Cómo me organizo: hago con energía

Una de las grandes y principales ventajas de aclarar mis cosas es que sé que a la hora de ponerme a ‘hacer’ algo, voy a entregar valor. Tras organizar mis recordatorios en el calendario y lista NEXT ACTIONS en Trello, llega el momento de revisar con qué me pongo para empezar a hacer. Éste es el quinto paso del flujo de trabajo de GTD®, donde tú decides qué hacer y qué no hacer en cada momento.

Qué es hacer

Hacer es atender a uno de mis recordatorios con fecha y/o hora o bien llevar a cabo una de mis acciones de la lista NEXT ACTIONS.

Qué valor aporta hacer

El placer de entregar valor. Puede sonar un poco místico o espiritual, pero cuando has separado ‘el grano de la paja’ con los pasos anteriores, hacer es un placer, un lujo, te sientes muy bien y orgulloso de tu trabajo.

Cuando llego a este paso, asumo que lo que hago aporta valor, ya que, el evento de mi calendario o la acción, son el resultado de haber capturado una ‘cosa’ y preguntarle: ¿qué significas?. Cuando elaboré esta respuesta y definí la/s acción/es especifiqué el por qué tenía que llevar esto a cabo, lo visualicé y lo prioricé.

Cuándo hago

Cuando capturo, añado las cosas a la lista INBOX de mi panel de trabajo o de mi panel personal, de manera que separo así mis dos contextos principales. Cuando estoy en casa hago las cosas del panel personal – generalmente – y cuando estoy en el trabajo hago lo que tengo en mi panel de trabajo, únicamente. Suponiendo que estoy en el trabajo, si al revisar mis recordatorios veo que no tengo reunión en el calendario, entonces miro la lista NEXT ACTIONS y elijo una función de dos factores: mi energía y tiempo disponible.

Mis horas de máxima energía son entre las 8:00 y las 10:30 de la mañana. Cuando estuve aclarando mis cosas, puse a mis tarjetas de Trello una etiqueta que indicaba si el coste que me iba a suponer esta acción era alto o bajo. En esta franja horaria siempre elijo las acciones de coste alto, ya que estoy fresca, tengo las pilas cargadas, y por tanto mi rendimiento es mucho mayor. Además, tengo en cuenta los ‘biorritmos de mi oficina’, es decir, esos ratos en los que mi entorno está más tranquilo, hay menos ruido e interrupciones, lo que me ayuda a garantizar mi foco – en mi oficina las reuniones empiezan a partir de las 10:00 y si le sumo que yo evito crear reuniones en mis horas de máxima energía, consigo tener un espacio de trabajo cada día para avanzar en mis acciones y proyectos.

Cómo hago

Cada día antes de irme de la oficina reviso mis recordatorios para confirmar con qué me voy a poner en cuanto llegue al día siguiente en mi franja de mayor energía. Esto me permite irme del trabajo con total tranquilidad y así, poner toda mi atención en mis otras prioridades personales, generalmente, no me llevo trabajo a casa.

Un día normal, llego a la oficina sobre las 8:00 – 8:30, reviso mi calendario y la primera reunión la tengo a las 10:30 – ¡toma! ¡toma! – seguidamente reviso mi Trello y pueden pasar dos cosas: que tenga que elegir una acción de la lista NEXT ACTIONS o que tenga una acción en progreso.

Cuando tengo tengo que elegir una acción

Partiendo de la base de que mi lista NEXT ACTIONS está ordenada por prioridad, el siguiente factor que tengo en cuenta es el coste de energía y luego el tiempo disponible hasta el siguiente evento en mi calendario.

Por las mañanas elijo la de mayor prioridad y alto coste, el tiempo disponible no lo tengo en cuenta ya que me he asegurado el espacio de trabajo. La acción elegida la muevo de la columna NEXT ACTIONS a mi columna IN PROGRESS y me pongo a llevar a cabo lo que tengo descrito en la tarjeta de Trello. Cuando defino las acciones procuro que el alcance sea pequeño, lo que me asegura que en ese espacio puedo terminarlas y moverlas a la columna DONE. Trello te permite archivar las tarjetas y que así desaparezcan de tu tablero, no lo hago porque me gusta repasar el trabajo entregado durante la revisión semanal, siguiente paso del que os hablaré.

Hay mañanas en las que llevo a cabo algunas de las acciones de mi lista NEXT ACTIONS y también dedico tiempo a aclarar mi lista INBOX, que como os dije, es uno de los pasos que requiere de atención y reflexión para tomar buenas decisiones y definir correctamente las posibles acciones.

Ocasionalmente, he tenido que asegurar que avanzo en un proyecto durante una semana, lo que significa que cada mañana debo hacer, hacer y hacer. Si quiero asegurarme todo lo posible de que nada me va a molestar, me aislo en una sala y no salgo de ella hasta las 10:00 – 10:30 que o bien tengo reuniones o quiero estar en mis sitio disponible para mis compañeros. Esto es importante, una gran parte de mi trabajo es estar disponible para otros, mi rol requiere ayudar a personas y equipos cuando lo necesiten y sus necesidades son impredecibles para mi. Cada día procuro tener un tiempo para mí y otro donde estoy disponible para otros:

• si no tengo interrupciones, sigo avanzando en mis acciones todo lo que pueda
• si tengo interrupciones, bienvenidas sean

OJO: si una interrupción durante el día es menos importante que algo que está en mis acciones y/o lo que se necesita puede esperar, entonces negocio para dar ese soporte y/o ayuda en otro momento conversando con la persona.

Cuando progreso en mis acciones por la mañana, ya me ha cundido el día

Cuando tengo una acción en progreso

En Trello tengo una columna IN PROGRESS con una sola acción. Tengo configurado un WIP=1 – work in progress – y si se me va la cabeza y pongo otra tarjeta en esa columna, ésta se pone roja, lo que mi cerebro traduce a: «mal Vanesa, muy mal, revisa y decide».

Si he empezado con una acción y no me ha dado tiempo a terminarla antes de mi siguiente evento del calendario, al volver a tener tiempo disponible sigo con ella. Si ocurre que mi nivel de energía es muy bajo y progresar en dicha acción requiere un nivel mayor, entonces, sólo en esta circunstancia, llevo a cabo acciones marcadas con coste bajo – esas que hago casi de forma automática. Para evitar que esto no me ocurra, cuando aclaro mis cosas defino acciones lo más simples posibles, con el alcance muy acotado, para que el tiempo que están en progreso sea bajo y la velocidad con la que puedo ejecutarlas y moverlas a DONE sea alta – si me pongo en modo Lean Thinking, intento que el cycle time de las unidades de mi flujo sea el menor posible.

Una de las cosas que me encanta de las tarjetas de Trello es que puedes crear una checklist en su interior detallando una secuencia de pasos que vas a llevar para completar la acción. Cuando tengo algo en progreso, paro y vuelvo, esa checklist me ayuda a ponerme en situación rápidamente- qué gustito da ir marcando las cajitas :D.

Cuando hay capacidad disponible en NEXT ACTIONS

Cuando os conté cómo organizaba los recordatorios de las acciones, os dije que en la lista NEXT ACTIONS tenía un límite de trabajo en curso – WIP – , mi manera de poner foco en avanzar en ciertas acciones antes de comprometerme a más. A medida que llevo a cabo mis acciones y éstas pasan a la columna DONE, mis lista NEXT ACTIONS va teniendo huecos disponibles. En el día a día, el tiempo disponible entre reuniones me permite ejecutar acciones y también llevar a cabo los pasos del flujo GTD®, por lo que se irá rellenando cuando vaya creando recordatorios de las cosas que he capturado y aclarado.

El flujo de trabajo GTD® hace que mis listas en Trello estén vivas

Mis reglas de oro

• Reservo mis horas de máxima energía para las acciones de mayor coste
• Antes de hacer miro si mi energía es la adecuada a la siguiente acción en prioridad
• Hacer es efectivo si tengo claridad, estoy presente y enfocada
• Ocasionalmente me aseguro el foco aislándome
• Cuanto más pequeña es la acción más rápido progreso y antes entrego valor
• Aseguro un tiempo para mí para garantizar mi disponibilidad a los demás
• Si alguien me convoca en mi horario de mayor energía, negocio otro horario

Os dejo algunos enlaces que son interesantes sobre este paso del flujo GTD®:

• Actuar en Facile Things
• Cómo decidir de forma efectiva qué hacer de José Miguel Bolívar

IMPORTANTE: Todo lo que os cuento está basado en la metodología Getting Things Done® (GTD®) sobre la cual he ido experimentando para adaptarlo a mi contexto profesional y personal. Si deseas empezar a definir tu flujo de trabajo te recomiendo que empieces tu propio camino hacia la efectividad personal respetando y partiendo de sus bases – libro en inglés y castellano.