Métricas en equipos mas allá de los números

Métricas en equipos mas allá de los números

Hace algún tiempo empecé a trabajar con un equipo que tenía problemas y no entregaba  valor al cliente. Empezamos a reflexionar juntos sobre las personas del equipo, sus interacciones, qué producto desarrollaban, qué impedimentos habían tenido últimamente, qué estaban haciendo para resolverlos, etc. Muchas retrospectivas, muchos detalles a perfilar en el día a día, muchas preguntas incómodas. Con el tiempo, sus resultados mejoraron, el equipo resolvía problemas de los clientes, aprendían del feedback, sus entregas de valor eran frecuentes y tenían un ritmo sostenible. Esto era algo que cualquier compañero o SH podía percibir fácilmente, veían que ciertos números cambiaban y con ello sentían que el equipo trabajaba mejor. Pero yo, que estaba sentada con ellos en el día a día, me di cuenta de que había otros números que no eran fáciles de visualizar pero que demostraban el cambio en el equipo, a nivel individual y en sus interacciones.

VanesaTejada_MetricasEquipos

Cuando había un imprevisto durante el sprint, los suspiros se transformaron en preguntas: “¿tiene más valor el imprevisto o el sprint goal?”.

Cuando salía un marrón recurrente que no habían solucionado aún, los “no jodas otra vez” se transformaron por sonrisas burlonas y proactividad con frases de coña como: “venga anda ya me pongo y nos quitamos esto de encima”.

Cuando alguien se sentía bloqueado con su actividad, las luchas consigo mismo para sacar algo sin avanzar se convertían en una petición de ayuda al equipo, sin esperar al daily scrum del día siguiente.

Cuando el equipo veía que su forma de trabajar estaba generando un problema que estaba comprometiendo el sprint goal, se paraban para tratarlo y reorganizarse sin esperar a la retrospectiva, donde luego al final del sprint reflexionaban sobre cómo habían reaccionado y si tomaron la mejor decisión. El equipo quería minimizar el tiempo que pasa desde que existe un conflicto hasta que se trata.

Cuando se hacía un code review, los: “tío esto que has hecho no está bien”, dejaron de tomarse como algo personal y se convirtieron en una sesión de formación entre dos miembros del equipo.

Cuando en un sprint no habíamos sido capaces de conseguir el sprint goal, los silencios y cabezas agachadas en las retrospectivas se transformaron por preguntas como: ¿puedo abrir la retro yo hoy?.

Cuando las cosas salían bien, en vez de dejar pasar el momento y ya está, se celebraba y daban kudos.

Cuando las cosas salían mal, se analizaban problemas en vez de buscar culpables.

Los cambios de comportamiento en los equipos son también métricas, a veces más valiosas que las que con números se representan.

Al final, los problemas siguen existiendo, los imprevistos siguen pasando, las interrupciones surgen y los cambios de prioridades ocurren, y es el comportamiento del equipo el que permite lidiar con estos hechos de forma colaborativa y constructiva.

 

Ventajas de usar un buen título en el Product Backlog item


Hoy quiero compartir con vosotros una especial ‘manía’ que tengo con los títulos de los ítems del product backlog. Como he mencionado muchas veces en artículos y mis charlas, me gusta mucho trabajar el visual management a varios niveles en mi organización, creo que ver y entender es lo que nos ayuda a tomar decisiones en equipo. Hace algún tiempo hablé del diseño de las historias de usuario con el objetivo de radiar la información de una manera inteligible, y hoy quiero centrarme en algo aún más pequeño, lo títulos.

VanesaTejada_ProductBacklogItem

Leed con atención las siguientes frases de la guía de Scrum:

The Product Backlog lists all features, functions, requirements, enhancements, and fixes that constitute the changes to be made to the product in future releases.

Product Backlog management includes:

  • Clearly expressing Product Backlog items
  • […]
  • Ensuring that the Product Backlog is visible, transparent, and clear to all …

Creo que una de las labores más importantes de un Product Owner en su día a día es su capacidad para comunicar, y el Product Backlog es un excelente medio de comunicación. Yo creo que un buen título del Product Backlog item es aquel que te permite tener una idea clara del incremento que supone en el producto. Es como un titular de prensa o un spot publicitario, ese que en apenas 10-15 segundos contestaría a la pregunta: ¿qué valor aporta esto?.  Os pongo un ejemplo:

😦 Añadir botón de login en Back Office – esto es el ‘cómo’

😦 Botón login – esto es… no sabría qué decir…

🙂 Permitir logarse en el Back Office – esto es el ‘qué’

El Product Backlog es un excelente medio de comunicación

A continuación os presento cuantas acciones del día a día se podrían casi automatizar para ser más efectivos, si los títulos del Product Backlog item fueran más claros, inteligibles y hablaran de incremento.

Incremento futuro

Adoro cuando leer un Product Backlog es como leer una historia que te habla del futuro de algo. Esto es lo que los Stakeholders y equipos deberían sentir al leer tu Product Backlog y no un ¿pero esto qué es?. Añadir ítems al backlog no es coger lo primero que te viene a la cabeza y dejarlo ahí, hay que ponerle un poco de cariño y facilitar que cuando lo vuelvas a retomar, sepas de qué valor estamos tratando. Evitar monosílabos y añadir verbos activos ayudan.

Agenda para el Sprint Review

Imaginaros que trabajáis en un entorno multinacional, que a vuestra Sprint Review se conectan personas de diferentes lugares del mundo y queréis tener una breve presentación con los puntos a tratar en el Sprint Review. Un simple copy&paste de los títulos del Sprint Backlog minimizaría el tiempo que pasáis con las slides. He visto muchas veces como a la hora de presentar algo a un Stakeholder se hace una labor de traducción, ¿significa que si un Stakeholder entra en tu product backlog no entendería nada?.

Comunicar el incremento a la organización

El incremento de producto es el resultado del trabajo de un equipo para satisfacer a un cliente aportándole valor, hay que estar muy orgulloso de comunicar el incremento a tus clientes y organización. Muy parecido al caso anterior, si tuvieras que preparar una comunicación mencionando los ítems más relevantes, un copy&paste añadiéndole enlaces o imágenes del producto entregado serían más que suficiente.

Título del post-it en tu tablón

Sea un tablón de programa, portfolio o equipo, el título del ítem debe ser el mismo que el que visualizamos en el post-it. Esto lo digo sobretodo por equipos que trabajan con herramienta digital y además tienen un tablón físico. En más de una ocasión he visto que un Daily Scrum no es efectivo porque alguien no asocia el post-it con el tablón digital y se invierte más tiempo en aclararlo y ya de paso volver a escribir el post-it correctamente que hablando de progreso o impedimentos.

Escríbelo bien una vez y reutilízalo tantas veces como quieras

A dónde quiero llegar, pues a que un mismo mensaje que puedes usar con diferentes roles, contextos y medios crea consistencia. La consistencia minimiza confusiones, problemas de comunicación y mejora la comunicación efectiva, de hecho, favorece que en una organización se cree un lenguaje común, evitando que cada uno llame a lo mismo de una manera diferente.

¿Qué otras ventajas le ves a escribir bien los títulos de un Product backlog item?

 

Gestiona tu comunidad de práctica con Trello

Gestiona tu comunidad de práctica con Trello

Durante 3 años he sido la facilitadora de la comunidad de práctica de Product Owners de la sede de Madrid de mi empresa. La comunidad era un espacio donde compartir experiencias y aprender nuevas herramientas que nos hicieran mejorar como Product Owners. La comunidad era para mi un espacio donde poder mejorar tu desarrollo personal gracias a tus compañeros. Esta comunidad se reunía semanalmente y una vez al mes se hacía una retrospectiva para celebrar los avances e identificar nuevas áreas/temas que debíamos tratar en las sesiones semanales. Para mi era muy importante usar este tiempo de la manera más efectiva posible, por ello procuraba que en cada sesión hubiera o se creara en el momento una agenda con los temas a tratar. Cada uno de estos temas eran para mi un paso hacia la mejora personal de los Product Owners y por ello, fui dejando constancia de los aspectos que tratábamos, nos hacían crecer así como de los que algún día nos gustaría trabajar juntos. Decidí usar Trello para visualizar y organizar el crecimiento de la comunidad. Os cuento en qué consiste cada columna del tablero.

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Some day/maybe/ideas

En las retrospectivas mensuales emergían temas y áreas donde los Product Owners querían mejorar, algunas de las ideas tenían menos prioridad, es decir, no hacía falta tratarlas a corto plazo sino que se deseaban tratar algún día más adelante. Esas ideas son las que albergaba en esta lista. Por otro lado, yo añadía detalles a estos elementos a medida que iba leyendo sobre metodologías ágiles y encontraba información relevante para el rol del Product Owner.

Cada dos o tres retrospectivas mensuales, compartía con la comunidad estos temas de manera que si alguno dejaba de ser interesante por la comunidad se eliminaba de la lista y las movía a la columna de la derecha del todo denominada Deprecated. Ésta era nuestra manera conseguir mantener temas útiles y evitar que se convirtiera en un ‘saco de ideas obsoletas’

Backlog

En esta lista se albergan los temas que vamos a tratar a corto plazo y en los que nos tenemos que enfocar. Para evitar que los temas fueran ambiguos o tuvieran un alcance interminable, la comunidad describía el Definition of Done de sus compromisos.

Los compromisos de mejora de la comunidad también tienen un Definition of Donetwitter_logo_blueTweet

In Progress

En esta lista están las áreas de mejora que actualmente los Product Owners trabajan en su día a día. Durante las sesiones semanales se comparte el progreso que tenemos a nivel individual, las dudas y experiencias vividas por los compañeros. No nos olvidemos que los Product Owners no sólo trabajan entre ellos, sino también con equipos de desarrollo y Stakeholders. Comparten un rol, pero en el día a día cada uno tiene un entorno diferente con el que lidiar. Hay acciones de mejora que para algunos Product Owners son más fáciles de poner en práctica y llegar a crear un hábito que para otros.

Done

La comunidad es quien decide qué actividades en progreso pasan a este estado. El significado de los elementos que están en ‘Done’ significa que son ideas que hemos puesto en práctica y cuyo resultado ha sido:

  • un nuevo hábito en la forma de trabajar de todos los Product Owners
  • un nuevo hábito en la forma de trabajar de algunos Product Owners porque para otros no aporta valor en su contexto
  • un experimento agradable pero que no aporta valor en el trabajo de los Product Owners
  • un experimento desagradable y que no aporta valor

Si os fijáis en estas columnas de ‘Done’ todas tienen un año en el título, y es mi manera de dejar trazado los avances de la comunidad en el tiempo. A final de cada año la comunidad hace una retrospectiva anual y yo les preparo un video o presentación donde les muestro todo lo que hemos trabajado juntos. Es como un: “os acordáis de cómo hacíamos esto antes… y ahora mirad…”.

Creo que cuando trabajas para que un equipo de personas crezca, aprenda y evolucione es importante dejar constancia de sus progresos. En mis experiencias con personas he visto que tendemos a olvidar fácilmente el pasado, es como si olvidáramos cómo trabajábamos antes y damos por sentado que lo que ocurre a día de hoy es como siempre ha sido. Esto es incierto. Creo que la mejora continua es un viaje interminable donde recordar los logros conseguidos nos inyecta la gasolina que necesitamos para seguir avanzando.

La mejora continua es un viaje interminable donde los logros animan a seguir hacia adelantetwitter_logo_blueTweet

Llegó un momento en el que la comunidad decidió cambiar sus rutinas, ahora en vez de juntarnos cada semana para tratar temas, estas sesiones se realizan bajo demanda, es decir, si alguien necesita algo o quiere compartir una experiencia. Yo desde fuera, sigo observándoles y dejando rastro de sus decisiones para seguir aprendiendo de ellas en el futuro.

Organizando mi conocimiento de desarrollo de producto con Trello


Yo leo mucho sobre desarrollo de producto y metodologías ágiles  – entre otras cosas – y guardo todas las referencias que me aportan valor, conocimiento y que quiero tener a mano para hacer uso de ellas en mi día a día y para estudiar. Hace algunos meses noté que a pesar de almacenar la información etiquetada y categorizada sólo sentía que tenía una lista interminable de enlaces apilados… veía mucha información almacenada que no estaba asociada entre sí como yo necesitaba, es ahí cuando me hice la siguiente pregunta: ¿estoy infoxicada?.

Existen muchas teorías, técnicas, prácticas que puedes considerar en el flujo de desarrollo de producto, desde que defines tu modelo de negocio hasta que ajustas tu producto para satisfacer al cliente. Necesitaba saber cuando cada concepto aplica de una forma ordenada, simple y visual. Además, tal y como dice GTD, mi efectividad personal se ve afectada por la facilidad de almacenar y recuperar información de mi sistema de referencia.

Trello me permite cubrir estas necesidades gracias a su interfaz sencilla, ordenada, visual, donde crear tarjetas y buscar información es muy fácil; por ello he decido usar Trello para gestionar mi conocimiento de desarrollo de producto.

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Cómo organizar tu conocimiento en Trello 

  • Cada columna es un paso del flujo
  • Cada tarjeta es un concepto
  • Dentro de cada tarjeta hay una imagen, descripción y referencias
  • Puedo ordenar las técnicas dentro de un paso del flujo según mis ideas/preferencias
  • De un vistazo puedo refrescar mis conocimientos

Trello permite organizar tu conocimiento de una forma ordenada y muy visualtwitter_logo_blueTweet

Cómo alimentar tu conocimiento en Trello 

Un día empecé a mover todo lo que tenía en Evernote a Trello. Después en mi día a día, cuando leo algo que quiero almacenar como referencia tengo dos opciones:

  • Añadir nuevos conceptos creando una tarjeta en la board a través de las opciones compartir
  • Añadir referencia a conceptos existentes copiando el enlace en la tarjeta correspondiente

La gran ventaja es que puedo hacer esto desde cualquiera de mis dispositivos, donde tengo mis redes sociales y Feedly instalados.

Tengo una columna especial que llamo “To Analyze” para esos casos en los que leo algo que no sé muy bien donde ubicar, o quiero investigar y estudiar sobre un tema en concreto. Esta columna se está convirtiendo en mi fuente de conocimiento donde quiero profundizar, mientras que los elementos ubicados en el flujo son conocimiento que he adquirido y debo repasar con cierta frecuencia para no olvidarlo.

En algunas tarjetas quiero buscar imágenes o sino dibujar unos sketch yo misma, siento la necesidad de ver un dibujo que me ayude a recordar el concepto clave.

Hay mucho trabajo aún pendiente, pero me está gustando mucho poner en orden mi cabeza.

El conocimiento es mi caja de herramientas, lo quiero cuidar y seguir cultivandotwitter_logo_blueTweet

¿Y tú cómo organizas tu base de conocimiento? Quiero conocer mas experiencias, así que me encantaría que compartieras las tuyas.

Mi experiencia como profesora del MMA


Este viernes y sábado fueron los grandes días. Cuando acepté este reto, sabía que iba a ser una experiencia muy enriquecedora, nueva y emocionante, pero no imaginaba que fuera a aprender tantísimo, a nivel personal y profesional.

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Aprendizajes antes de la clase

Cuando acepté la oportunidad de ser profesora en el MMA de la asignatura Productividad y Aprendizaje Personal, mi primer objetivo fue separar mi sistema de productividad personal de la teoría original que iba a contar, para no contaminar a los alumnos con mis trucos después de tanto años trabajando en mi sistema. Primero me hice un enorme mapa mental sobre mi sistema de organización y flujo de trabajo, después me puse a estudiar de nuevo.

Volví a leerme la biblia de Getting Things Done (GTD), me compré el libro de Jose Miguel Bolívar – que llevo a medias y me encanta – y fui poco a poco volcando las ideas clave en Trello para crear la Story Board de la clase, siempre respetando la biblia.

El gran aprendizaje de esta fase fue reaprender GTD y afilar la sierra  cuyo beneficio fue hacer algunos cambios en mi sistema para mejorarlo.

Cuando asumí el reto de enseñar me preocupaba plantar una semilla de conocimiento incorrecta en las personas.

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Aprendizajes durante la clase

El día que llegué a la clase, estaba como un flan. A los 15 minutos me dejó de temblar la voz, veía la cara de la gente atenta, empezaban a surgir preguntas, tomaban notas y se reían de mis chascarrillos, así que me relajé y todo empezó a fluir.

Ha sido muy bonito ver cómo los alumnos han contribuido a que el material del próximo año sea mejor gracias a su feedback, experiencias personales y nuevas ideas que han surgido de los debates y ejercicios.

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Me encantó que al final de la clase compartí con ellos cosas que hasta ahora pocos sabían, algunos experimentos y trucos. Su reacción e interés me emocionaron y me han animado a añadir nuevos artículos al backlog del blog.

El gran aprendizaje de esa fase fue sentir como disfrutaba de hablar de un tema que me apasiona y que está en mi ADN: la productividad personal.

Aunque seas el profesor, crea un espacio donde los alumnos participen y enseñen cosas nuevas tanto a ti como al resto de la clase.

Aprendizajes después de la clase

La despedida de los alumnos fue maravillosa. Han sido geniales, divertidos, participativos y me han hecho sentir muy bien durante estas 8 horas juntos.

Hicimos una retrospectiva Starfish al final para que me ayudaran a mejorar los contenidos de la materia. Además me han pedido adaptar algunas de las imágenes y esquemas que proporcioné en la clase ,así que ya tengo una lista de acciones para llevar a cabo durante la próxima semana.

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Empecé a preparar la asignatura en la primavera de 2016. En otoño empecé a listar los temas que quería tratar y a partir de noviembre de 2016 cada tarde le dedicaba unas 2 horas al material final. Han sido muchas horas, hubo un momento en el que me llegué a preguntar: “Madre mía… ¿esto me compensa?”…

El aprendizaje final es que sí, sí me compensa.

Hasta el próximo año.

Madurando con la #CAS2016


La Conferencia Agile-Spain es y será siempre una de mis citas obligatorias cada año. Para mí es el principal encuentro con la comunidad ágil de España donde aprendo, comparto y donde además puedo conversar cara a cara con personas a las que tengo mucho respeto y admiración. Ha sido complicado estar al 100% física y mentalmente, los últimos dos meses han sido duros a nivel profesional y personal, pero he gastado en ella mis últimas fuerzas y ha merecido la pena.

Esta vez, además de compartir mi feedback, aprendizajes y un sketch de resumen, me he puesto un poco ñoña con la comunidad.

Lo más me ha gustado

  • El registro online ha eliminado esperas innecesarias y poder ir directamente a coger sitio para la keynote
  • La organización, una venue llena de luz, la ayuda de los voluntarios y el apoyo de los patrocinadores y la asociación Agile-Spain que han hecho posible este evento un año más
  • La energía de los asistentes tan dispuestos a compartir, aprender y seguir mejorando
  • Todas y cada una de las conversaciones de pasillo, durante la comida y cena
  • Los KUDOS repartidos y recibidos han generado sonrisas y aumentado la motivación
  • Temas nuevos en la agenda que demuestran cómo la comunidad está madurando
  • Más “learn by doing” gracias a los múltiples y variados workshops
  • Reencontrarme con mis compañeros de la organización CAS2015 que hacía un año no veía… Para matarnos 🙂
  • Tener una segunda oportunidad para repetir mi charla sin reinicio de Windows ni otros imprevistos técnicos

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Lo que creo debería mejorar 

  • ¡Más comida! un evento así es como una boda, la comida y bebida no pueden faltar
  • Que la agenda web estuviera actualizada, aunque echarle una foto al panel del pasillo lo solucionaba
  • Poder apuntarte a los workshops de forma online evitando ir a hacer cola y perder la oportunidad de charlar con la comunidad

Temas que me han interesado

  • La Keynote de Chris Matts merece una segunda vuelta así como la sesión de Antonio de la Torre. Siempre me han atraído las comunidades y creo que puedo mejorar mucho a partir de sus charlas
  • La metáfora de la madurez de las empresa y los cinturones de Judo de Roberto Canales que como bien dijo: “hay que acompañar a los equipos hasta que creen hábitos porque sino cuando les dejas vuelven a las andadas”
  • La historia real de una transformación ágil en OptioPay por Mike Rötgers
  • Los inconvenientes y oportunidades de los silos en las empresas que nos contó José E. Huerta así como la importancia de potenciar la estructura informal de nuestra organización
  • La búsqueda de métricas sobre el impacto ocasionado en las personas, equipos y organizaciones en su proceso de mejora continua
  • La manera en que Thomas Wallet facilitó un gran workshop sobre Retrospectivas XXL

Me dió mucha pena perderme las charlas de Xavier Abadalejo, Carlos Blé, Gerard Chiva, Jose Manuel Beas y Maica Trinidad, el taller de juegos de Diego Rojas, Israel Alcázar, Jaume Jornet y Pablo Domingo, así como varias de experiencias reales en otras empresas. Este año organizar la agenda era un reto porque eran muchos los temas que me atraían.

Me hago mayor

Si quiero cerrar este resumen con algo que me ha tocado la fibra esta vez. Veo que me hago mayor con la comunidad, que estamos creciendo y madurando juntos. Mi charla hacía referencia a mi primera CAS hace 5 años, las conversaciones con los que conoces de más años van cambiando, ya no solo te preguntas por el trabajo, por los experimentos en los que andas liado sino por tus hijos, la boda, tu perro… Me gusta crecer a vuestro lado, vosotros enriquecéis mi vida.

Nos vemos el año que viene en Sevilla, ¡y olé!

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Segunda edición del Big Agile Open Space


El Big Agile Open Space (BAOS) tuvo lugar la misma semana que estuve en la Global Scrum Gathering en Múnich. Entre el viaje y el trabajo esa semana casi no tenía fuerzas, pero hacía mucho que no se juntaba tanta gente de la comunidad ágil de España en un evento y eso hizo que me animara. Tengo que decir que me alegro mucho de haber asistido a la segunda edición del BAOS.

Me encantó Se aceptan ideas como venue. Abierto y muy luminoso con un equipo de personas que dieron un soporte perfecto a las charlas, a la organización y a los asistentes. Gracias a la organización por elegir este lugar, por contratar un catering delicioso y crear el entorno adecuado para disfrutar del evento.

Qué me llevo a nivel profesional

Javier Pérez estuvo hablando sobre el proceso de coaching estructurado, donde nos presentó un framework de 5 pasos para definir nuestras acciones y hacer un buen seguimiento de sus resultados.

“Hay que generar nuevas experiencias en las personas para que cambien sus creencias y así sus acciones mejoren los resultados de su trabajo” – Javier Pérez

Jordi Falguera compartió sus técnicas para gestionar el conocimiento, básicamente la repetición espacial o Sistema de Leitner. Me resultó muy gratificante saber que hay más personas que piensan que no hace falta leerse todos los libros al completo para aprender conceptos clave de nuestro entorno profesional, siendo las charlas TED y resúmenes de otros una gran fuente de conocimiento.

“En la era del conocimiento tenemos que aprender a aprender” – Jordi Falguera

Estuve en la sesión de Israel Alcázar sobre los pasos para implantar Agile en grandes organizaciones. Me encantó como involucró a los que estábamos allí reunidos para aportar nuestras ideas y experiencias, donde la que más llamó mi atención fue el método POPCORN de Claudio Perroni.

“Los pasos clave son conectar, observar y experimentar” – Israel Alcázar y Vanesa Tejada

Qué me llevo a nivel personal

Tuve el placer de dar la misma charla que en la Global Scrum Gathering de Múnich en versión española y aplicando el feedback recibido en el evento anterior. Gracias a los que estuvisteis ahí por escuchar mis ideas, por vuestras preguntas y feedback para seguir mejorándola.

Por último y como siempre me llevo el trato con las personas y poder aprender de ellas. Me hizo gran ilusión encontrarme con Saket Bivalkar y Jaume Jornet, con los que hacía mucho tiempo que no coincidía.

Y todas estas ideas clave las tenéis resumidas en mi sketch y en éste otro que hicieron las facilitadoras gráficas Laura y Lara del Espacio Izada.

!Feliz Domingo!

bigagileopenspace