Cómo me organizo: reviso mi sistema semanalmente

El flujo de trabajo va llegando a su fin. He empezado capturando cosas, aclarado qué significan para definir acciones concretas, organizando los recordatorios de mis acciones en listas o el calendario con el fin de poder echarle un ojo a mi sistema y saber qué es lo mejor que puedo hacer en cada momento, dicho esto me pongo manos a la obra y a entregar valor. Este flujo de trabajo es continuo, es decir, mis listas, mi calendario, y mi sistema de archivos están vivos y debo asegurarte de que tienen una vida saludable, para ello realizo la revisión semanal.

Qué es la revisión semanal

GTD® define revisar como la manera de mantener tu sistema funcional y tantas veces como sea necesario para sentirte cómodo con lo que estás haciendo. En el caso de la revisión semanal, es llevar a cabo lo que sea necesario para dejar mi mente limpia de nuevo y esto pasa por realizar todos los pasos del flujo.

La revisión semanal es la ITV de mi sistema

Qué valor me aporta la revisión semanal

La revisión semanal me permite poner la casa en orden y dejarla limpia para la próxima semana, además de reflexionar sobre cómo mejorar mi sistema para ser más efectiva, es mi momento de mejora continua. Es un auténtico placer, llegar el lunes a la oficina y empezar a trabajar de forma organizada.

La revisión semanal define mi propósito para la siguiente semana

Cuándo hago la revisión semanal

Al principio realizaba la revisión semanal los viernes nada más llegar a la oficina por la mañana con mi máximo nivel de energía, pero fallaba mucho. Me entraban las ganas de avanzar con esas acciones que quería realizar durante la semana, delegando así la revisión semanal para el final de la jornada, cuando ya tenía ganas de irme a casa. Encima no me iba a casa a gusto sino con el ‘run run’ de: «jolines me he vuelto a emocionar y me toca hacer la revisión semanal durante el finde», porque hacerla si la hacía, no puedo vivir sin ella.

Llevo meses haciéndola el jueves por la tarde tras el sopor de la comida, donde mi energía está en nivel medio y sé que me cunde. Me lleva una hora y media aproximadamente. De momento va bien, sobre todo porque me hace ser consciente de, según ha ido la semana, lo que puedo cerrar durante el viernes para irme a casa con total tranquilidad y sabiendo que he hecho un buen trabajo. Un detalle importante que quiero mencionar es que, si durante la semana he ido dedicando tiempo a aclarar y organizar la revisión semanal es más fácil.

Cómo hago la revisión semanal

En primer lugar la revisión semanal ocupa dos horas en mi calendario y en el interior de un evento tengo la lista de pasos que llevo a cabo y voy a hacer especial mención a: procesar el email, definir mi backlog de la próxima semana, poner a punto el calendario y revisar acciones delegadas.

Puesta a punto de mi bandeja de entrada de Email

Rara es la vez que me voy de fin de semana con correos en mi bandeja de entrada. Al terminar la semana proceso el email y simplemente aplico los comandos de Inbox Zero. Para evitar que este paso se convierta en un infierno y me ocupe la mayor parte de mi tiempo de la revisión semanal, proceso el email diariamente al menos 3 veces.

Puesta a punto de mi backlog semanal

Una de las claves de mi lista de actividades durante la revisión semanal es analizar mis progresos y definir mi backlog para la próxima semana.

Revisando progresos

Durante la semana, a medida que completo mis acciones las muevo a la columna DONE, lista que reviso para ver mis progresos y que al final de la semana renombro «Done_YYYYMMdd» y archivo, así dejo constancia de los progresos que hice esa semana. Luego me creo una nueva columna DONE para la semana próxima.

Creando el nuevo backlog

En Trello mi columna/lista NEXT ACTIONS tiene un WIP de 10. Esto significa que es lo máximo que me comprometo conmigo misma. A veces incluyo menos acciones en este backlog en función del calendario de la semana, por ejemplo: las semanas que tengo que viajar o que me toca facilitar un evento de revisión del roadmap, me comprometo a menos acciones. Al final, si la semana me va bien y me cunde más de lo que yo había imaginado, puedo organizar recordatorios de la lista PENDING y así añadir más acciones a mi backlog.

Puesta a punto del calendario

Poner a punto el calendario significa añadir, modificar o eliminar eventos de mi calendario:

• Añado aquellos que son fruto de organizar mis recordatorios ya que en la revisión semanal ejecuto todos los pasos de GTD®
• Elimino esas reuniones a las que va otro compañero y no hago falta
• Modifico esos eventos que me doy cuenta pueden hacerse en otro momento

Seguimiento de acciones delegadas

Tengo dos tipos de acciones delegadas para las cuales llevo a cabo pasos diferentes:

• Si he delegado yo, uso el hilo de email existente para preguntar cómo vamos.
• Si me han delegado a mi, uso el email existente para hacer un update de cómo voy.

El primer caso lo omito si la persona como tal proporciona visibilidad y de forma proactiva ha ido hablando conmigo, es decir, ha llevado mi segundo punto a cabo.

Identificando mejoras en mi sistema

Esto se nota, se siente y se palpa en el ambiente, a medida que vas trabajando te das cuenta de cosas que no te encajan, no te están funcionando bien y sabes que debes modificar. Un tiempo de la revisión semanal está para esto, para saber en qué ‘no he estado fina’ y me afecta a mi efectividad personal, por lo que alguna acción de mejora debo llevar a cabo. Un ejemplo lo he puesto en la sección anterior. Fui consciente de que no llevaba a cabo la revisión semanal cuando la tenía programada los viernes por la mañana, pues tomé una decisión para ver si conseguía mejorar ese paso en mi sistema. Es más, si escribiera ‘cómo me organizo’ dentro de 6 meses a lo mejor habría cambiado algunas cosas de las que he contado, simplemente porque he descubierto formas de hacerlo mejor.

Mis reglas de oro

• Siempre hago una revisión semanal
• Llevo a cabo la revisión semanal aislada
• Aplico las mejoras identificadas en mi sistema cuanto antes
• Si no hago la revisión semanal en la oficina la hago en casa el fin de semana

Algunas personas que están leyendo mis artículos sobre cómo me organizo me dicen que tengo un Personal Kanban o Scrum con sprints de 1 semana, más allá de las etiquetas lo que intento es ser consciente y tener un cierto control sobre mi capacidad de trabajo, las tareas que aportan valor y mi mejor momento para llevarlas a cabo.

Os dejo algunos enlaces que son interesantes sobre este paso del flujo GTD®:

• La Revisión Semanal, a fondo  por FacileThings
• #CoreGTD: Poniendo a punto tu sistema cada semana por Jerónimo Sánchez

 

IMPORTANTE: Todo lo que os cuento está basado en la metodología Getting Things Done® (GTD®) sobre la cual he ido experimentando para adaptarlo a mi contexto profesional y personal. Si deseas empezar a definir tu flujo de trabajo te recomiendo que empieces tu propio camino hacia la efectividad personal respetando y partiendo de sus bases – libro en inglés y castellano.