En el post anterior os conté el origen de la característica que más me define como profesional y como persona, organizarme para hacer lo que me proponga bien y de forma efectiva. Me preocupo sobre cómo me organizo porque quiero hacer lo que tiene más valor en cada momento, y para ello tengo que elegir entre un conjunto de acciones, las cuales he tenido que definir a partir de una lista de cosas que he creado previamente. Fiel a la metodología Getting Things Done®, el primero paso de mi flujo de trabajo es capturarlo todo.

Qué es capturar

Yo capturo todo lo que creo que está pendiente en una única lista llamada INBOX. Cuando digo todo me refiero a cualquier cosa que pase por mi cabeza y resuene a: “tengo pendiente…, debería…, tendría que…, habría que…”, básicamente lo que siento que está pendiente de hacerse o cualquier tema que no está cerrado.

VanesaTejada_ProductividadPersonal_Capturar

Qué valor me aporta capturar

Los objetivos de capturarlo todo en un único lugar son:

  • Evitar olvidos. Prefiero apuntar algo que luego no tengo que hacer, antes que no hacer algo por no haberlo apuntado.
  • Asegurar mi foco. No me gusta que mi cerebro esté pendiente de acordarse de cosas en vez de hacer lo que tiene claro.
  • Tener un único lugar de referencia. Me da paz saber que aquello que tenga que hacer sale de un único sitio.

Mi lista de INBOX es ese sitio donde apuntar cosas que ya aclararé después.

Cuándo capturo cosas

Constantemente. En mi día a día, tengo muchos inputs y todos ellos van a la lista INBOX. Estos pueden venir de muchos lugares como por ejemplo:

  • Cosas que leo en un chat
  • Cosas que recibo por email
  • Cosas que apunto cuando estoy en una reunión
  • Cosas que se me ocurren mientras hago otra cosa: las capturo para verlo después y así no interrumpo lo que estoy haciendo en ese momento
  • Cosas que se me pasan por la cabeza cuando: voy andando, estoy tomando café, me ducho, paseo a mi perro, estoy cocinando, me despierto por la noche…

Capturo en la lista INBOX cualquier cosa que deba hacer y pase por mi cabeza.

Mi cabeza es bastante activa y a veces se me ocurren cosas en momentos en los que no puedo capturar en mi lista directamente, por ejemplo: cuando voy conduciendo le digo a mi querida amiga SIRI que me mande un email, si no tengo papel a mi alcance o batería en mi móvil, le pido a alguien que vaya conmigo que me deje el suyo.

Dónde capturo mis cosas

Yo trabajo con la herramienta Trello y tengo dos paneles principales: uno donde está mi flujo de trabajo profesional y otro donde está mi flujo de trabajo personal. Ambos tienen una primera columna que se llama INBOX, y cada cosa que capturo está en una tarjeta. El motivo por el que tengo estos paneles diferenciados es que son para mi dos contextos y/o entornos de actuación y atención diferentes.

Cuando estoy en la oficina toda mi atención y mis acciones están relacionadas con mi trabajo, mientras que cuando estoy en casa toda mi atención y mis acciones están relacionadas con temas personales.

Mis reglas de oro

  • Capturo mis cosas en un único sitio. Lista INBOX – “One source of truth”.
  • Las cosas nuevas a apuntar van debajo de la anterior.
  • Apunto cosas que ya definiré en detalle después. Son notas rápidas, el mínimo de información a recordar de qué se trataba. No son ni tareas ni acciones concretas.
  • Prefiero interrumpir una conversación para tomar notas que arriesgarme a olvidar algo, no pasa nada por decir: “dame un segundo que me apunto esto”.
  • Si no tengo la lista INBOX a mano, excepcionalmente capturo en un papel o me mando un email, para poder añadirlo en INBOX en cuanto pueda.

Al final el objetivo es no olvidarme de nada y capturarlo todo en un único sitio. Sólo así podré dedicar otro momento a procesar y aclarar qué tengo que hacer con esas cosas, el siguiente paso del flujo de trabajo.

Algunos artículos interesantes sobre la acción de capturar y los contextos son:

IMPORTANTE: Todo lo que os cuento está basado en la metodología Getting Things Done® (GTD®) sobre la cual he ido experimentando para adaptarlo a mi contexto profesional y personal. Si deseas empezar a definir tu flujo de trabajo te recomiendo que empieces tu propio camino hacia la efectividad personal respetando y partiendo de sus bases – libro en ingléscastellano.

17 thoughts

  1. Descubrí GTD porque leí un tuit tuyo. Preguntando en la oficina descubrí que había varias personas que lo habían leído y un par lo usaban en su día a día. Al principio con sus visiones me parecía bastante complicado llegar a hacer todo lo que “exigía” para organizarse pero decidí igualmente leerlo.
    Creo que he tardado más tiempo en leerme este libro porque al mismo tiempo iba añadiendo algunas de esas acciones que te muestra, al principio lo hice por probar, como vi que me funcionaba, decidí ir implantando todo. A día de hoy solo lo he leído una vez y estoy todavía adaptando la metodología a mi, para que sea más cómodo gestionarme y también uso Trello que incluso puede engancharse con el calendario de google y así te crea citas directamente ¡me encanta!
    Es todo un invento y me está ayudando muchísimo a completar más tareas de las que hacía antes. ¡Gracias por compartir!

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    1. Hola Vicenç,

      si lo que capturo de Twitter es información que me interesa guardar en mi sistema de conocimiento pueden pasarme dos cosas:
      – Que sepa donde ponerlo – copio el link
      – Que no sepa donde ponerlo – creo una tarjeta en Trello

      Tengo dos paneles de gestión de conocimiento en Trello uno sobre desarrollo personal y otro sobre el desarrollo de producto – – https://vanesatejada.com/2017/02/12/organizando-conocimiento-de-desarrollo-de-producto-con-trello/.

      La captura la hago en el momento que he leído el artículo. Hago lo mismo si el artículo lo he leído en Feedly. Suelo leer Twitter y Feedly desde el móvil o tablet y uso las opciones de iOS Sharing. Por otro lado, estoy investigando IFTTT y Zapier para intentar conectar algunas de mis herramientas y reducir operativa manual.

      No tengo una frecuencia fija para gestionar la información pendiente de ubicar en las boards de Trello, pero ya te
      aseguro que debo hacerlo más a menudo 🙂

      Desde hace poco estoy experimentando con la cuenta de email que te proporciona Trello, ya que me crea tarjetas en la columna que yo le diga, generalmente INBOX.

      Respecto los correos, si al leer un email creo que hay algo que hacer, añado una tarjeta en Trello y dentro de la misma pongo el subject del email, para poder acceder rápido a él si lo necesito.

      Gracias por tus preguntas!
      Vanesa

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  2. Hola Vanesa, me encanta tu blog y la manera en que integras GTD y Agile!
    Una pregunta sobre uso de la aplicación Trello, dices que tienes dos tableros/paneles con Inbox Profesional y otro Inbox Personal y ahí vas poniendo las tarjetas que cuando haces el proceso de aclarar las mueves a otros tableros por categorías o proyectos. Es así? Por qué dos tableros? Podría ser un solo Tablero Inbox y luego dos columnas de Inbox Profesional y otro Personal?
    Gracias!

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    1. Hola Trini,

      Para mí son dos contextos y focos independientes. Cuando estoy en la oficina no aclaró temas personales y viceversa. Por este motivo tengo dos tableros con la misma estructura – tienen todas las listas de GTD no solo el Inbox – pero diferentes cosas y acciones. Además mi tablero es mi flujo de trabajo, la entrada es Inbox y la salida Done o haber eliminado la tarjeta si no se requiere acción no es útil la información.

      ¿Contesta a tu pregunta?

      Un abrazo,
      Vanesa

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  3. Hola Vanesa, enhorabuena por el contenido y la claridad en la explicación.
    Sobre la recopilación y el procesado me queda una duda de cómo lo haces: tu inbox es trello y todo lo aclaras desde trello según entiendo. Mi gran duda es el gestor de correo ¿qué pasa con el inbox del mail? Si te llega una gran cantidad de flujo de trabajo por mail, ¿cómo lo haces?¿te los reenvías a Trello? y después, ¿los archivas en genérico todos los mails, por proyecto, o cómo? Creo que es mi laguna más importante y lo que no consigo percibir bien de lo que explicas.

    Muchas gracias, en cualquier caso, por la inspiración

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