Gestiona tu comunidad de práctica con Trello

Gestiona tu comunidad de práctica con Trello

Durante 3 años he sido la facilitadora de la comunidad de práctica de Product Owners de la sede de Madrid de mi empresa. La comunidad era un espacio donde compartir experiencias y aprender nuevas herramientas que nos hicieran mejorar como Product Owners. La comunidad era para mi un espacio donde poder mejorar tu desarrollo personal gracias a tus compañeros. Esta comunidad se reunía semanalmente y una vez al mes se hacía una retrospectiva para celebrar los avances e identificar nuevas áreas/temas que debíamos tratar en las sesiones semanales. Para mi era muy importante usar este tiempo de la manera más efectiva posible, por ello procuraba que en cada sesión hubiera o se creara en el momento una agenda con los temas a tratar. Cada uno de estos temas eran para mi un paso hacia la mejora personal de los Product Owners y por ello, fui dejando constancia de los aspectos que tratábamos, nos hacían crecer así como de los que algún día nos gustaría trabajar juntos. Decidí usar Trello para visualizar y organizar el crecimiento de la comunidad. Os cuento en qué consiste cada columna del tablero.

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Some day/maybe/ideas

En las retrospectivas mensuales emergían temas y áreas donde los Product Owners querían mejorar, algunas de las ideas tenían menos prioridad, es decir, no hacía falta tratarlas a corto plazo sino que se deseaban tratar algún día más adelante. Esas ideas son las que albergaba en esta lista. Por otro lado, yo añadía detalles a estos elementos a medida que iba leyendo sobre metodologías ágiles y encontraba información relevante para el rol del Product Owner.

Cada dos o tres retrospectivas mensuales, compartía con la comunidad estos temas de manera que si alguno dejaba de ser interesante por la comunidad se eliminaba de la lista y las movía a la columna de la derecha del todo denominada Deprecated. Ésta era nuestra manera conseguir mantener temas útiles y evitar que se convirtiera en un ‘saco de ideas obsoletas’

Backlog

En esta lista se albergan los temas que vamos a tratar a corto plazo y en los que nos tenemos que enfocar. Para evitar que los temas fueran ambiguos o tuvieran un alcance interminable, la comunidad describía el Definition of Done de sus compromisos.

Los compromisos de mejora de la comunidad también tienen un Definition of Donetwitter_logo_blueTweet

In Progress

En esta lista están las áreas de mejora que actualmente los Product Owners trabajan en su día a día. Durante las sesiones semanales se comparte el progreso que tenemos a nivel individual, las dudas y experiencias vividas por los compañeros. No nos olvidemos que los Product Owners no sólo trabajan entre ellos, sino también con equipos de desarrollo y Stakeholders. Comparten un rol, pero en el día a día cada uno tiene un entorno diferente con el que lidiar. Hay acciones de mejora que para algunos Product Owners son más fáciles de poner en práctica y llegar a crear un hábito que para otros.

Done

La comunidad es quien decide qué actividades en progreso pasan a este estado. El significado de los elementos que están en ‘Done’ significa que son ideas que hemos puesto en práctica y cuyo resultado ha sido:

  • un nuevo hábito en la forma de trabajar de todos los Product Owners
  • un nuevo hábito en la forma de trabajar de algunos Product Owners porque para otros no aporta valor en su contexto
  • un experimento agradable pero que no aporta valor en el trabajo de los Product Owners
  • un experimento desagradable y que no aporta valor

Si os fijáis en estas columnas de ‘Done’ todas tienen un año en el título, y es mi manera de dejar trazado los avances de la comunidad en el tiempo. A final de cada año la comunidad hace una retrospectiva anual y yo les preparo un video o presentación donde les muestro todo lo que hemos trabajado juntos. Es como un: “os acordáis de cómo hacíamos esto antes… y ahora mirad…”.

Creo que cuando trabajas para que un equipo de personas crezca, aprenda y evolucione es importante dejar constancia de sus progresos. En mis experiencias con personas he visto que tendemos a olvidar fácilmente el pasado, es como si olvidáramos cómo trabajábamos antes y damos por sentado que lo que ocurre a día de hoy es como siempre ha sido. Esto es incierto. Creo que la mejora continua es un viaje interminable donde recordar los logros conseguidos nos inyecta la gasolina que necesitamos para seguir avanzando.

La mejora continua es un viaje interminable donde los logros animan a seguir hacia adelantetwitter_logo_blueTweet

Llegó un momento en el que la comunidad decidió cambiar sus rutinas, ahora en vez de juntarnos cada semana para tratar temas, estas sesiones se realizan bajo demanda, es decir, si alguien necesita algo o quiere compartir una experiencia. Yo desde fuera, sigo observándoles y dejando rastro de sus decisiones para seguir aprendiendo de ellas en el futuro.

Organizando mi conocimiento de desarrollo de producto con Trello


Yo leo mucho sobre desarrollo de producto y metodologías ágiles  – entre otras cosas – y guardo todas las referencias que me aportan valor, conocimiento y que quiero tener a mano para hacer uso de ellas en mi día a día y para estudiar. Hace algunos meses noté que a pesar de almacenar la información etiquetada y categorizada sólo sentía que tenía una lista interminable de enlaces apilados… veía mucha información almacenada que no estaba asociada entre sí como yo necesitaba, es ahí cuando me hice la siguiente pregunta: ¿estoy infoxicada?.

Existen muchas teorías, técnicas, prácticas que puedes considerar en el flujo de desarrollo de producto, desde que defines tu modelo de negocio hasta que ajustas tu producto para satisfacer al cliente. Necesitaba saber cuando cada concepto aplica de una forma ordenada, simple y visual. Además, tal y como dice GTD, mi efectividad personal se ve afectada por la facilidad de almacenar y recuperar información de mi sistema de referencia.

Trello me permite cubrir estas necesidades gracias a su interfaz sencilla, ordenada, visual, donde crear tarjetas y buscar información es muy fácil; por ello he decido usar Trello para gestionar mi conocimiento de desarrollo de producto.

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Cómo organizar tu conocimiento en Trello 

  • Cada columna es un paso del flujo
  • Cada tarjeta es un concepto
  • Dentro de cada tarjeta hay una imagen, descripción y referencias
  • Puedo ordenar las técnicas dentro de un paso del flujo según mis ideas/preferencias
  • De un vistazo puedo refrescar mis conocimientos

Trello permite organizar tu conocimiento de una forma ordenada y muy visualtwitter_logo_blueTweet

Cómo alimentar tu conocimiento en Trello 

Un día empecé a mover todo lo que tenía en Evernote a Trello. Después en mi día a día, cuando leo algo que quiero almacenar como referencia tengo dos opciones:

  • Añadir nuevos conceptos creando una tarjeta en la board a través de las opciones compartir
  • Añadir referencia a conceptos existentes copiando el enlace en la tarjeta correspondiente

La gran ventaja es que puedo hacer esto desde cualquiera de mis dispositivos, donde tengo mis redes sociales y Feedly instalados.

Tengo una columna especial que llamo “To Analyze” para esos casos en los que leo algo que no sé muy bien donde ubicar, o quiero investigar y estudiar sobre un tema en concreto. Esta columna se está convirtiendo en mi fuente de conocimiento donde quiero profundizar, mientras que los elementos ubicados en el flujo son conocimiento que he adquirido y debo repasar con cierta frecuencia para no olvidarlo.

En algunas tarjetas quiero buscar imágenes o sino dibujar unos sketch yo misma, siento la necesidad de ver un dibujo que me ayude a recordar el concepto clave.

Hay mucho trabajo aún pendiente, pero me está gustando mucho poner en orden mi cabeza.

El conocimiento es mi caja de herramientas, lo quiero cuidar y seguir cultivandotwitter_logo_blueTweet

¿Y tú cómo organizas tu base de conocimiento? Quiero conocer mas experiencias, así que me encantaría que compartieras las tuyas.

Cómo crear presentaciones con Trello y Google Slides


Hace algunos meses, leí el artículo de Trello y su integración con Google Slides, donde te explica como puedes crear la historia que quieres contar en Trello y después exportarlo a Google Slides.  Como amante y super fan de Trello, me puse un recordatorio para probarlo y ver si mejoraba mi proceso de crear presentaciones. He creado una charla para mi empresa y luego el curso de productividad y aprendizaje personal del MMA, en ambos casos me ha encantado la experiencia.

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Creando la Story Board con Trello

En primer lugar me cree una board en Trello dedicada a la historia que quería contar. Al crear la board defines el esqueleto de tu historia:

  • El título de la board será el de la presentación
  • El nombre de cada columna será una slide de tipo título para crear secciones
  • Cada tarjeta de cada columna será una slide del interior de la sección
  • El título de la tarjeta será el título superior de tu slide
  • El cuerpo de la tarjeta será el cuerpo de tu slide
  • Si añades una imagen a la tarjeta también aparecerá en el lateral de tu slide

Sabiendo esto, empiezo poco a poco, es decir de menos detalles a más. La primera columna que tiene mi board se llama ‘TO DO’ y suele constar de los pasos que debo realizar desde que tengo la idea hasta que genero el PDF final.

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Empiezo con un brainstorming, creo una columna llamada ‘Ideas’ y debajo creo tarjetas con sólo el título que son el resultado de cosas que me gustaría contar. Al verlo todo en una única lista, mi cabeza sigue funcionando y surgen las fases de la historia, las cuales defino con las columnas. Voy moviendo las ideas a las columnas e incluso me pasa que alguna idea se divide en dos o mas para mencionarlas en diferente fases de la historia.

La gran ventaja de crear la story board con Trello es que todo es arrastrar, soltar, crear tarjetas y cambiar sus títulos, algo muy rápido y fácil.

Llega un momento en el que miras la board y de un sólo vistazo te das cuenta de que ya tienes el esqueleto de tu historia. Para mí esta es la parte más importante cuando preparado una charla en público o una formación, quiero tener muy claro lo que quiero contar y tardo menos con una herramienta que me permite operar así de rápido según mi mente cambia de opinión o estructura, que copiando y pegando secciones de texto o slides. Con Trello tengo mi Big Picture.

Ahora empiezo a ajustar el texto de los títulos. He aprendido que es importante que los títulos de las tarjetas sean cortos, así me aseguro de que ocupan sólo una línea en las slides y no dos…

Después añado dentro de cada tarjeta, una breve descripción de la idea clave, esto se convertirá en el cuerpo de tu slide. Debes tener en cuenta dos cosas:

  1. Si pones una única frase no excesivamente larga, puedes conseguir efecto de slides con título/subtítulo.
  2. Si pones un párrafo, procura que no pase de 5 líneas para que al exportarlo a Google Slides te entre todo en una misma slide con  un tamaño de fuente legible. Si no, te puede tocar dividir a posteriori.

Ahora viene la parte de las imágenes. Si las añades en Trello, te tocará ajustarlas luego en las slides. Si eres muy detallista en este tema, te recomiendo añadir las imágenes directamente en Google Slides. A mi me pasa que según voy repasando la story board y ajustando títulos o poniendo las descripciones, me vienen fotos a la cabeza así que la capturo en el momento, pongo en la tarjeta de Trello la URL de la imagen, el tipo de foto que quiero añadir o incluso el sketch que quiero dibujar yo misma, así me aseguro de que no se me olvida.

Por último, abro las opciones de mi board en Trello, entro en la sección llamada ‘Power Ups’ y habilito el que se denomina Google Drive. Te pedirá tus credenciales para conectar ambas aplicaciones y después verás un nuevo enlace en la parte superior de tu board de Trello:

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Selecciónalo y ¡magia! te aparecerá un documento de Google Slides en tu página principal de Google Drive. Seguramente se hayan creado las slides de tu lista ‘TO DO’, en tal caso elimínalas.

Cambiar la plantilla de tu presentación

Si el formato final de tu presentación es un PDF, sigue con estos pasos para crear el diseño, formato y ajustes de imágenes. Pero si el formato final es un PowerPoint, te recomiendo que en este punto exportes la presentación desde Google Slides a PowerPoint donde hacer los ajustes, ya que hay algunas incompatibilidades en estilos y formatos entre ambas herramientas, y si lo haces todo en Google Slides te puede tocar ajustar mucho al pasarlo a PowerPoint.

La plantilla que se usa al crear la presentación es de las más sencillas y ahora tienes unas cuantas opciones para darle la forma que tú quieres: dejar la plantilla por defecto, usar otra plantilla disponible, crear tu propia plantilla.

Dejar la plantilla como está

Es una opción. Para gustos colores. Si has elegido esta opción entonces ve a la siguiente sección del artículo.

Usar otra plantilla disponible

Dentro de Google Slides tienes una opción llamada ‘Tema’ que al seleccionarla te despliega a la derecha varias opciones. Sería adecuado que primero veas cómo queda el tema que te gusta, seleccionándolo pero sin pinchar en el botón de abajo ‘Importar tema’ y luego haciendo scroll en tus slides. Una vez lo tengas claro entonces importa el tema.

Crear mi propia plantilla

Esta opción está disponible tanto si partes de la plantilla por defecto como si has usado otra plantilla disponible, ya que al crear tu plantilla partes de una previa, es decir, vas a modificar la original.

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En esta sección tienes la capacidad de editar cada diseño de las slides, cambiando el color, fuente, posición de las secciones de texto e imágenes, todo a tu gusto.

La gran ventaja de editar la plantilla original es que los cambios en un diseño se aplican automáticamente a todas las slides que tengan dicho diseño y te ahorras mucho tiempo en unificar el formato.

Cuando hagas cambios en los diseños de las slides, mira primero como quedan tus slides antes de salirte de la opción ‘Ver Original’ pues si te sales se guardan todo los cambios, pero si estás dentro y no te gustan siempre puedes hacer un Ctrl+Z y deshacer. Ejemplos:

  • Si quieres añadir un logo en el pie de todas las slides, al añadir el logo en la predeterminada aparece ya en todas las slides de tu documento. Te ahorras el copiar&pegar en cada slide a mano.
  • Si quieres que las slides de título tengan un fondo rosa, al cambiar el color se aplica a todos los diseños similares de tu documento. Te ahorras el cambiar el color de fondo de cada slide a mano.

Finalmente, verás que no se usan todos los diseños que el tema original tiene, pero quizá te interese modificar alguno más por si al repasar todas las slides, quieres hacer cambios puntuales.

Ajustando las imágenes

Ahora me creo una carpeta en Google Drive donde meto tanto la presentación como el resto de materiales que incluya en ella. Me gustan mucho las imágenes de https://www.pexels.com/ y también hago mucho uso de https://icons8.com/.

Cuando descargo imágenes de Pexels, lo hago especificando el tamaño de mi slide, así me ahorro pasos de ampliar, reducir, cortar, y sólo tengo que arrastrar y soltar la imagen a la slide. En cuanto a icons8, siempre descargo iconos de tamaño 100px.

Cuando preparo charlas para conferencias, me gustan mucho las slides de tipo imagen de fondo y texto resaltado encima. Cuando añado una imagen que ocupa toda la slide, selecciono la opción de enviar la imagen a la capa del fondo, para que el texto se quede por encima y después manipulo la transparencia/brillo/contraste de la foto para que el texto resalte aún más.

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Ahora os confieso que la galería de imágenes que más me gusta añadir en mis slides son mis propios scketches. Adoro dibujar, el trazo de uno mismo lo hace único, creo que le dan un punto divertido, original y por encima de todo, me crea un vínculo muy personal con la presentación.

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Revisar el contenido, formato y a practicar

Tras los cambios de plantilla, diseño y ajustes de imágenes, toca empezar a repasar las slides desde la primera hasta la última. Por mucho que intentemos automatizar algunos pasos, hay detalles que toca ajustar a mano, o incluso puede que quieras añadir, quitar, dividir algunos de tus contenidos en las slides.

Tras ver que el formato y contenido me gustan, empiezo a practicar el speech, voy añadiendo en las notas esas anécdotas, chascarrillos o citas que no quiero que se me olviden. Lo repito varias veces, de pie, en voz alta y calculando el tiempo, para respetar el timebox que tengo disponible.

Cuando todas las piezas encajan, descargo la presentación de Google Slides a un PDF, verifico que el formato se respeta y listo.

Conclusiones

Crear la story board con Trello me permite centrarme y pulir más la creación de la historia , pues operar con las columnas y tarjetas de Trello me resulta más rápido que si lo hago en papel o directamente en Google Slides.

Los ajustes de plantilla, diseño e imágenes se pueden hacer más sencillos o más complicados, esto va en el estilo y gusto de cada uno. Sí es cierto que si optas por slides de tipo imagen con título y subtítulo resaltado, el coste principal está en la búsqueda y manipulación de imágenes.

Haber contado todo mi proceso de hacer presentaciones con Trello me ha venido muy bien para identificar puntos donde puedo optimizar aún más el tiempo de preparación.

Y ahora la mejor conclusión, quiero dejar de hacer slides o bien ser capaz de dibujarlas en vivo y en directo.

El artículo que me inspiró – Introducing Trello for Google Slides.