que empezaste vuelve a tus manos empieza el wrap-up.
  7. wrap-up
    1. un miembro de la pareja presenta a todo el grupo la práctica y lo que el grupo ha opinado
    2. con las prácticas que se desean mantener y tienen ideas de mejora se hace un compromiso común para ponerlo en práctica
    3. con las prácticas donde hay opiniones diversas – mantener y descartar – se hace un debate abierto para tomar una decisión. Aquí el facilitador debe ayudarles a llegar a una conclusión rápida donde la gran mayoría esté de acuerdo
  8. ahora toca tomar fotos del panel final, dejar constancia de los cambios que vamos a poner en marcha para evaluar más adelante si han tenido éxito y trabajar para cumplir los compromisos

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Los puntos clave fueron los siguientes:

  • visión única y compartida a nivel de milestones
  • comunicación vía conferencia antes que por email
  • adaptar visión periódicamente en persona cada 5-6 semanas
  • equipo que vela por las buenas prácticas

Esta experiencia ha sido muy enriquecedora y emocionante, el espíritu de la mejora continua está dentro de todos, y tener la oportunidad de ponerlo en común entre personas de diversos roles, países y costumbres ha sido simplemente genial. Ahora falta que nuestras ideas funcionen.

Agenda para hacer tu producto internacional


Ha llegado el momento de hacer que tu producto llegue a mas personas, a clientes de otros países, crezca y se expanda a nivel internacional.

En la siguiente agenda puedes dibujar la bandera de los países donde se desea ofrecer el producto, siendo éstos cada uno de los temas a tratar en detalle – por ejemplo los requisitos para ampliar negocio en cada país.

Agenda_Internationalization_Doodle

A los pies de la bandera puedes poner la duración del tema, la hora a la que se hablará de él o quién será el responsable de abordar ese punto. Con esta información, puedes hacer una introducción perfecta a un apasionante día de trabajo.


 Agenda para toma de decisiones: All-in
♥ Di “NO” a las reuniones sin valor

Agenda para toma de decisiones: All-in


Si hay algo imprescindible cuando organizas una reunión es fijar un objetivo y preparar una agenda para que todos los asistentes lo logren.

Me gusta mucho preparar visualmente las agendas de los eventos que facilito y aquí os dejo un boceto muy llamativo para la toma de decisiones estilo ‘All-in’ – nos lo jugamos todo a una carta. Agenda_Decisions_DoodleLas cartas de arriba pueden usarse como los temas que nos ponen en contexto. Debajo de cada carta puedes poner la duración del tema o a qué hora se va a tratar. En la mano, las opciones que tenemos para tomar la última decisión.

Espero que os guste y si la adaptáis, ¡compartidlo!.

Crea tu propio Appreciations Wall


Quiero pensar muchas veces, que el quejarnos más de la cuenta es algo nato en el ser humano. En general, he visto más tendencia a sacar fallos que a valorar logros y éxitos.

Trabajando con equipos, se van dando pasos de mejora pero siempre queda mucho camino por andar. Algunos miembros de los equipos se centran en ese camino que debemos recorrer sin celebrar el pequeño paso que hemos dado, y que por muy pequeño que sea, nos permite seguir adelante con la mejora continua.

Un día me cansé de escuchar más contras que pros, más quejas que satisfacciones, así que inspirada por libros, blogs y experiencias de otros compañeros de la comunidad, decidí crear un espacio donde hacer público sólo cosas positivas, como dice mi jefe, #solocosebelle.

En primer lugar creé nuestras propias appreciation cards, ¿qué os parecen?.

CongratsCard ThankYouCard
VeryHappyCard WellDoneCard

Después buscamos un espacio libre en la oficina, y finalmente, hablamos con los equipos para que cada semana, en alguna de sus ceremonias, dedicaran unos minutos a dar las gracias o celebrar algo que les había aportado valor en esos últimos días.

Aquí tenéis el resultado de la primera semana:

Appreciations Cards & Wall

Creo que son estos, los pequeños detalles que hacen que la gente sonría, que valore lo que tiene, lo que hacen ellos mismos y para otros, lo que consiguen gracias a sus compañeros, y así crear un clima mejor de trabajo.

Gracias a Ivana Gancheva por ayudarme a dar forma a la idea y trabajar la experiencia que deseábamos crear en el equipo. Gracias a Helena Sierra, quien estuvo a mi lado cuando dibujaba los iconos de las tarjetas para conseguir el mejor acabado, y gracias a Oscar Carbajo que siempre esta ‘on’ para este tipo de iniciativas que levantan a las personas.

Finalmente contaros que, aunque la iniciativa tuvo una buena acogida, seguimos trabajando para que compartir logros sea un hábito en nuestro día a día.

Si queréis usar las tarjetas, podéis descargarlas aquí.

 

¡A dibujar se aprende practicando!


Llevaba tiempo con ganas de practicar con los libros de Bikablo, qué figuras tan sencillas y qué tanto agradan reuniones, retrospectivas, cualquier evento al que le quieras dar un toque original y diferente.
El caso es que, aunque algunas personas tienen un don especial para dibujar, los gráficos de este estilo se pueden aprender fácilmente practicando. Todo es cuestión de coger un taco de folios blancos, un rotulador negro, otro de color gris para las sombras, y copiar dibujos que ya han hecho otros. He aquí el resultado de un fin de semana de fiebre, sin energía para hacer muchas cosas, pero el mejor momento para usar el tiempo en algo divertido, productivo y que no requería demasiado esfuerzo 🙂
MisSketchs_1
MisSketchs_2
MisSketchs_3
De toda las imágenes que practiqué, decidí hacer una segunda sesión de aquellas que identifiqué como claves en mi entorno laboral, aquellas que sabía me iban a venir muy bien y que debía de saberme de memoria. A veces lo más bonito es no llevar el ‘flip chart’ preparado, sino ir creando las imágenes mientras llevas a la audiencia a cada uno de tus mensajes, consiguiendo así una atención mayor que a sus móviles y portátiles.

Si tú eres una de esas personas que quiere dibujar pero siempre dice que no se le da bien, ponte a practicar y te sorprenderás de ti mismo 😉