En el año 2015 fui un miembro del equipo que organizó la Conferencia de Agile Spain en Madrid, una experiencia dura pero maravillosa al mismo tiempo. La preparación de este evento duró un año y fue aquí la primera vez que visualicé un roadmap de trabajo en Trello, herramienta que usamos para organizarnos.
Un roadmap con Trello
Una de las primeras cosas que hicimos al organizar el evento fue buscar sitio y fecha, era lo más crítico y lo que resultó más duro al principio. Cuando lo encontramos nos hicimos la pregunta: «¿qué hay que hacer para que este evento ocurra?», tras la cual surgen un montón de respuestas y de donde surge la idea de tener una vista de alto nivel que plasmamos en un roadmap en Trello.
El roadmap representaba lo que tenía que pasar cada mes para ir bien. Era el camino que debíamos ir andando juntos y lo que nos ayudaba a saber en qué enfocarnos cada mes. Os cuento qué información visualizábamos a este nivel:
- Una columna un mes
- Cada mes contiene lo que debe pasar para progresar adecuadamente
- Las tarjetas están priorizadas dentro de cada mes
- Cuando una tarea podía llevar varios meses aparecía en varios meses
- Las checklist definían los ‘Definition of Done’
- {IMP} Marca impedimentos – cosas que bloqueaban otras cosas
- {DEP} Marca dependencias – cosas que se bloqueaban por los impedimentos
- Dentro de las tarjetas enlazábamos impedimentos y dependencias
- Las label representaban áreas de trabajo – logística, comunicación, speakers
Inconvenientes del uso del roadmap
El principal inconveniente es que un roadmap es inútil si no se mantiene al día. Para mantener el roadmap vivo deben existir momentos en que se actualice de manera que el roadmap represente lo que hemos hecho y la nueva dirección por la que vamos a seguir nuestro camino.
Ventajas del uso del roadmap
La primera ventaja que nos brindó fue tener una visión global compartida. La segunda fue tener la capacidad de organizar el trabajo de cada mes para poner foco y estar alineados. La tercera fue ponernos en alerta cuando el trabajo se acumulaba y la fecha del evento se acercaba, lo que nos permitía tomar decisiones que no pusieran en riesgo el evento y auto-organizarnos.
Ya que el roadmap tenía objetivos mensuales, decimos actualizarlo a final de mes y así tener un momento de retrospectiva global:
- El mes que se acababa contenía las tarjetas de lo que habíamos hecho
- Los meses siguientes se actualizaban para reubicar las tarjetas no completadas
- Añadíamos, modificamos, eliminábamos tarjetas según necesidad
El roadmap representa una dirección a seguir que cambia cuando sea necesario
Como podéis ver en la imagen anterior, los tres meses anteriores al evento fueron bastante exigentes, pero con esfuerzo y trabajo en equipo lo sacamos adelante. !E-QUI-PA-ZO!.
Del roadmap a las tareas del día a día
Como dije anteriormente, la segunda ventaja del roadmap era que nos ayudaba a organizar el trabajo cada mes para poner foco y estar alineados. Cada mes convertíamos las tarjetas de la columna del roadmap en acciones concretas que los miembros del equipo se asignaban y que estaban en un panel de trabajo a parte.
Trello te permite copiar tarjetas y añadirlas a otro panel, así volcábamos fácilmente las tarjetas del roadmap al otro panel de trabajo. Después refinábamos, priorizábamos en la columna ‘TO DO’ y nos auto-asignábamos las acciones. Teníamos una videoconderencia semanal para compartir progresos, exponer problemas y tomar decisiones que nos ayudaran a avanzar en nuestras tareas, muy similar a una ‘Daily Scrum’.
Además del las columnas básicas con los estados de nuestras acciones, creamos otras dos porque nos surgió la necesidad de:
- Diferenciar lo que era obligatorio de ‘Nice to have’ para asegurar el foco en lo importante
- Identificar qué cosas podíamos hacer después de la conferencia para asegurar el foco en lo que necesariamente teníamos que hacer antes de la fecha del evento
Al final, cuando la fecha se acerca e inspeccionas el trabajo pendiente, hay una pregunta que uso mucho y siempre me sirve para limpiar cualquier lista de acciones o backlog de trabajo: «¿qué pasa si no lo hacemos para la fecha?». Cuando la respuesta es: «nada», de momento se saca de ‘TO DO’.
Este panel está al día y lamentablemente aún tenemos pendiente hacer una quedada tranquila el equipo organizador, porque cuando acabó el evento estábamos tan cansados que sólo tuvimos fuerza para un par de cañas y unas bravas.
Transparencia y aprendizajes
El roadmap no era únicamente una herramienta de trabajo para el equipo organizador, sino que era público para que asistentes, voluntarios o cualquier interesado pudiera ver cómo íbamos. Además, el roadmap lo compartimos con el equipo que organizó la conferencia en 2016 para que vieran cuál fue nuestra historia, lo que vivimos, junto con todos los aprendizajes que pensamos podrían serles de ayuda. Al final, lo bueno de haber dejado plasmado lo que ocurría cada mes, es que el roadmap te permite recordar como si de un libro se tratara, cómo se organizó la Conferencia de Agile Spain 2015.
Algunos enlaces de interés:
- Ver el roadmap en Trello de la CAS 2015
- Toda la información de la Conferencia de Agile Spain 2017 en Sevilla aquí
Vanesa Tejada 