Delegar es clave para el crecimiento personal


Recuerdo cuando encontré mi primer trabajo y mis padres me decían: “hija aprende rápido y no cuentes a nadie lo que haces ni como lo haces que sino llega otro y te quita el puesto”. El caso es que además de mis padres con sus años a la espalda, este mismo consejo me lo daban amigos con algunos años de experiencia, ellos decían: “tu hazte fuerte en tu puesto y así estarás tranquila mucho tiempo”. Un día estaba en una reunión con el que era mi jefe en aquel momento, se había ido una persona de un equipo y hablábamos de cómo cubrirla internamente antes de sacar una oferta de trabajo, y al valorar a un compañero en concreto él dijo: “no podría moverlo porque el equipo no puede trabajar sin él”.

 

delegar

Delegar es formar a tu equipo

Yo delego tareas que son de mi responsabilidad con el objetivo de que otra persona aprenda a hacer algo que sabe que ocurre a su alrededor a lo que no se enfrenta. Por ejemplo, me llevo a un compañero del equipo a una reunión, le pido que conteste a un email que han mandado al equipo que habría contestado yo o simplemente le presento una situación que tengo y le pregunto: ¿cómo lo harías tú?.  No lo hago siempre con la misma persona, voy rotando.

Ventajas para el equipo

Todo el equipo sabe que su cometido es desarrollar un producto que satisfaga a los clientes. Pero para que esto pase todos saben que hay muchas cosas que hacer y nuestra organización en roles nos permite estar pendientes de cosas diferentes. Una cosa es saber que Vanesa hace una serie de tareas y otra ser capaces de hacerlo si ella no está. Que el equipo sepa hacer mis tareas les ayuda a tener más visión, control, da tranquilidad y seguridad si no estoy en la oficina además de ser una oportunidad de descubrir un trabajo que a lo mejor les interesa en su futuro.

Ventajas para ti mismo

Mi principal ventaja es la paz interior. Si estoy de baja, de vacaciones o ausente por algún otro motivo, mi equipo es capaz de seguir llevando el producto adelante, el negocio y la empresa se resienten lo mínimo. En segundo lugar se aprende mucho de otros, y descubrí como hacer lo mismo pero de otra manera, lo que ha incrementado mi caja de herramientas. Y por último y no menos importante, puedo optar a nuevas oportunidades dentro de mi empresa sin dejar una vacante, es decir, la capacidad del equipo se resentiría pero podrían auto-organizarse rápidamente pues saben el trabajo que yo hacía y que ellos también pueden hacer.

Si yo delego, otros pueden aprender algo nuevo y yo puedo crecer.

Delegar me ha servido para trabajar en diferentes roles y aumentar mis experiencias, gracias a esta forma de pensar y trabajar con mi equipo, he podido no solo disfrutar de nuevas oportunidades en mi carrera sino de contribuir en el desarrollo personal de mi equipo y generar oportunidades para ellos.

 

La importancia de disfrutar en vacaciones 


Estaba paseando por la playa cuando escuché a una persona decir: “madre mía… es que he dejado un montón de trabajo pendiente y me agobia muchísimo”. No iba poniendo la oreja, lo prometo🙂 pero si hice un adelantamiento por zona interior de la orilla para mirar su cara y cuando la vi me dio un poco de lástima. Iba con él el ceño fruncido, con gesto de estar a disgusto en vez de disfrutar del sonido del mar, el sol, la sensación de la arena mojada en tus pies…

Me vinieron a la cabeza dos tipos de personas, las acaparadoras que apenas delegan y las que tienen un exceso de responsabilidad.

Hay personas que acaparan tanto y comparten tan poco que nadie puede ni ayudarles ni cubrirles, creo que así solo consigues que en vacaciones tengas constantes interrupciones, tus compañeros se estrenen y bueno, a lo mejor tu ego está feliz pero al final, ni el resto pueden hacer su trabajo, ni tú estás trabajando, ni estás presente con tus amigos y familia. También puede darse el caso de que no aceptamos que siempre habrá trabajo pendiente – recuerda que la edad de jubilación es de 65 años – siempre hay una tarea a continuación para avanzar en un proyecto y la clave está en haber hecho lo más valioso en su momento adecuado y tener claro por dónde continuar cuando vuelvas. Creo que antes de irte de vacaciones debes dejar hecho aquello que permite que tu equipo, compañeros, jefe y empresa puedan avanzar sin estar tú. Si ellos no se paran tú podrás estar más centrado en tus días de ocio.

Que tus compañeros te echen de menos por tu persona y compañía pero no porque no pueden hacer algo que tú has dejado pendiente.

Antes de irme de vacaciones siempre tengo en cuenta:

  • Asegurarme de no ser un bloqueo para ninguna persona o proyecto terminando las tareas con dependencias
  • Dejar preparadas las agendas de reuniones que yo modero y asignar otro moderador
  • Hacer público quién es mi persona de referencia y que ésta pueda acceder a mis documentos
  • Recordar que si realmente me necesitan me pueden llamar

A veces se nos olvida que cuando nosotros estamos de vacaciones tu empresa, equipo, compañeros, siguen trabajando y no ser un impedimento para ellos te convierte en un profesional.

La importancia de disfrutar tus vacaciones está en que si no lo haces, cuando vuelvas a trabajar no habrás podido aprovechar otros momentos que también te gustan y te hacen mejor, tu lista de tareas de ocio se acumulara y luego vendrán los momentos de estar quemado, cansado de hacer lo mismo, necesidad de desconectar por salud. Aunque me gusta mucho mi trabajo y lo que hago, cuando me voy de vacaciones quiero disfrutar de otras actividades que me hacen sentir bien, que me cargan las baterías y me hacen estar feliz.

Cuando trabajo no sufro por no estar en la playa y cuando estoy en la playa no sufro por no estar en el trabajo, simplemente disfruto lo que hago donde estoy.

¿Y tú?, ¿eres de los que se va de vacaciones a disfrutar?.

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Retrospectiva: reconstruyendo el equipo


Las personas cambian de empresa, unos salen y otros entran, en ambos casos la productividad de un equipo de trabajo se resiente.

Hoy os cuento cómo hemos abordado en un equipo la marcha de un compañero, la marcha de conocimiento, de experiencia, de capacidad de trabajo. Cuando esto ocurre hay que procurar que el negocio lo note lo menos posible, por lo que el equipo debe auto-organizarse, con el objetivo de cubrir las tareas que esta persona hacía entre los miembros existentes hasta encontrar un compañero nuevo.

Lo que hicimos en este equipo fue aprovechar la última retrospectiva para asegurarnos de que las funciones de nuestro compañero – Team Leader -podían ser cubiertas por el resto del equipo. Los pasos que llevamos a cabo fueron los siguientes:

  1. Listar las responsabilidades:
    • ¿Qué hace XXX en el día a día? – cada miembro del equipo escribe en post-it lo que cree que este compañero hace.
    • ¿Qué haces en tú día a día? – XXX escribe en post-it cómo es su jornada.
  2. Exponiendo los resultados:
    • Cada miembro del equipo expone las tareas que hace su compañero
      • Agrupamos si algo ya ha sido mencionado anteriormente
    • Él mismo expone sus tareas y responsabilidades
  3. Analizamos las diferencias
    • Lo que todos conocen – no hay necesidad de transferencia de conocimientos
    • Lo que algunos conocen – transferencia de conocimientos para los que no
    • Lo que nadie sabía – formación para todos y evitar que nos pase de nuevo, el conocimiento en el equipo debe estar bien compartido
  4. Transferencia de conocimientos y responsabilidades
    • Identificamos las tareas que cualquiera podría hacer
    • Identificamos las tareas que creemos requieren un rol dedicado
  5. Acciones a realizar antes de su marcha
    • Nuestro compañero debe formar al equipo en las tareas desconocidas asegurando que cualquiera es capaz de hacerlas por si mismo
    • El equipo se reúne con el manager del departamento para identificar al rol dedicado para ciertas tareas
    • El equipo expone que este cambio afectará en su capacidad de trabajo así como el plan para minimizar el impacto en el producto que desarrolla
    • Nuestro compañero se debe ‘mutear’ durante su última semana para asegurar que el equipo puede trabajar perfectamente sin su soporte
  6. Cerramos con lecciones aprendidas en esta sesión
    • Hemos descubierto cuánto sabíamos del día a día de nuestro compañero
    • Por muy mal que nos sepa, vamos a crecer y aprender cosas nuevas
    • Auto-organizarnos en esta situación nos hace madurar como equipo y eliminar posibles bus factor
    • Nos hemos dado cuenta de que sólo algunas tareas más administrativas o burocráticas las hará un rol dedicado
    • Hemos aprendido hay tareas que hemos designado a alguien – Team Leader, Scrum Master – pero que podemos hacer cualquiera, ¡todo es ponerse!

Retrospectiva_reconstruyendo_equipo

Los cambios de personas en los equipos tienen tantas desventajas como oportunidades.

Al final los miembros que se quedan son candidatos a cubrir nuevas responsabilidades, tienen la posibilidad de salir de su zona de confort, de aprender nuevas cosas y además, tienen la oportunidad de que venga una nueva persona, alguien que aportará aire fresco, nuevas experiencias y perspectivas que les enriquecerán en su futuro.

#CafeYProductividad: despidiendo la primavera de forma efectiva


 

El Sábado 11 de Junio se produjo un encuentro de #CafeYProductividad. Después de una dura semana de trabajo, tenía muchas ganas de quedarme en la cama – hasta el infinito y mas allá – pero sabía que iba a merecer la pena y así ha sido.

Estaba muy nerviosa cuando llegué, era la primera vez que iba a conocer a los autores de esos artículos que me han ayudado e inspirado sobre productividad personal durante muchos años. El grupo era encantador, la pasión por el tema se notaba en el ambiente y todas las conversaciones te hacían llevarte algo a casa.

Qué me llevo de #CafeYProductividad

Me llevo que mostrar hábitos improductivos ayuda a que la gente se identifique y se abra a intentar hacer las cosas un poquito mejor.

Me llevo que hablar de felicidad hace que la gente ponga caras raras y esto nos debería hacer pensar que algo estamos haciendo mal.

Me llevo que el porcentaje de éxito de la productividad personal es el 100% si lo has intentado lo suficiente.

Me llevo que la productividad personal no es algo opresor, sino liberador.

Me llevo que tener unos objetivos claros desde el principio es clave para desviarnos lo menos posible del camino y garantizar el foco.

Me llevo que la fuerza de voluntad suple la falta de motivación y que sólo debemos tirar de ella en momentos puntuales, si no hay motivación, no hay éxito.

Me llevo que las personas atienden poco a las teorías y se fijan en la práctica, si quieres que los buenos hábitos calen, sé el primero en dar ejemplos.

Me llevo que cuando aprendes algo de una manera, desaprender es muy complicado y parece que el sistema educativo actual no nos prepara para el presente y futuro de las empresas.

Me llevo que hablar de planificación crea una conversación que da para mucho, que esta palabra tiene muchos significados en nuestra cabeza, que todos estamos de acuerdo en que las fechas impuestas no aportan valor sino frustración ya que no podemos predecir el futuro. Hoy en día es mejor decir que trabajamos en la niebla.

Me encantó que salieran las metodologías ágiles en algunas conversaciones, como ya conté hace mucho tiempo, creo que GTD nos ayuda a ser productivos a nivel personal y Scrum ayuda ser productivos y eficientes como equipo con una meta y compromiso común.

Pero sabéis que es lo que realmente me gustó muchísimos, escuchar sus voces, porque ahora cuando leo sus blogs en realidad veo a la persona y escucho su voz al mismo tiempo.

cafeyproductividad

Agradecimientos

Gracias por poner en marcha esta iniciativa Jeroen Sangers, Daniel Aguayo, Jordi Sanchez. Ha sido un placer conocer a David Torné, Enrique GonzaloJoaquín PeñaAlejandro VázquezJordi Fortuny, Daniel Grifol, William GarcíaPaz Garde, Cruz Guijarro, Antonio José MasiáJerónimo Sánchez y José Miguel Bolívar – espero que no se me haya olvidado nadie. Gracias Javier Gamarra por abrirnos las puertas de la maravillosa cafetería de Liferay.

¡Nos vemos en la próxima edición!

Más experiencias sobre #CafeYProductividad:

Tres lecciones de vida


Hace algunos meses me ofrecieron hacerme coaching personal. Soy una persona bastante exigente conmigo misma y lo primero que se me pasó por la cabeza fue: “¿qué me ves tú que no me veo yo? ¿acaso me pasa algo?”. Luego sencillamente me dije: adelante, cualquier momento es bueno para descubrir más de una misma y superarse.

Las primeras sesiones no eran muy profundas, más bien tomas de contacto y reconocimiento del terreno, pero poco a poco se tocaron situaciones vividas, emociones y sentimientos que eran íntimos. El caso es que era consciente de la importancia de la sinceridad si quería sacar provecho de esta experiencia. Creo que esta ha sido la parte más difícil, abrir mi interior a un desconocido.

Me he llevado tres grandes lecciones que a día de hoy me hacen mejor en lo personal y profesional.

Acepta las cosas como son y luego intenta mejorarlas

Cuando veía algo que no estaba bien, directamente me ponía en modo “esto no puede ser así” y empezaba a intentar cambiarlo. Algunos cambios son complejos de gestionar, llevan tiempo, puede que ni siquiera lo consigas y el proceso causa mucha frustración. Con mi actitud, la frustración empezaba inmediatamente.

Ahora cuando veo algo que no funciona bien, acepto que a día de hoy es así, y que mi intervención puede servir para mejorarlo o no. He aprendido a establecer un punto de partida aceptando lo que hay y no desde el rechazo.

La perfección es subjetiva

Me gusta hacer las cosas bien, sea lo que sea, procuro que su resultado sea perfecto. Pero claro, mi definición de perfecto es eso: mía. Lo que yo considero perfecto para otros puede quedarse corto, largo o en su misma medida. Cuando algo no me sale perfecto me siento molesta, me pregunto qué ha pasado, cómo hacerlo perfecto la próxima vez…

He aprendido que la perfección es subjetiva, que mis proyectos no son imperfectos sino casi-perfectos, valorando así el esfuerzo y trabajo realizado.

Hay metas que se persiguen en tu subconsciente

Un día hablábamos de situaciones hipotéticas, contarnos lo primero que se pasa por la cabeza, y le conté una breve historia: “me apetece verano, estar en el jardín de mi casa haciendo una barbacoa con mi perro revoloteando”. En ese momento ni era verano, ni tenía un jardín y menos un perro, pero 4 meses después sí.

He aprendido que algunas metas de tu vida, aparentemente no las persigues en tu día a día, sino que vas dando pasos poco a poco en la dirección adecuada. Cuando llega el momento adecuado tienes que saber aprovecharlo y convertir lo que era un sueño en una realidad. Este verano habrá jardín, perro y por supuesto barbacoa.

Ten cuidado con lo que deseas no vaya hacerse realidad

Coaching_DiegoRojas_VanesaTejada

Tengo que dar las gracias a Diego Rojas, un colega laboral que ha pasado a ser alguien muy especial, sin duda la persona a la que acudiré cuando vuelva a sentir la necesidad de superar mis barreras, descubrir más de mi y crecer.

Gracias Diego por acompañarme en este proceso, hoy soy un poquito mejor.

 

Yo confieso que procrastino


Casi todas las personas que trabajan conmigo y me conocen aprecian lo organizada que soy, pero hoy tengo algo que deciros, yo confieso que procrastino.

vanesatejada_procrastinar

Después de hacer esta confesión públicamente, quiero añadir que haberlo aceptado ha sido un gran avance para mejorar mi productividad personal y gracias a ello soy capaz de identificar cuándo lo hago y poner medidas para que procrastinar me duela lo menos posible. Sencillamente, hacer una tarea que no me gusta o complace ya ‘duele’, y si a esto le sumo el tiempo que la procrastino siendo 100% consciente de ello entonces el dolor y sentimiento de culpa es mayor.

Procrastinar afecta a tu productividad y a tu estado emocional

En la mayor parte de las ocasiones, me doy cuenta de que estoy procrastinando cuando voy a empezar la siguiente tarea más prioritaria de mi lista y tras leerla en mi cabeza resuena algo así como: “puffff… no me apetece nada ahora mismo…”😦 y sigo con la siguiente. Al final esa tarea volverá a acaparar mi atención, una y otra vez hasta que bien exista la urgencia de hacerla o bien ya no sea necesaria porque ha caducado y no aporta valor.

Entonces empecé a recopilar en qué situaciones me ocurría esto para analizar los escenarios y ver cómo gestionarlo mejor.

Procrastino cuando una tarea no me gusta – si no es importante ni urgente entonces la elimino de mi lista de tareas. Si es importante entonces analizo si la puedo delegar o si sólo puedo encargarme yo entonces busco la forma más simple de realizarla.

Procrastino cuando no tengo la energía que la tarea requiere – en este caso reservo un hueco en mi agenda acorde al esfuerzo que voy a necesitar.

Identificar las características de las tareas que me llevaban a procrastinar me ha servido para:

  • reflexionar si la tarea hace falta realmente
  • delegar cuando otro puede hacerlo y con más gusto
  • simplificar lo que tengo que hacer
  • organizar mejor las tareas que requieren toda mi energía

Quiero terminar este artículo compartiendo la charla TED de Tim Urban, un gran comunicador que seguro os va a encantar.

Cuando te falta el sueño y pierdes la creatividad


Hace 6 meses me compré un perro. Una cachorrita preciosa de 3 meses que no podía dejar de abrazar, de besar y de mimar. Dormía en mi habitación a los pies de la cama, era una imagen de película. Cuando se despertaba intentaba saltar sobre la cama para levantarme y que así le dieras de comer y su paseo habitual, el problema es que dormía una media de 6h fuera cual fuera el día de la semana, un lunes, un jueves, un sábado o un domingo.

Bella

Según iban pasando las semanas, notaba como la vida se me apagaba, mis baterías no se cargaban. Cuando tenía cosas mecánicas que hacer notaba cansancio, pero cuando algo requería imaginación y creatividad, mi cabeza no generaba ni una sola idea por la falta de sueño. He estado tiempo sin escribir posts en mi blog, sin dibujar, sin tener ganas de hacer planes diferentes los fines de semana, sin ganas de hacer deporte, era como si mi ‘yo’ desapareciera y me generaba mucha frustración.
Tras una mudanza decidí que la perrita se independizara, durmiera en otro lugar de la casa y ha funcionado. Cuando se despierta, espera a que aparezca sin llorar, sin ladrar y punto.

 

Lo curioso es que con esta experiencia he aprendido:

– cuántas horas necesito dormir para estar al 100%

– en qué horario descansar para ser compatible con mis nuevos hábitos de vida

– qué actividades me hacen disfrutar y sentir bien

– aceptar mi estado vital cuando no he dormido y no ponerme de mal humor

 – entender – mas aún – a mis amigos con familia cuando dicen estar cansados

Es aquí cuando me he dado cuenta de que es necesario dormir para ser productivo, para tener energía y hacer las cosas con ganas, para tener vitalidad, para estar de buen humor y si además eres una persona creativa dormir es imprescindible para que tu cerebro produzca ideas nuevas, frescas y originales.

Este corto video es genial – How to succeed get more sleep by Arianna Huffington

Dulces sueños