Mi experiencia organizando la CAS2015

Qué mejor artículo para despedir el año, que el proyecto y experiencia que lo ha marcado, la organización de la Conferencia Agile-Spain 2015 en Madrid.

Arrancamos

Cuando supe que Alberto y Tino habían propuesto realizar la conferencia en Madrid no tardé en escribirles para trabajar con ellos. Al principio fueron unos emails, luego una lista de distribución y después hangouts semanales. Creamos un roadmap con los hitos que debíamos alcanzar mes a mes y luego teníamos un tablón con las tareas de cada mes, en base al cual hacíamos las sesiones semanales. Esto nos ha ayudado mucho a saber cuánto nos quedaba y sobre todo, creemos que el roadmap puede venirles muy bien a los futuros organizadores, junto con una lista de lecciones aprendidas que hemos ido elaborando para que las tengan en consideración.

En todas partes cuecen habas

No ha sido fácil el trabajo en equipo, hemos tenido importantes debates, discusiones, puntos de vista diferentes,  y algunas decisiones tomadas no eran igual de aceptadas por todos, pero la variedad de puntos de vista hacía que de todo saliera lo mejor y que el equipo se fortaleciera.

Si tuviera que mencionar algunas anécdotas en los meses anteriores a la propia conferencia destacaría: las crisis de pánico cuando no vendíamos entradas; no publicar la agenda en la fecha que deseábamos y que impactaba considerablemente en la venta de entradas y adquisición de patrocinadores; no tener todo el merchandising completo debido al incremento de venta de entradas a última hora; enterarnos de que algunas personas tenían feedback sobre la organización, hacer un hangout público para aclarar lo que fuera necesario y como nadie se presentó nos montamos una fiesta de iconos de la que dejo constancia – lo siento Gonzalo pero adoro esta foto.

Que viene, que viene

Los dos meses anteriores a la conferencia fueron muy duros, por norma general la organización nos quitaba un tiempo asumible, pero llegado Octubre el ritmo y las preocupaciones se incrementaron considerablemente.

El miércoles 2 de Diciembre el ritmo es ya frenético. Nos juntamos en Virtual Software para empezar a montar las bolsas, las tarjetas del registro y transportar material a la Venue. Tengo que agradecer a los voluntarios, equipo de Thinking With You y Poun Studio que estuvieran a nuestro lado para ayudarnos.

Nos pasamos la tarde cargando y descargando cajas, revisando la venue para confirmar donde iba cada decoración y por último montamos el pre-registro donde descubrimos que el flujo era poco eficiente.

Cuando terminamos nos fuimos al restaurante donde teníamos la cena con los patrocinadores, keynotes y chairs. Aunque me costó lo suyo, conseguí que Gonzalo superara su pánico a hablar en público durante unos segundos, disfruté de las conversaciones de un grupo de hombres cuyo tema no me atrevo a desvelar y sobre todo hubo momentos de amor, mucho amor.

Os confieso que a estas alturas estábamos agotados, yo no sabía como iba a coger fuerzas para el día siguiente.

El gran día

Por fin la Conferencia Agile-Spain arranca con 720 personas preparadas para su disfrute. A las 7:00 de la mañana estábamos en la puerta de la venue esperando que nos abrieran. Teníamos 1h para decorar las salas, ubicar catering, ropero, montar el registro y organizar a los voluntarios. El registro no salió bien, aunque iteramos y añadimos refuerzos, fue imposible. No os hacéis una idea de como ardía el walkie-talkie y  el número de veces que había subido y bajado las escaleras.  El problema en el registro nos hizo empezar tarde las sesiones lo que incrementó nuestro estado de ansiedad, pero a media mañana habíamos conseguido ponernos al día con la agenda, la gente ya sabía donde estaban las salas, la conferencia empezó a fluir y pude darme el lujo de ¡hacerme alguna foto!.

El primer día no tuvimos un margen de respiro: imprevistos, voluntarios desaparecidos, material que se había movido de una sala a otra, sube y baja de escaleras, crisis en el ropero cuando se rompió la tubería y tuvimos que trasladarlo a la zona del catering.

El segundo fue más tranquilo, de hecho nos pudimos permitir desayunar y comer con los asistentes, aunque en realidad no fue del todo cierto, por ejemplo cuando hablaba con alguien seguía teniendo el walkie-talkie puesto, porque si pasaba algo había que reaccionar rápido, así que la escucha no era tan activa como me habría gustado. Me encantó el curso rápido de Toño sobre cómo se habla por walkie, cosa que nos vino muy muy bien para no ir todos como locos a cada llamada, y ahorrarnos algunas escaleras, aunque las frases: «puedes repetirlo más despacio» no desaparecieron. Recuerdo una conversación con mi compañero Tino cuando iban a arrancar las charlas el segundo día, me dijo que me metiera en alguna sala y le dije: «no, no puedo, no la voy a disfrutar porque mi cabeza no da más de sí». De hecho, tuve el gran placer de ser ponente en la conferencia y minutos antes de mi charla me caía de sueño, mi mayor logro fue no bostezar y acordarme de todo lo que quería compartir con el público.

Cuando todo acabó nos tocó recoger, guardar el material sobrante, dejar las salas sin restos de nuestros carteles y dejar la venue para poder tomarnos algo juntos para celebrarlo. ¿Sabéis cuanto duraron nuestras cañas? no más de 1hora, porque no teníamos energía y nos fuimos a casa a descansar.

El día después 

Qué vacío tan extraño. Qué raro no tener el móvil vibrando constantemente, no sentir el pinganillo del walkie en la oreja, no sentir esa adrenalina que te enchufaba de energía. Qué bonitos los emails que nos intercambiamos el equipo compartiendo sentimientos y emociones.

La CAS2015 deja un sabor muy dulce, me he perdido muchas charlas y disfrutar de muchas personas, pero soy inmensamente feliz por haber creado 2 días para vosotros. Veros sonreír, charlar, comer, quejaros, compartir, ver que nadie vino a la visita turística y me quedé sola con la guía, pero sin importarme sabiendo que estabais disfrutando de unas cañas y tapas a las que por falta de fuerzas no pude unirme.

Me quedo con un sabor agridulce y pidiendo disculpas a todos a los que saludé rápido, os dejé en algún momento con la palabra en la boca o directamente a medias con una interesante conversación. Lo siento.

Me quedo con el placer de haber presentado dos grandes keynotes, Eugenio Moliní y Rachel Davies.

La organización y vivencia de la CAS2015 ha sido como una boda. Un año de preparativos – dónde hacerlo, arreglando papeles, los invitados, eligiendo el menú y deseando que todos lo disfruten mucho. Para que luego todo ocurra súper rápido, sin que disfrutes del menú, de los invitados y cuando todo termina pensar: «¿pero esto ha ocurrido de verdad?».

Y lo mejor que me llevo, es un número de experiencias increíbles, el crecimiento profesional y personal que ello supone y sobre todo, por encima de todo, me llevo unos amigos que sé estarán ahí cuando los necesite así como yo para ellos.

Lo conseguimos.

Y a los que van a empezar esta aventura el año que viene, les digo que se animen, que no tengan miedo, que la experiencia merece la pena y al final se sale adelante. Contad conmigo y el resto del equipo para crear otra conferencia aún mejor.

Gracias 2015 y mis mejores deseos para 2016.