Cómo utilizo el calendario compacto de El Canasto


Yo no puedo vivir cómodamente sin un calendario. Delego en él todos mis recordatorios con fecha y/o hora en todos los contextos de mi vida y para cualquier tipo de tarea: reuniones de trabajo, quedadas con amigos, citas familiares, cumpleaños, aniversarios, médico, renovar el DNI o similares, revisión del coche, deporte, vacunas para mi perra, mi horario de comida… Por poder, podría vivir sin calendario, pero con total seguridad me olvidaría de cosas por mucho que me esforzara en contestar a la pregunta: ¿tengo algo que hacer hoy sí o sí?.

Yo trabajo con el calendario de Google cuya vista de más alto nivel es la de ‘mes’, y se me queda cojo para algunos planes que tengo que valorar durante el año, como son: mi gestión personal de las vacaciones y conferencias/eventos a los que quiero asistir. Para cubrir esta necesidad uso el calendario compacto de El Canasto.

El calendario compacto de El Canasto me permite organizar mis vacaciones y conferencias.  

Tengo un único documento de tipo spreadsheet con una hoja por cada año. Cada hoja contiene las vacaciones pendientes, disfrutadas, deseadas pero no confirmadas y también las fechas de eventos a los que me gustaría asistir.

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Esta hoja la configuro en las primeras semanas del año, actualizo los días festivos nacionales, locales y de mi empresa.

A medida que voy confirmando eventos y/o vacaciones, creo los recordatorios en mi calendario: con los días festivos o de vacaciones me bloqueo todo el día y activo la opción de rechazar cualquier invitación que reciba para esa fecha.

Finalmente tengo un recordatorio recurrente cada 3 meses para hacer revisión.

¿Tú también necesitas una vista de alto nivel de tu calendario? Si me cuentas en qué casos y que herramienta usas te lo agradecería.

Cómo mi padre hace GTD con el correo postal


Con todas estas fiestas una pasa más tiempo en con de los padres, y desde hace unos días he observado cómo mi padre gestiona el buzón de correo de su casa.

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Un día decide vaciar el buzón porque sabe que se está llenando. Quiere ver si tiene algo importante y dejar hueco para el resto de correo que pueda llegar. Sale de casa, abre el buzón, coge todo lo que hay tal cual está – CAPTURAR – cierra el buzón dejándolo limpio – inbox zero de libro -, entra en casa y pone el montón de correo – lista IN-BASKET  en la mesa de la cocina- WORK SPACE.

Por la tarde, se prepara un café y se sienta en mesa de la cocina con el montón de correo y un cuchillo – SHORTCUT. Coge el primer elemento – MONOTASK – de arriba – FIFO – y lo abre – toca PROCESAR. Si es publicidad lo pone en un lado de la mesa de la cocina – lista PENDIENTE y etiqueta ‘delegar’ – y si es carta la abre y la lee. Cuando la carta no le interesa la rompe y la coloca en otro lado de la mesa de la cocina – BASURA – pero si tiene algo que hacer con ella la pone en otro lado de la mesa de la cocina al lado de la publicidad – lista PENDIENTE. Si una de las cartas es alguna notificación del banco, correos o un trámite con su abogado llama por teléfono para enterarse de lo que es en el momento y solucionarlo – 2 min RULE. Ya terminado el café, el montón de cartas rotas lo tira – sin remordimientos – y los otros dos los quita de la mesa pero los deja en un lado de la encimera de la cocina. Mi padre nunca devuelve una carta al buzón de correo ni la deja en el montón original.

Después de cenar o al día siguiente durante el desayuno, vuelve a poner foco en los dos “montoncitos” – toca ORGANIZAR. A mi madre y a mi nos dice: “ahí hay publicidad, echadle un ojo y si no os interesa me lo decís y yo la tiro” – movemos la publicidad de la lista PENDIENTE a WAITING FOR – y después lee con detenimiento las cartas restantes. Cuando la carta supone un trámite que tiene que hacer en una fecha concreta – pagar una multa – se pone dos recordatorios en su agenda: fecha de expiración y fecha para hacer el trámite que es anterior a la fecha de expiración – el CALENDARIO. La carta la guarda en una carpeta que tiene con diferentes secciones y otros papeles – ARCHIVA en su SISTEMA DE REFERENCIA. Cuando la carta supone un trámite que tiene que hacer pero que no tiene una fecha específica – XXX informa que ya puede ampliar su ancho de banda de internet por el mismo precio – pone la carta en un lugar a parte de la mesa de la cocina – lista NEXT ACTIONS. Cuando la carta no supone ningún trámite a hacer pero es información útil entonces la mete en su “carpetita” en una sección concreta – ARCHIVA en su SISTEMA DE REFERENCIA. A veces las cartas tienen algún promoción u ofertas disponibles que pone en otro “montoncito” al que le presta atención muy de vez en cuando – lista ALGÚN DÍA/QUIZÁ. Cuando este “montoncito” crece lo REVISA y casi todo acaba en la BASURA.

Cuando mi madre o yo le decimos que no hay nada en la publicidad que nos interese, entonces la tira a la BASURA – marcar elemento de la lista WAITING FOR como DONE.

Mi padre por las mañanas al despertarse le suele preguntar a mi madre: “¿tenemos que hacer algo hoy? – toca REVISAR. Ella mira el calendario de la nevera y dice sí o no. Si hay algo con fecha lo hacen – EJECUTAR. Después consultan el “montoncito” de cosas que deben ir haciendo tan pronto como puedan, miran si van a salir y a dónde para ver si les encaja – el CONTEXTO.

Cuando hace algo  – DONE – de lo que tenía pendiente con fecha, a veces guarda la carta y el resguardo de su gestión – ARCHIVAR en SISTEMA DE REFERENCIA – o lo tira a la BASURA – acompañado de un: “esto ya no vale pa’ na”. Cuando hace algo que de lo que tenía pendiente pero sin fecha aplica también los pasos anteriores. 

Mi padre no vuelve a mirar el buzón hasta pasada una semana aproximadamente, que es cuando sabe tendrá suficiente información para procesar y que no se le acumulen demasiadas cartas o no puedan meter más en el buzón.

Coméntame con qué cara te has quedado 🙂

Adiós 2016 y Hola 2017


Un año se termina y otro empieza. Creo que los cambios de año son muchas veces una excusa o motivación para hacer un cambio, aunque si la dicha es buena cualquier momento será el adecuado. En mi caso el cambio de año me invita siempre a hacer reflexionar sobre lo vivido y pensar en nuevos retos.

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Mis vivencias y aprendizajes

Después de dos años de trabajo, yendo despacio pero con buena letra, he conseguido consolidar un proceso de gestión de portfolio de proyectos para una línea de negocio con equipos y roles distribuidos, que está sirviendo de ejemplo en otras áreas de mi empresa. He aprendido que la paciencia, la persistencia y la constancia son fundamentales si deseas generar cambios en tu organización. Un ejemplo de ello son también los 5 años que llevo desarrollando Visual Thinking para crear paneles que ayuden a los equipos a gestionar su proyectos, tareas, objetivos y visualizar información que les facilite la toma de decisiones.

Por primera vez he formado parte de los encuentros #cafeyproductividad, donde nuevas personas me inspiran en mi proceso de mejora continua para ser más efectiva en todos los aspectos de mi vida. He aprendido que salir de tus ‘comunidades de confort’ y ampliar tu círculo de contactos contribuye a tu riqueza personal.

Por primera vez asistí a una conferencia fuera de España y aproveché el día del open space para dar mi primera charla en público en Inglés, un reto personal que tenía pendiente desde 2015. He aprendido que saber aprovechar el momento es mejor que tener un plan sin comprometerte al 100%.

Por primera vez he aceptado un nuevo rol en toda mi trayectoria, como profesora del Máster en Metodologías Ágiles donde impartiré la clase de Productividad y Aprendizaje Personal. Estoy dedicando muchas horas a preparar el temario para que los alumnos se lleven ideas que les ayuden a ser más productivos y efectivos en su día a día. He re-aprendido la metodología Getting Things Done (GTD), al leerme el libro de nuevo para preparar la asignatura. Siempre que lo leo descubro algo nuevo y una forma de mejorar mi sistema de productividad personal.

Y mi lección más valiosa, he aprendido que hay que vivir más el día a día, tener una dirección más o menos clara de a donde quiero ir pero aceptar que no puedo planificar mi futuro, sólo estar abierta a vivir nuevas experiencias cuando surja el momento o yo misma cree la oportunidad.

Mis experiencias más leídas

Este año intenté ser más activa en el blog y publicar más artículos, pero no lo he conseguido aunque sí he tenido mas visitas. Me he dado cuenta de que he sufrido la parálisis por: ¿sobre qué escribo? así que para los que hayáis llegado hasta aquí os pido contestar a 3 sencillas preguntas que me ayudarían en enfocarme y mejorar mi contenido.

Hola 2017

Si realmente se hiciera realidad un deseo cuando arranca un nuevo año sólo pediría salud.

Estando sana, ya me busco yo la vida para hacer y deshacer 🙂 Lo que sí tengo en mente para el nuevo año es:

  1. Seguir compartiendo mis ideas y vivencias en este blog mejorando el contenido con vuestro feedback.
  2. Voy a buscar más primeras veces, porque me han ayudado a salir de mi zona de confort y han enriquecido mi persona en todos los aspectos.
  3. Quiero crear un hábito de lectura. Este es mi propósito del año y empecé a pensar en ello cuando leí: “Os deseo un feliz propósito” de Jordi Fortuny.

Gracias a todos los que me habéis dedicado algo de vuestro tiempo y feliz año nuevo.

Escucha cuando tu cuerpo te pide parar


Creo que uno de mis mejores aprendizajes en los último años ha sido aprender a escuchar a mi cuerpo. Mi cuerpo me habla, me dice cuando está enérgico, cuando quiere salir, leer, hacer deporte, ir de tiendas y a su vez mi cuerpo me dice cuando debo parar.

Hace dos semanas estuve en la CAS2016 y llegué a la conferencia agotada a nivel físico, mental, personal y profesional. Me llegué a plantear no ir, pero era el último ‘sarao’ del año, tenía ganas de encontrarme con mucha gente, además tenía una historia que contar a la comunidad y con esto gasté la reserva de mis baterías.

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Sé que algo no va bien cuando empiezo a tener problemas para dormir, porque me despierto durante la noche con frecuencia y me cuesta volver a conciliar el sueño. También noto que mi creatividad se marchita, no me apetece pintar o hacer sketches. Después todo me da una enorme pereza, dejo de hacer planes al salir de la oficina, me apetece irme directa a casa, dejo de hacer ejercicio, dejo de leer, es como si mi cuerpo se fuera apagando. Por último me vuelvo lenta, noto perfectamente como tardo mucho en hacer las cosas y ésta es la peor de las sensaciones, porque me siento poco o nada efectiva. Antes me estresaba mucho cuando me sentía así y luchaba contra los síntomas pero un día me di cuenta de que cuando todos estos síntomas confluyen sólo necesito parar y desconectar para volver a conectar.

Al igual que conozco las señales de mi cuerpo, también sé cual es mi mejor remedio para recuperarme, sencillamente me marcho unos días cerca del mar y cambio la mayor parte de mis rutinas. Aproveché el pasado puente para irme fuera de Madrid. Disfruté de pasear a mi perro por la playa, de ver mis series favoritas, de leer revistas femeninas sin contenido alguno y pasear mucho cerca del mar. El mar me da paz y es mi mejor medicina.

Tras haber descansado, mi cuerpo empezó a hablarme de nuevo, pero con el lenguaje de las ganas de actividad. El lunes por la mañana tenía ganas de ir a la oficina, tenía energía y sabía que ya no iba a ser lenta sino muy productiva porque mi mente estaba fresca y limpia, lo cual me motivaba bastante. Después me entraron ganas de hacer planes fuera de la oficina, de leer los post que tenía pendientes de mis blogs de referencia, estuve dibujando para organizar algunas ideas y me volvieron a entrar ganas de escribir. Por fin estaba de vuelta.

Esto me pasa un par de veces al año, soy consciente de ello, he aprendido a escuchar a mi cuerpo y darle lo que necesita para recuperar la mejor versión de mí misma.

Madurando con la #CAS2016


La Conferencia Agile-Spain es y será siempre una de mis citas obligatorias cada año. Para mí es el principal encuentro con la comunidad ágil de España donde aprendo, comparto y donde además puedo conversar cara a cara con personas a las que tengo mucho respeto y admiración. Ha sido complicado estar al 100% física y mentalmente, los últimos dos meses han sido duros a nivel profesional y personal, pero he gastado en ella mis últimas fuerzas y ha merecido la pena.

Esta vez, además de compartir mi feedback, aprendizajes y un sketch de resumen, me he puesto un poco ñoña con la comunidad.

Lo más me ha gustado

  • El registro online ha eliminado esperas innecesarias y poder ir directamente a coger sitio para la keynote
  • La organización, una venue llena de luz, la ayuda de los voluntarios y el apoyo de los patrocinadores y la asociación Agile-Spain que han hecho posible este evento un año más
  • La energía de los asistentes tan dispuestos a compartir, aprender y seguir mejorando
  • Todas y cada una de las conversaciones de pasillo, durante la comida y cena
  • Los KUDOS repartidos y recibidos han generado sonrisas y aumentado la motivación
  • Temas nuevos en la agenda que demuestran cómo la comunidad está madurando
  • Más “learn by doing” gracias a los múltiples y variados workshops
  • Reencontrarme con mis compañeros de la organización CAS2015 que hacía un año no veía… Para matarnos 🙂
  • Tener una segunda oportunidad para repetir mi charla sin reinicio de Windows ni otros imprevistos técnicos

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Lo que creo debería mejorar 

  • ¡Más comida! un evento así es como una boda, la comida y bebida no pueden faltar
  • Que la agenda web estuviera actualizada, aunque echarle una foto al panel del pasillo lo solucionaba
  • Poder apuntarte a los workshops de forma online evitando ir a hacer cola y perder la oportunidad de charlar con la comunidad

Temas que me han interesado

  • La Keynote de Chris Matts merece una segunda vuelta así como la sesión de Antonio de la Torre. Siempre me han atraído las comunidades y creo que puedo mejorar mucho a partir de sus charlas
  • La metáfora de la madurez de las empresa y los cinturones de Judo de Roberto Canales que como bien dijo: “hay que acompañar a los equipos hasta que creen hábitos porque sino cuando les dejas vuelven a las andadas”
  • La historia real de una transformación ágil en OptioPay por Mike Rötgers
  • Los inconvenientes y oportunidades de los silos en las empresas que nos contó José E. Huerta así como la importancia de potenciar la estructura informal de nuestra organización
  • La búsqueda de métricas sobre el impacto ocasionado en las personas, equipos y organizaciones en su proceso de mejora continua
  • La manera en que Thomas Wallet facilitó un gran workshop sobre Retrospectivas XXL

Me dió mucha pena perderme las charlas de Xavier Abadalejo, Carlos Blé, Gerard Chiva, Jose Manuel Beas y Maica Trinidad, el taller de juegos de Diego Rojas, Israel Alcázar, Jaume Jornet y Pablo Domingo, así como varias de experiencias reales en otras empresas. Este año organizar la agenda era un reto porque eran muchos los temas que me atraían.

Me hago mayor

Si quiero cerrar este resumen con algo que me ha tocado la fibra esta vez. Veo que me hago mayor con la comunidad, que estamos creciendo y madurando juntos. Mi charla hacía referencia a mi primera CAS hace 5 años, las conversaciones con los que conoces de más años van cambiando, ya no solo te preguntas por el trabajo, por los experimentos en los que andas liado sino por tus hijos, la boda, tu perro… Me gusta crecer a vuestro lado, vosotros enriquecéis mi vida.

Nos vemos el año que viene en Sevilla, ¡y olé!

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#CafeYProductivdad: arrancando el otoño con energía 


El pasado sábado 12 de Noviembre asistí por segunda vez al evento #cafeyproductividad y de nuevo ha sido un verdadero placer. Camino de Barcelona empezó para mí este encuentro en la cafetería del tren con José Miguel Bolívar, Jerónimo Sánchez, Jesús Serrano y Alfonso Romay. La verdad es que no se para que cogimos asiento pues estuvimos casi todo el viaje charlando.

Foto de Alfonso Romay

Como siempre que asisto a un evento, quiero compartir con vosotros mis aprendizajes y notas sobre las que voy a reflexionar:

  • Un buen ejercicio personal es hacer explícitos tus valores y ver cómo cuidas de ellos.
  • Encontrar tu vocación y poder vivir de ella te cambia la vida.
  • El problema de planificar es decidir con la información de hoy lo que vas a hacer mañana.
  • Cuando hablamos de planificar mezclamos definir un plan con programar el plan.
  • Es más importante hacer lo correcto en cada momento que seguir el plan.
  • Las personas tienden a hacer lo que la mayoría: “todo el mundo lo hace así”.
  • Las personas no podemos cambiar a otras, si acaso influir en el cambio.
  • La calidad de lo que hacemos depende de la calidad de nuestra atención.
  • Cuando alguien te pide algo, olvida que tú tienes tus propias prioridades.
  • Identifica tus micro-momentos y asegúrate de que ocupan un hueco en tu agenda.
  • Cuidado con la multi-distracción, queriendo estar a todos foros simultáneamente.

Me gustó mucho conocer en persona a Jordi Fortuny, Jordi Sánchez, Jesús Serrano, José Ignacio Azkue, Beatriz Blasco, Montse Vila, Miquel Nadal, David Carulla, Samuel Casanova, Miguel Albizu y Eva Cantabella. Eché de menos compartir conversación con Antonio José Masiá y Paz Garde. Por supuesto, fue muy agradable volver a compartir esta estupenda jornada con Jeroen Sangers, Daniel Aguayo, David Torné, José Miguel Bolívar, Jerónimo Sánchez, Alfonso Romay, Joaquín Peña, a quienes ya había tenido la suerte de desvirtualizar anteriormente.

Lo digo siempre y no me cansaré de decirlo:

Lo mejor de todo encuentro es la conversación espontánea con personas que tienen tus mismas inquietudes.

Gracias Jeroen, Daniel y Jordi por crear este momento para todos nosotros.

Os dejo también un resumen en formato scketch.

Segunda edición del Big Agile Open Space


El Big Agile Open Space (BAOS) tuvo lugar la misma semana que estuve en la Global Scrum Gathering en Múnich. Entre el viaje y el trabajo esa semana casi no tenía fuerzas, pero hacía mucho que no se juntaba tanta gente de la comunidad ágil de España en un evento y eso hizo que me animara. Tengo que decir que me alegro mucho de haber asistido a la segunda edición del BAOS.

Me encantó Se aceptan ideas como venue. Abierto y muy luminoso con un equipo de personas que dieron un soporte perfecto a las charlas, a la organización y a los asistentes. Gracias a la organización por elegir este lugar, por contratar un catering delicioso y crear el entorno adecuado para disfrutar del evento.

Qué me llevo a nivel profesional

Javier Pérez estuvo hablando sobre el proceso de coaching estructurado, donde nos presentó un framework de 5 pasos para definir nuestras acciones y hacer un buen seguimiento de sus resultados.

“Hay que generar nuevas experiencias en las personas para que cambien sus creencias y así sus acciones mejoren los resultados de su trabajo” – Javier Pérez

Jordi Falguera compartió sus técnicas para gestionar el conocimiento, básicamente la repetición espacial o Sistema de Leitner. Me resultó muy gratificante saber que hay más personas que piensan que no hace falta leerse todos los libros al completo para aprender conceptos clave de nuestro entorno profesional, siendo las charlas TED y resúmenes de otros una gran fuente de conocimiento.

“En la era del conocimiento tenemos que aprender a aprender” – Jordi Falguera

Estuve en la sesión de Israel Alcázar sobre los pasos para implantar Agile en grandes organizaciones. Me encantó como involucró a los que estábamos allí reunidos para aportar nuestras ideas y experiencias, donde la que más llamó mi atención fue el método POPCORN de Claudio Perroni.

“Los pasos clave son conectar, observar y experimentar” – Israel Alcázar y Vanesa Tejada

Qué me llevo a nivel personal

Tuve el placer de dar la misma charla que en la Global Scrum Gathering de Múnich en versión española y aplicando el feedback recibido en el evento anterior. Gracias a los que estuvisteis ahí por escuchar mis ideas, por vuestras preguntas y feedback para seguir mejorándola.

Por último y como siempre me llevo el trato con las personas y poder aprender de ellas. Me hizo gran ilusión encontrarme con Saket Bivalkar y Jaume Jornet, con los que hacía mucho tiempo que no coincidía.

Y todas estas ideas clave las tenéis resumidas en mi sketch y en éste otro que hicieron las facilitadoras gráficas Laura y Lara del Espacio Izada.

!Feliz Domingo!

bigagileopenspace