Métricas en equipos mas allá de los números

Métricas en equipos mas allá de los números

Hace algún tiempo empecé a trabajar con un equipo que tenía problemas y no entregaba  valor al cliente. Empezamos a reflexionar juntos sobre las personas del equipo, sus interacciones, qué producto desarrollaban, qué impedimentos habían tenido últimamente, qué estaban haciendo para resolverlos, etc. Muchas retrospectivas, muchos detalles a perfilar en el día a día, muchas preguntas incómodas. Con el tiempo, sus resultados mejoraron, el equipo resolvía problemas de los clientes, aprendían del feedback, sus entregas de valor eran frecuentes y tenían un ritmo sostenible. Esto era algo que cualquier compañero o SH podía percibir fácilmente, veían que ciertos números cambiaban y con ello sentían que el equipo trabajaba mejor. Pero yo, que estaba sentada con ellos en el día a día, me di cuenta de que había otros números que no eran fáciles de visualizar pero que demostraban el cambio en el equipo, a nivel individual y en sus interacciones.

VanesaTejada_MetricasEquipos

Cuando había un imprevisto durante el sprint, los suspiros se transformaron en preguntas: “¿tiene más valor el imprevisto o el sprint goal?”.

Cuando salía un marrón recurrente que no habían solucionado aún, los “no jodas otra vez” se transformaron por sonrisas burlonas y proactividad con frases de coña como: “venga anda ya me pongo y nos quitamos esto de encima”.

Cuando alguien se sentía bloqueado con su actividad, las luchas consigo mismo para sacar algo sin avanzar se convertían en una petición de ayuda al equipo, sin esperar al daily scrum del día siguiente.

Cuando el equipo veía que su forma de trabajar estaba generando un problema que estaba comprometiendo el sprint goal, se paraban para tratarlo y reorganizarse sin esperar a la retrospectiva, donde luego al final del sprint reflexionaban sobre cómo habían reaccionado y si tomaron la mejor decisión. El equipo quería minimizar el tiempo que pasa desde que existe un conflicto hasta que se trata.

Cuando se hacía un code review, los: “tío esto que has hecho no está bien”, dejaron de tomarse como algo personal y se convirtieron en una sesión de formación entre dos miembros del equipo.

Cuando en un sprint no habíamos sido capaces de conseguir el sprint goal, los silencios y cabezas agachadas en las retrospectivas se transformaron por preguntas como: ¿puedo abrir la retro yo hoy?.

Cuando las cosas salían bien, en vez de dejar pasar el momento y ya está, se celebraba y daban kudos.

Cuando las cosas salían mal, se analizaban problemas en vez de buscar culpables.

Los cambios de comportamiento en los equipos son también métricas, a veces más valiosas que las que con números se representan.

Al final, los problemas siguen existiendo, los imprevistos siguen pasando, las interrupciones surgen y los cambios de prioridades ocurren, y es el comportamiento del equipo el que permite lidiar con estos hechos de forma colaborativa y constructiva.

 

Ventajas de usar un buen título en el Product Backlog item


Hoy quiero compartir con vosotros una especial ‘manía’ que tengo con los títulos de los ítems del product backlog. Como he mencionado muchas veces en artículos y mis charlas, me gusta mucho trabajar el visual management a varios niveles en mi organización, creo que ver y entender es lo que nos ayuda a tomar decisiones en equipo. Hace algún tiempo hablé del diseño de las historias de usuario con el objetivo de radiar la información de una manera inteligible, y hoy quiero centrarme en algo aún más pequeño, lo títulos.

VanesaTejada_ProductBacklogItem

Leed con atención las siguientes frases de la guía de Scrum:

The Product Backlog lists all features, functions, requirements, enhancements, and fixes that constitute the changes to be made to the product in future releases.

Product Backlog management includes:

  • Clearly expressing Product Backlog items
  • […]
  • Ensuring that the Product Backlog is visible, transparent, and clear to all …

Creo que una de las labores más importantes de un Product Owner en su día a día es su capacidad para comunicar, y el Product Backlog es un excelente medio de comunicación. Yo creo que un buen título del Product Backlog item es aquel que te permite tener una idea clara del incremento que supone en el producto. Es como un titular de prensa o un spot publicitario, ese que en apenas 10-15 segundos contestaría a la pregunta: ¿qué valor aporta esto?.  Os pongo un ejemplo:

😦 Añadir botón de login en Back Office – esto es el ‘cómo’

😦 Botón login – esto es… no sabría qué decir…

🙂 Permitir logarse en el Back Office – esto es el ‘qué’

El Product Backlog es un excelente medio de comunicación

A continuación os presento cuantas acciones del día a día se podrían casi automatizar para ser más efectivos, si los títulos del Product Backlog item fueran más claros, inteligibles y hablaran de incremento.

Incremento futuro

Adoro cuando leer un Product Backlog es como leer una historia que te habla del futuro de algo. Esto es lo que los Stakeholders y equipos deberían sentir al leer tu Product Backlog y no un ¿pero esto qué es?. Añadir ítems al backlog no es coger lo primero que te viene a la cabeza y dejarlo ahí, hay que ponerle un poco de cariño y facilitar que cuando lo vuelvas a retomar, sepas de qué valor estamos tratando. Evitar monosílabos y añadir verbos activos ayudan.

Agenda para el Sprint Review

Imaginaros que trabajáis en un entorno multinacional, que a vuestra Sprint Review se conectan personas de diferentes lugares del mundo y queréis tener una breve presentación con los puntos a tratar en el Sprint Review. Un simple copy&paste de los títulos del Sprint Backlog minimizaría el tiempo que pasáis con las slides. He visto muchas veces como a la hora de presentar algo a un Stakeholder se hace una labor de traducción, ¿significa que si un Stakeholder entra en tu product backlog no entendería nada?.

Comunicar el incremento a la organización

El incremento de producto es el resultado del trabajo de un equipo para satisfacer a un cliente aportándole valor, hay que estar muy orgulloso de comunicar el incremento a tus clientes y organización. Muy parecido al caso anterior, si tuvieras que preparar una comunicación mencionando los ítems más relevantes, un copy&paste añadiéndole enlaces o imágenes del producto entregado serían más que suficiente.

Título del post-it en tu tablón

Sea un tablón de programa, portfolio o equipo, el título del ítem debe ser el mismo que el que visualizamos en el post-it. Esto lo digo sobretodo por equipos que trabajan con herramienta digital y además tienen un tablón físico. En más de una ocasión he visto que un Daily Scrum no es efectivo porque alguien no asocia el post-it con el tablón digital y se invierte más tiempo en aclararlo y ya de paso volver a escribir el post-it correctamente que hablando de progreso o impedimentos.

Escríbelo bien una vez y reutilízalo tantas veces como quieras

A dónde quiero llegar, pues a que un mismo mensaje que puedes usar con diferentes roles, contextos y medios crea consistencia. La consistencia minimiza confusiones, problemas de comunicación y mejora la comunicación efectiva, de hecho, favorece que en una organización se cree un lenguaje común, evitando que cada uno llame a lo mismo de una manera diferente.

¿Qué otras ventajas le ves a escribir bien los títulos de un Product backlog item?

 

Por qué lo llamas notificaciones cuando son interrupciones

Por qué lo llamas notificaciones cuando son interrupciones

El foco para mí es la concentración absoluta respecto una acción que voy a realizar, de la cual tengo una visión clara del resultado a obtener, conozco todos pasos para llegar a mi objetivo y dispongo del contexto adecuado para conseguirlo. Suena a éxito asegurado, pero no es así. Por mucha claridad que tenga en mis acciones y sensación de control sobre ellas, hay factores que me afectan directamente a la hora de conseguir mis resultados y estas son las interrupciones. Hay algunas interrupciones con las que tengo que lidiar porque son parte de mi trabajo y van implícitas en el rol que tengo, pero hoy quiero hacer hincapié en esas interrupciones que me he creado a mi misma, especialmente las de las aplicaciones móviles.

vanesatejada_interrupcionesnotificaciones

Hasta hace un par de meses, era ver una bola roja con un número en una aplicación del móvil y tenía que entrar. Malo. El caso es que empecé a observarme, y me di cuenta de que la mayor parte de esas notificaciones no necesitaban de una acción inmediata por mi parte. Fue entonces cuando conscientemente supe que tenía configuradas interrupciones y no notificaciones.

Cuando una notificación no requiere de una acción inmediata por tu parte entonces has sufrido una interrupción innecesaria

Empecé a anotar qué aplicaciones tenía configuradas con notificaciones que podía atender después, y resultaron ser la inmensa mayoría, así que decidí hacer un experimento, decidí desactivar las notificaciones de todas ellas: Email, Twitter, LinkedIn, WordPress, y WhatsApp. Esto me costó mucho, os lo aseguro. Sentí que me desconectaba del mundo.

Cuando desactivé las notificaciones de mis redes sociales sentí que me desconectaba del mundo

El mono

Oh si, tuve mono. En la primera fase, creo que empecé a acceder a cada una de las aplicaciones que había desactivado más que cuando tenía notificaciones, porque yo estaba convencida de que me estaba perdiendo algo importante. Creo que aquí fui aún más consciente de que tenía cierta dependencia a mis redes – lo primero es reconocerlo.

En la segunda fase del mono, descubrí que lo que yo creía que me perdía, seguía estando ahí después, que la información no desaparecía, que yo podía elegir cuando leerla. De hecho en este punto mejoré bastante la gestión de Feedly, añadiendo a personas de las que no me quiero perder nada y que sólo seguía en Twitter.

Finalmente en la tercera fase del mono, empecé a acceder las herramientas en ratos de descanso y lectura, sencillamente decidí ser yo quien domine la herramienta y no que la herramienta de domine a mi.

El desenganche

Antes cuando veía que tenía una notificación dejaba lo que estuviera haciendo y echaba un vistazo. Desde mi punto de vista ahora, considero que mi móvil era quien gestionaba mi atención. No, perdona, pero las reglas del juego han cambiado. Mi móvil está a mi servicio y disposición, yo elijo cuando acceder a él y dedicarle mi tiempo.

Recuerda que tú eliges voluntariamente a qué le dedicas tu tiempo y atención

Mi foco en el día a día ha mejorado significativamente, principalmente en casa, ya que en la oficina apenas llevo el móvil conmigo. Las únicas notificaciones que he dejado activas son las llamadas, las alarmas y los recordatorios programados en el calendario, todo lo demás puede esperar a después.

Ahora bien, he de reconocer que hay una cosa que sí me cuesta un poco, y es que los días que publico, los domingos, si miro el Twitter algunas veces más de lo normal, porque me hace ilusión saber si la historia que he contado ese día está gustando a mis lectores, sencillamente, no he podido desengancharme de vosotros.

 

Gestiona tu comunidad de práctica con Trello

Gestiona tu comunidad de práctica con Trello

Durante 3 años he sido la facilitadora de la comunidad de práctica de Product Owners de la sede de Madrid de mi empresa. La comunidad era un espacio donde compartir experiencias y aprender nuevas herramientas que nos hicieran mejorar como Product Owners. La comunidad era para mi un espacio donde poder mejorar tu desarrollo personal gracias a tus compañeros. Esta comunidad se reunía semanalmente y una vez al mes se hacía una retrospectiva para celebrar los avances e identificar nuevas áreas/temas que debíamos tratar en las sesiones semanales. Para mi era muy importante usar este tiempo de la manera más efectiva posible, por ello procuraba que en cada sesión hubiera o se creara en el momento una agenda con los temas a tratar. Cada uno de estos temas eran para mi un paso hacia la mejora personal de los Product Owners y por ello, fui dejando constancia de los aspectos que tratábamos, nos hacían crecer así como de los que algún día nos gustaría trabajar juntos. Decidí usar Trello para visualizar y organizar el crecimiento de la comunidad. Os cuento en qué consiste cada columna del tablero.

vanesatejada_trello_productownerscommunity_columns

Some day/maybe/ideas

En las retrospectivas mensuales emergían temas y áreas donde los Product Owners querían mejorar, algunas de las ideas tenían menos prioridad, es decir, no hacía falta tratarlas a corto plazo sino que se deseaban tratar algún día más adelante. Esas ideas son las que albergaba en esta lista. Por otro lado, yo añadía detalles a estos elementos a medida que iba leyendo sobre metodologías ágiles y encontraba información relevante para el rol del Product Owner.

Cada dos o tres retrospectivas mensuales, compartía con la comunidad estos temas de manera que si alguno dejaba de ser interesante por la comunidad se eliminaba de la lista y las movía a la columna de la derecha del todo denominada Deprecated. Ésta era nuestra manera conseguir mantener temas útiles y evitar que se convirtiera en un ‘saco de ideas obsoletas’

Backlog

En esta lista se albergan los temas que vamos a tratar a corto plazo y en los que nos tenemos que enfocar. Para evitar que los temas fueran ambiguos o tuvieran un alcance interminable, la comunidad describía el Definition of Done de sus compromisos.

Los compromisos de mejora de la comunidad también tienen un Definition of Donetwitter_logo_blueTweet

In Progress

En esta lista están las áreas de mejora que actualmente los Product Owners trabajan en su día a día. Durante las sesiones semanales se comparte el progreso que tenemos a nivel individual, las dudas y experiencias vividas por los compañeros. No nos olvidemos que los Product Owners no sólo trabajan entre ellos, sino también con equipos de desarrollo y Stakeholders. Comparten un rol, pero en el día a día cada uno tiene un entorno diferente con el que lidiar. Hay acciones de mejora que para algunos Product Owners son más fáciles de poner en práctica y llegar a crear un hábito que para otros.

Done

La comunidad es quien decide qué actividades en progreso pasan a este estado. El significado de los elementos que están en ‘Done’ significa que son ideas que hemos puesto en práctica y cuyo resultado ha sido:

  • un nuevo hábito en la forma de trabajar de todos los Product Owners
  • un nuevo hábito en la forma de trabajar de algunos Product Owners porque para otros no aporta valor en su contexto
  • un experimento agradable pero que no aporta valor en el trabajo de los Product Owners
  • un experimento desagradable y que no aporta valor

Si os fijáis en estas columnas de ‘Done’ todas tienen un año en el título, y es mi manera de dejar trazado los avances de la comunidad en el tiempo. A final de cada año la comunidad hace una retrospectiva anual y yo les preparo un video o presentación donde les muestro todo lo que hemos trabajado juntos. Es como un: “os acordáis de cómo hacíamos esto antes… y ahora mirad…”.

Creo que cuando trabajas para que un equipo de personas crezca, aprenda y evolucione es importante dejar constancia de sus progresos. En mis experiencias con personas he visto que tendemos a olvidar fácilmente el pasado, es como si olvidáramos cómo trabajábamos antes y damos por sentado que lo que ocurre a día de hoy es como siempre ha sido. Esto es incierto. Creo que la mejora continua es un viaje interminable donde recordar los logros conseguidos nos inyecta la gasolina que necesitamos para seguir avanzando.

La mejora continua es un viaje interminable donde los logros animan a seguir hacia adelantetwitter_logo_blueTweet

Llegó un momento en el que la comunidad decidió cambiar sus rutinas, ahora en vez de juntarnos cada semana para tratar temas, estas sesiones se realizan bajo demanda, es decir, si alguien necesita algo o quiere compartir una experiencia. Yo desde fuera, sigo observándoles y dejando rastro de sus decisiones para seguir aprendiendo de ellas en el futuro.

3 libros de referencia sobre Productividad Personal


Cuando empecé a preparar el temario para la clase de ‘Productividad y Aprendizaje Personal’ para el Máster de Metodologías Ágiles en LaSalle, me volví a leer lo que son para mi las biblias de la productividad personal.

vanesatejada_librosproductividadpersonal

Las llamo biblias por dos motivos principalmente. El primero es que me resuelven todas mis dudas por completo. A pesar del buen contenido y experiencias que leo en los blogs que sigo, la fuente original nunca falla. En segundo lugar, siempre que las leo aprendo algo nuevo, siempre hay algún detalle al que no he dado la importancia suficiente. Con cada lectura te vas dando cuenta de que cada línea es oro puro.

Getting Things Done por David Allen

Esta es la biblia de Getting Things Done (GTD). La primera vez que lo leí tenía 19 años y ahí todo empezó a tener sentido en cuanto a buscar la forma de ser mas efectiva y sentirme organizada. Desde entonces, lo habré repasado cada 2 años además de ser una fuente constante de consulta para recordar matices, principios y valores.

vanesatejada_productividadpersonal_gettingthingsdone
Ver en Amazon

Productividad Personal por José Miguel Bolívar

En castellano y con un autor que es un referente en la productividad personal en España, el libro de José Miguel Bolívar debe acompañar al de Davide Allen en tu biblioteca. Este libro me ha ayudado a ver con otro punto de vista y perspectiva GTD.

vanesatejada_productividadpersonal_josemiguelbolivar
Ver en Amazon

Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva por Stephen R. Covey

Para algunos es un libro muy ‘antiguo’, para mi te lleva a una interesante reflexión respecto tus hábitos actuales. La primera vez que lo leí me ayudó mucho para hacerme un plan de mejora personal y realmente construir hábitos que a día de hoy, lo siguen siendo.

vanesatejada_productividadpersonal_los7habitos
Ver en Amazon

¿Me recomendáis algún otro?

 

Mejora tu blog con el feedback de tus lectores


A primeros de año estuve reflexionando sobre mis experiencias vividas en 2016 y qué cosas me gustaría hacer durante 2017, quería tener una dirección y unos propósitos, siempre dejando margen a lo que la vida me ponga por delante.

Una de las cosas que quería mejorar era mi blog. Escribo por placer, me gusta compartir, y quería optimizar el tiempo que le dedico compartiendo sobre los temas que más valor aportan, quería sentirme más efectiva. Recordé lo que predican las metodologías ágiles, el feedback como herramienta de inspección, adaptación y por tanto mejora continua, así que fue fácil, me decidí a preguntarle a mis lectores y lectoras cómo mejorar los contenidos de mi blog. Hoy quiero compartir con vosotros como lo hice y los resultados que he obtenido.

Si quieres mejorar el contenido que compartes en tu blog, pregunta a tus lectores directamentetwitter_logo_blueTweet

Cómo pedir feedback online

Sencillamente hice un formulario con Typeform, una herramienta que ya he utilizado en otras ocasiones y que además de permitirme crear formularios rápidamente, me facilita la forma de difundirlo en las redes y realizar un análisis de los resultados.

vanesatejada_feedback_2017_topics

VanesaTejada_Feedback_2017_ThumbsUp.png

Además de estas dos preguntas, dejé un campo abierto para proponer otros temas o escribir comentarios en texto libre. Me he llevado una sorpresa muy grata la verdad, he leído testimonios y opiniones que me están resultando de gran ayuda, como por ejemplo:

“Solo que te enfoques más en tus experiencias en el día a día, transcender a la teoría y explicar las experiencias vividas.”

“Keep up the great work”

“Sigue así, tus textos nos ayudan a mejorar a todos”

Hay una persona, cuyo testimonio no voy a poner y que me ‘reta’ a que adivine quién es. No soy capaz. Aun así, gracias por tus palabras.

Cómo tomar acciones tras los resultados

He empezado a poner la categoría en los borradores del blog, antes sólo dejaba la idea para que fuera ‘macerando’ como me dijo una vez Jerónimo Sánchez. Después me he hecho una lista de preguntas que me ayudan a la hora de escribir, me guían para combinar la experiencia real vivida que me inspira a escribir el artículo, junto con las teorías, valores y principios en los que creo.

Gracias lectores y lectoras, followers y followeras por el feedback.

Organizando mi conocimiento de desarrollo de producto con Trello


Yo leo mucho sobre desarrollo de producto y metodologías ágiles  – entre otras cosas – y guardo todas las referencias que me aportan valor, conocimiento y que quiero tener a mano para hacer uso de ellas en mi día a día y para estudiar. Hace algunos meses noté que a pesar de almacenar la información etiquetada y categorizada sólo sentía que tenía una lista interminable de enlaces apilados… veía mucha información almacenada que no estaba asociada entre sí como yo necesitaba, es ahí cuando me hice la siguiente pregunta: ¿estoy infoxicada?.

Existen muchas teorías, técnicas, prácticas que puedes considerar en el flujo de desarrollo de producto, desde que defines tu modelo de negocio hasta que ajustas tu producto para satisfacer al cliente. Necesitaba saber cuando cada concepto aplica de una forma ordenada, simple y visual. Además, tal y como dice GTD, mi efectividad personal se ve afectada por la facilidad de almacenar y recuperar información de mi sistema de referencia.

Trello me permite cubrir estas necesidades gracias a su interfaz sencilla, ordenada, visual, donde crear tarjetas y buscar información es muy fácil; por ello he decido usar Trello para gestionar mi conocimiento de desarrollo de producto.

VanesaTejada_ProductDevelopmentKnowledgeBase_Trello.png

Cómo organizar tu conocimiento en Trello 

  • Cada columna es un paso del flujo
  • Cada tarjeta es un concepto
  • Dentro de cada tarjeta hay una imagen, descripción y referencias
  • Puedo ordenar las técnicas dentro de un paso del flujo según mis ideas/preferencias
  • De un vistazo puedo refrescar mis conocimientos

Trello permite organizar tu conocimiento de una forma ordenada y muy visualtwitter_logo_blueTweet

Cómo alimentar tu conocimiento en Trello 

Un día empecé a mover todo lo que tenía en Evernote a Trello. Después en mi día a día, cuando leo algo que quiero almacenar como referencia tengo dos opciones:

  • Añadir nuevos conceptos creando una tarjeta en la board a través de las opciones compartir
  • Añadir referencia a conceptos existentes copiando el enlace en la tarjeta correspondiente

La gran ventaja es que puedo hacer esto desde cualquiera de mis dispositivos, donde tengo mis redes sociales y Feedly instalados.

Tengo una columna especial que llamo “To Analyze” para esos casos en los que leo algo que no sé muy bien donde ubicar, o quiero investigar y estudiar sobre un tema en concreto. Esta columna se está convirtiendo en mi fuente de conocimiento donde quiero profundizar, mientras que los elementos ubicados en el flujo son conocimiento que he adquirido y debo repasar con cierta frecuencia para no olvidarlo.

En algunas tarjetas quiero buscar imágenes o sino dibujar unos sketch yo misma, siento la necesidad de ver un dibujo que me ayude a recordar el concepto clave.

Hay mucho trabajo aún pendiente, pero me está gustando mucho poner en orden mi cabeza.

El conocimiento es mi caja de herramientas, lo quiero cuidar y seguir cultivandotwitter_logo_blueTweet

¿Y tú cómo organizas tu base de conocimiento? Quiero conocer mas experiencias, así que me encantaría que compartieras las tuyas.