Retrospectiva: solucionando los problemas de raíz con los 5 por qué


Cuando un equipo que desarrolla un producto entra en modo emergencia, lo que en realidad acaba en urgencias es el producto y el cliente. Las prisas no son buenas, y  siempre acaban pasando factura. Cuando entramos en el modo entregar más a costa de lo que sea, cuando decimos que ya lo arreglaremos, llega un momento en el que pasamos más tiempo arreglando que construyendo toca parar y reflexionar.

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En esta retrospectiva el equipo se centra en exponer los síntomas más relevantes del producto y utilizar la técnica de los 5 por qué para encontrar juntos la raíz de los problemas y definir tanto las acciones para solucionarlos como para evitarlos a futuro.
  1. Presentamos el objetivo – ¡tenemos un virus y hay que acabar con él!
  2. Creamos grupos de trabajo
  3. Cada grupo elige los 2 peores bugs identificados, esos que te hacen pensar: ¿madre mía cómo hemos hecho esto?O_o
  4. Cada grupo expone sus nominados
  5. Todas las personas votan y los 8 más votados se ponen en cada mano del virus
  6. Cada grupo se queda con uno de los bug y aplica la técnica de los 5 por qué
  7. Cada grupo expone qué ha pasado para que ese bug exista, propone la solución y futuro remedio
  8. El equipo al completo prioriza las acciones para el siguiente sprint
  9. Conclusiones
    1. Surgen acciones de mejora en el proceso de desarrollo – fase de pruebas y code review principalmente
    2. Surgen acciones de mejora en la identidad del equipo – queremos crear un producto mejor
    3. Surgen acciones de mejora en la grooming – no paliar los síntomas sino analizar y solucionar el problema de raíz
Cuando un cliente tiene una mala experiencia la probabilidad de que vuelva es muy baja – y si no te lo crees piensa en cuando vas a un bar de tapas y lo que te ponen o no está rico o te han atendido mal.
La deuda de tu producto la paga el cliente, si pierdes el cliente pierdes el producto.

Lo más importante que aprendió el equipo, es que no importa lo rápido que seas solucionando los errores, lo que importa es no generarlos y parar a tiempo si la calidad de nuestro producto se pone en peligro.

Voy a ser profesora de Productividad Personal en el MMA


Hace unos meses acepté un nuevo reto para el año que viene que me entusiasma muchísimo. Voy a ser profesora en el área de productividad y aprendizaje personal del Máster en Métodos Ágiles de la Salle en Barcelona, sin duda la mejor opción para un programa completo de formación Agile junto a un profesorado con mucha experiencia.

Cuando Xavier Abadalejo y Silvia Sistaré me hicieron la entrevista y dijeron que les encajaba, me pasé una semana con una sonrisa de oreja a oreja, pero luego empecé a abrir los ojos pensando: “tengo solo 8 horas para hablar de productividad personal”.

mma_8h_productividadpersonalEl enfoque de las clases es “learn by doing“, el cual me encanta porque encaja a la perfección con los estilos de aprendizaje que representa el cono de la experiencia de Edgar Dale. A la vez que estoy muy ilusionada por este nuevo reto, me ha invadido un enorme sentido de la responsabilidad pues quiero que los alumnos no sólo aprendan conceptos teóricos, sino que vivan la productividad personal en primera persona.

Os cuento como estoy preparando las clases y si tenéis alguna idea os agradezco que la compartáis conmigo🙂

En primer lugar estoy volcando todos los conceptos de productividad personal en un mapa mental al que casi todas las semanas le añado ideas, experiencias propias, experiencias de otros, referencias de artículos online y libros. Este ejercicio me está encantando porque estoy haciendo un gran repaso de teoría y práctica de GTD (Getting Things Done), así como generando un material muy interesante para que los alumnos puedan seguir profundizando a posteriori.

En segundo lugar y no menos importante, me estoy haciendo un montón de preguntas, unas van dirigidas a mi misma y otras a los propios alumnos:

  • ¿Les interesa la productividad personal?
  • ¿Por qué debería interesarles la productividad personal en un Máster de Métodos Ágiles?
  • ¿Qué beneficios les aporta este curso a los alumnos en su vida profesional y personal?
  • ¿Cuál es la referencia por excelencia de la productividad personal?
  • ¿Qué podemos aprender en 8 horas?
  • ¿Qué no podemos aprender en esas 8 horas pero sí por nuestra cuenta?
  • ¿Qué saben los alumnos de productividad personal?
  • ¿Cuáles son sus hábitos productivos?
  • ¿Cómo puedo llegarles para que aprendan y disfruten de la clase?
  • ¿Qué quiero que se lleven los alumnos de esta clase?
  • ¿Quiénes son mis alumnos?
  • ¿Qué materiales necesitan los alumnos para esta clase?
  • Si yo fuera un alumno, ¿qué experiencias me gustaría vivir en la clase?
  • ¿Cómo puedo crear vínculos entre mi asignatura y las de los otros profesores?
  • …

Hay dos aspectos que estoy considerando principalmente, la experiencia del alumno desde que entre por la puerta hasta que salga para ir a otra clase, y respetar las bases de la teoría de la productividad personal en especial para que aprendan lo que es, y no la interpretación o experiencias que yo y otros hayamos podido vivir.

La enseñanza es la semilla de los conceptos base donde se asientan tus experiencias.

Si tu fueras uno de los alumnos, ¿qué te gustaría aprender, vivir, debatir o experimentar sobre la productividad personal?.

Incorporando el feedback a mi vida personal


Casi siempre que leo sobre feedback encuentro artículos relacionados con el lado profesional, y eso me ha hecho reflexionar si al igual que usamos esta herramienta en nuestro trabajo lo hacemos en la vida personal.

Yo soy una única persona física pero luego hay muchos otros roles: soy empleada de una empresa, también soy colega de trabajo, de cañas, amiga, hija, hermana y esposa. En todas esas versiones de mi misma, no solo quiero cumplir, quiero ser mejor.

A mis amigos les voy a preguntar si se sienten escuchados, si saben que estoy ahí cuando me necesitan por un problema o para celebrar un buen momento juntos.

A mis padres si están orgullosos de mí, si les digo que les quiero lo suficiente, si se sienten queridos y saben que no les voy a abandonar.

A mi hermana si sabe que pase lo que pase y haga lo que haga siempre estaré ahí, si sabe que soy su alma gemela, que la quiero con locura y si tiene por seguro de que voy a estar a su lado toda la vida.

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Y a mi marido, también mi amigo, mi compañero de vida, mi amante, mi revisor de artículos y asesor de compras, le preguntaré si se siente amado, respetado, valorado, si le hago reír lo suficiente, si le doy todos los besos que necesita al día y si puedo hacer que disfrute más en nuestra intimidad.

El feedback es una herramienta tan potente que quiero forme parte de mi desarrollo personal al igual que del profesional.

 

Delegar es clave para el crecimiento personal


Recuerdo cuando encontré mi primer trabajo y mis padres me decían: “hija aprende rápido y no cuentes a nadie lo que haces ni como lo haces que sino llega otro y te quita el puesto”. El caso es que además de mis padres con sus años a la espalda, este mismo consejo me lo daban amigos con algunos años de experiencia, ellos decían: “tu hazte fuerte en tu puesto y así estarás tranquila mucho tiempo”. Un día estaba en una reunión con el que era mi jefe en aquel momento, se había ido una persona de un equipo y hablábamos de cómo cubrirla internamente antes de sacar una oferta de trabajo, y al valorar a un compañero en concreto él dijo: “no podría moverlo porque el equipo no puede trabajar sin él”.

 

delegar

Delegar es formar a tu equipo

Yo delego tareas que son de mi responsabilidad con el objetivo de que otra persona aprenda a hacer algo que sabe que ocurre a su alrededor a lo que no se enfrenta. Por ejemplo, me llevo a un compañero del equipo a una reunión, le pido que conteste a un email que han mandado al equipo que habría contestado yo o simplemente le presento una situación que tengo y le pregunto: ¿cómo lo harías tú?.  No lo hago siempre con la misma persona, voy rotando.

Ventajas para el equipo

Todo el equipo sabe que su cometido es desarrollar un producto que satisfaga a los clientes. Pero para que esto pase todos saben que hay muchas cosas que hacer y nuestra organización en roles nos permite estar pendientes de cosas diferentes. Una cosa es saber que Vanesa hace una serie de tareas y otra ser capaces de hacerlo si ella no está. Que el equipo sepa hacer mis tareas les ayuda a tener más visión, control, da tranquilidad y seguridad si no estoy en la oficina además de ser una oportunidad de descubrir un trabajo que a lo mejor les interesa en su futuro.

Ventajas para ti mismo

Mi principal ventaja es la paz interior. Si estoy de baja, de vacaciones o ausente por algún otro motivo, mi equipo es capaz de seguir llevando el producto adelante, el negocio y la empresa se resienten lo mínimo. En segundo lugar se aprende mucho de otros, y descubrí como hacer lo mismo pero de otra manera, lo que ha incrementado mi caja de herramientas. Y por último y no menos importante, puedo optar a nuevas oportunidades dentro de mi empresa sin dejar una vacante, es decir, la capacidad del equipo se resentiría pero podrían auto-organizarse rápidamente pues saben el trabajo que yo hacía y que ellos también pueden hacer.

Si yo delego, otros pueden aprender algo nuevo y yo puedo crecer.

Delegar me ha servido para trabajar en diferentes roles y aumentar mis experiencias, gracias a esta forma de pensar y trabajar con mi equipo, he podido no solo disfrutar de nuevas oportunidades en mi carrera sino de contribuir en el desarrollo personal de mi equipo y generar oportunidades para ellos.

 

La importancia de disfrutar en vacaciones 


Estaba paseando por la playa cuando escuché a una persona decir: “madre mía… es que he dejado un montón de trabajo pendiente y me agobia muchísimo”. No iba poniendo la oreja, lo prometo🙂 pero si hice un adelantamiento por zona interior de la orilla para mirar su cara y cuando la vi me dio un poco de lástima. Iba con él el ceño fruncido, con gesto de estar a disgusto en vez de disfrutar del sonido del mar, el sol, la sensación de la arena mojada en tus pies…

Me vinieron a la cabeza dos tipos de personas, las acaparadoras que apenas delegan y las que tienen un exceso de responsabilidad.

Hay personas que acaparan tanto y comparten tan poco que nadie puede ni ayudarles ni cubrirles, creo que así solo consigues que en vacaciones tengas constantes interrupciones, tus compañeros se estrenen y bueno, a lo mejor tu ego está feliz pero al final, ni el resto pueden hacer su trabajo, ni tú estás trabajando, ni estás presente con tus amigos y familia. También puede darse el caso de que no aceptamos que siempre habrá trabajo pendiente – recuerda que la edad de jubilación es de 65 años – siempre hay una tarea a continuación para avanzar en un proyecto y la clave está en haber hecho lo más valioso en su momento adecuado y tener claro por dónde continuar cuando vuelvas. Creo que antes de irte de vacaciones debes dejar hecho aquello que permite que tu equipo, compañeros, jefe y empresa puedan avanzar sin estar tú. Si ellos no se paran tú podrás estar más centrado en tus días de ocio.

Que tus compañeros te echen de menos por tu persona y compañía pero no porque no pueden hacer algo que tú has dejado pendiente.

Antes de irme de vacaciones siempre tengo en cuenta:

  • Asegurarme de no ser un bloqueo para ninguna persona o proyecto terminando las tareas con dependencias
  • Dejar preparadas las agendas de reuniones que yo modero y asignar otro moderador
  • Hacer público quién es mi persona de referencia y que ésta pueda acceder a mis documentos
  • Recordar que si realmente me necesitan me pueden llamar

A veces se nos olvida que cuando nosotros estamos de vacaciones tu empresa, equipo, compañeros, siguen trabajando y no ser un impedimento para ellos te convierte en un profesional.

La importancia de disfrutar tus vacaciones está en que si no lo haces, cuando vuelvas a trabajar no habrás podido aprovechar otros momentos que también te gustan y te hacen mejor, tu lista de tareas de ocio se acumulara y luego vendrán los momentos de estar quemado, cansado de hacer lo mismo, necesidad de desconectar por salud. Aunque me gusta mucho mi trabajo y lo que hago, cuando me voy de vacaciones quiero disfrutar de otras actividades que me hacen sentir bien, que me cargan las baterías y me hacen estar feliz.

Cuando trabajo no sufro por no estar en la playa y cuando estoy en la playa no sufro por no estar en el trabajo, simplemente disfruto lo que hago donde estoy.

¿Y tú?, ¿eres de los que se va de vacaciones a disfrutar?.

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Retrospectiva: reconstruyendo el equipo


Las personas cambian de empresa, unos salen y otros entran, en ambos casos la productividad de un equipo de trabajo se resiente.

Hoy os cuento cómo hemos abordado en un equipo la marcha de un compañero, la marcha de conocimiento, de experiencia, de capacidad de trabajo. Cuando esto ocurre hay que procurar que el negocio lo note lo menos posible, por lo que el equipo debe auto-organizarse, con el objetivo de cubrir las tareas que esta persona hacía entre los miembros existentes hasta encontrar un compañero nuevo.

Lo que hicimos en este equipo fue aprovechar la última retrospectiva para asegurarnos de que las funciones de nuestro compañero – Team Leader -podían ser cubiertas por el resto del equipo. Los pasos que llevamos a cabo fueron los siguientes:

  1. Listar las responsabilidades:
    • ¿Qué hace XXX en el día a día? – cada miembro del equipo escribe en post-it lo que cree que este compañero hace.
    • ¿Qué haces en tú día a día? – XXX escribe en post-it cómo es su jornada.
  2. Exponiendo los resultados:
    • Cada miembro del equipo expone las tareas que hace su compañero
      • Agrupamos si algo ya ha sido mencionado anteriormente
    • Él mismo expone sus tareas y responsabilidades
  3. Analizamos las diferencias
    • Lo que todos conocen – no hay necesidad de transferencia de conocimientos
    • Lo que algunos conocen – transferencia de conocimientos para los que no
    • Lo que nadie sabía – formación para todos y evitar que nos pase de nuevo, el conocimiento en el equipo debe estar bien compartido
  4. Transferencia de conocimientos y responsabilidades
    • Identificamos las tareas que cualquiera podría hacer
    • Identificamos las tareas que creemos requieren un rol dedicado
  5. Acciones a realizar antes de su marcha
    • Nuestro compañero debe formar al equipo en las tareas desconocidas asegurando que cualquiera es capaz de hacerlas por si mismo
    • El equipo se reúne con el manager del departamento para identificar al rol dedicado para ciertas tareas
    • El equipo expone que este cambio afectará en su capacidad de trabajo así como el plan para minimizar el impacto en el producto que desarrolla
    • Nuestro compañero se debe ‘mutear’ durante su última semana para asegurar que el equipo puede trabajar perfectamente sin su soporte
  6. Cerramos con lecciones aprendidas en esta sesión
    • Hemos descubierto cuánto sabíamos del día a día de nuestro compañero
    • Por muy mal que nos sepa, vamos a crecer y aprender cosas nuevas
    • Auto-organizarnos en esta situación nos hace madurar como equipo y eliminar posibles bus factor
    • Nos hemos dado cuenta de que sólo algunas tareas más administrativas o burocráticas las hará un rol dedicado
    • Hemos aprendido hay tareas que hemos designado a alguien – Team Leader, Scrum Master – pero que podemos hacer cualquiera, ¡todo es ponerse!

Retrospectiva_reconstruyendo_equipo

Los cambios de personas en los equipos tienen tantas desventajas como oportunidades.

Al final los miembros que se quedan son candidatos a cubrir nuevas responsabilidades, tienen la posibilidad de salir de su zona de confort, de aprender nuevas cosas y además, tienen la oportunidad de que venga una nueva persona, alguien que aportará aire fresco, nuevas experiencias y perspectivas que les enriquecerán en su futuro.

#CafeYProductividad: despidiendo la primavera de forma efectiva


 

El Sábado 11 de Junio se produjo un encuentro de #CafeYProductividad. Después de una dura semana de trabajo, tenía muchas ganas de quedarme en la cama – hasta el infinito y mas allá – pero sabía que iba a merecer la pena y así ha sido.

Estaba muy nerviosa cuando llegué, era la primera vez que iba a conocer a los autores de esos artículos que me han ayudado e inspirado sobre productividad personal durante muchos años. El grupo era encantador, la pasión por el tema se notaba en el ambiente y todas las conversaciones te hacían llevarte algo a casa.

Qué me llevo de #CafeYProductividad

Me llevo que mostrar hábitos improductivos ayuda a que la gente se identifique y se abra a intentar hacer las cosas un poquito mejor.

Me llevo que hablar de felicidad hace que la gente ponga caras raras y esto nos debería hacer pensar que algo estamos haciendo mal.

Me llevo que el porcentaje de éxito de la productividad personal es el 100% si lo has intentado lo suficiente.

Me llevo que la productividad personal no es algo opresor, sino liberador.

Me llevo que tener unos objetivos claros desde el principio es clave para desviarnos lo menos posible del camino y garantizar el foco.

Me llevo que la fuerza de voluntad suple la falta de motivación y que sólo debemos tirar de ella en momentos puntuales, si no hay motivación, no hay éxito.

Me llevo que las personas atienden poco a las teorías y se fijan en la práctica, si quieres que los buenos hábitos calen, sé el primero en dar ejemplos.

Me llevo que cuando aprendes algo de una manera, desaprender es muy complicado y parece que el sistema educativo actual no nos prepara para el presente y futuro de las empresas.

Me llevo que hablar de planificación crea una conversación que da para mucho, que esta palabra tiene muchos significados en nuestra cabeza, que todos estamos de acuerdo en que las fechas impuestas no aportan valor sino frustración ya que no podemos predecir el futuro. Hoy en día es mejor decir que trabajamos en la niebla.

Me encantó que salieran las metodologías ágiles en algunas conversaciones, como ya conté hace mucho tiempo, creo que GTD nos ayuda a ser productivos a nivel personal y Scrum ayuda ser productivos y eficientes como equipo con una meta y compromiso común.

Pero sabéis que es lo que realmente me gustó muchísimos, escuchar sus voces, porque ahora cuando leo sus blogs en realidad veo a la persona y escucho su voz al mismo tiempo.

cafeyproductividad

Agradecimientos

Gracias por poner en marcha esta iniciativa Jeroen Sangers, Daniel Aguayo, Jordi Sanchez. Ha sido un placer conocer a David Torné, Enrique Gonzalo, Joaquín Peña, Alejandro Vázquez, Jordi Fortuny, Daniel Grifol, William García, Paz Garde, Cruz Guijarro, Antonio José Masiá, Jerónimo Sánchez y José Miguel Bolívar – espero que no se me haya olvidado nadie. Gracias Javier Gamarra por abrirnos las puertas de la maravillosa cafetería de Liferay.

¡Nos vemos en la próxima edición!

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