Era la primera vez que organizaba un evento de revisión del roadmap de producto.

El evento duraba dos días y medio, y durante la preparación del mismo una de mis tareas más importantes fue elaborar una agenda: los temas a tratar, el objetivo de cada uno, quién iba a realizar la presentación de introducción al tema, cómo era el formato de la presentación para que la comunicación fuera efectiva…

Una hora antes de que el evento arrancara llegué a la sala, comprobé que mis paneles de visual management con el estado del roadmap estaban perfectos sin que algún post-it se hubiera caído al suelo, me aseguré de que las pizarras estaban limpias gracias a los compañeros de la limpieza, listos para trabajar en ellos si era necesario, puse la contraseña de la WiFi a la vista de los asistentes, coloqué fruta y algunos dulces para acompañar el café de bienvenida y finalmente, mandé imprimir la agenda.

Delante de cada silla, una copia de la agenda estaba perfectamente impresa, entrando en una única cara, perfectamente encuadrada y con un tamaño de fuente legible. Esperaba impaciente, mirando por la ventana para ver cuando llegaba el autobús de mis compañeros que venían de otras oficinas de Europa y Asia, me había preparado un discurso de bienvenida con la profesora de inglés, lo repasaba con voz nerviosa y la respiración entrecortada, era la primera vez que se organizaba un evento así en la empresa, era mi primera vez delante de altos cargos de management y stakeholders, estaba como un flan.

Por fin llega el autobús, empiezan a entrar en la sala, sonríen diciendo: “Good morning Vanesa!“, me van dando dos besos, dejan las mochilas en el suelo, unos van a la aseo, otros cogen café de la mesa que tenía preparada la sala, algunos dulces y por fin empiezan a tomar asiento. Es ahí cuando mi agenda toma protagonismo, apartada para poder colocar el portátil, girándola para tomar notas en la parte de atrás o sencillamente desplazada al centro de la mesa como si fuera un papel que estorba. Cuando empecé el discurso de bienvenida, hice mención a la agenda que todos tenían en la mesa y fue en ese momento cuando se le prestó atención y todos la repasaron a medida que yo la explicaba de viva voz.

Dos meses y medio después teníamos otro evento de las mismas características sólo que esta vez la agenda no era un folio A4 impreso con una lista de temas a tratar, sino una gran hoja de flip chart repleta de dibujos y colores perfectamente centrada en la sala. Esta vez lo que pasó cuando mis compañeros entraron en la sala fue completamente diferente a la vez anterior. En esta ocasión se acercaron a verla, tomaron fotos, se rieron de algunos dibujos, siguieron el camino trazado por cada tema con el dedo y luego tomaron asiento. Bingo.

VanesaTejada_VisualAgenda_Example1.png
Agenda Visual

Dibujar me permite captar la atención de la audiencia

 

Cuándo dibujo en mi trabajo

Lo mejor que puedes hacer para dibujar e ir mejorando es practicar siempre que tengas la ocasión. Os cuento todas las situaciones de mi entorno laboral en las que el dibujo juega un papel principal.

Eventos de revisión de roadmap

Dibujo una agenda visual en todos los eventos de uno o dos días como son los de revisión del roadmap de producto. La imagen que os he presentado más arriba es una agenda visualLas veía en conferencias, eventos, formaciones y talleres. Lo mejor es que tengo fotos de todas las mías y verlas ahora una a una para seleccionar un caso real ha sido muy emocionante, pues he percibido una mejora desde los inicios hasta hoy.

Durante estos eventos surgen conversaciones de brainstorming donde mucha información emerge de forma espontánea. Me encanta cuando alguno de los managers me mira y hace “el gesto de la cuenta” con su mano, que en este preciso momento significa: “tenemos que dibujarlo”. Siempre dispongo de una pizarra blanca limpia por si tengo que plasmar todas las ideas clave de una conversación de este estilo, lo que también se conoce como graphic recording.

VanesaTejada_GraphicRecording.png
Facilitando visualmente una sesión sobre “Personas” (UX)

Workshops, formaciones y dinámicas

Cuando llevo a cabo un taller u formación, me gusta mucho dibujar los pasos de la sesión y los paneles de trabajo del equipo en hojas de flip chart. Así los presento en el mensaje de bienvenida, me sirven a mi de guión y al resto para imaginar lo que van a hacer.

Notas en las reuniones

Me gusta dibujar cuando trabajo con otras personas, para ellas y por ellas, pero también dibujo para mi misma. Generalmente capturo mis notas en Trello para luego aclararlas, pero a veces no procede tener el portátil abierto y es cuando llevo conmigo una libreta con algunos rotuladores de colores. En este caso hago sketching para tomar apuntes visuales. Si queréis apuntaros a algún curso para aprender, os recomiendo está página.

 

Beneficios de dibujar en mi trabajo

Hay personas que cuando me ven dibujar aun piensan que tengo mucho tiempo libre, la verdad es que dibujar me brinda grandes beneficios al trabajar en equipo, como son:

Captar la atención

Si hay un agenda visual en la sala, alguien toma una foto siempre y la acaba compartiendo con otros. Cuando estoy dibujando una sesión de brainstorming, todos están pendientes de cómo voy a representar algo que han dicho porque les resulta divertido a la par que interesante. Al coger un rotulador, las personas quieren ver si escribo lo que están diciendo, miran, me esperan e incluso dan feedback para que lo mejore. Además de captar la atención del equipo, también que se mantenga en el tiempo.

Fomentar la colaboración

Mientras captas la conversación de las personas, o representas algo en lo que estamos trabajando, los elementos visuales crean interacciones pues favorecen que la gente opine, cuestione, señale con el dedo algo, gracias a mostrar a todos lo que tienen en su cabeza.

Facilitar la toma de decisiones

Su atención y colaboración mientras visualizas el trabajo del equipo, permite que se tomen decisiones con la misma información en el mismo momento con un mismo lenguaje.

Reducir malentendidos

Cuando escribo algo en público, doy la oportunidad de que alguien me corrija, de manera que en el momento lo cambio. Esto es muy valioso porque las notas visuales se convierten en las actas y acuerdos del equipo, algo mucho más importante que lo que algunos escriben en su libreta, que sólo ven ellos y no sabemos cómo lo interpretarían los demás. Si cuando acabo de dibujar, nadie tiene comentarios, la pizarra cierra la sesión.

Evitar escribir minutas de reuniones

Y cuando en la pizarra, el panel de trabajo o el flip chart, está todo lo que hemos hablado, acordado, y nadie tiene comentarios al respecto, las minutas son una foto y con ella nos ahorramos escribir las decisiones que se han tomado por cada tema.

En el primer evento de revisión del roadmap de producto, estuve un par de días pasando todas mis notas de mi cuaderno a limpio para enviarlas. Dudo que todos las leyeran, me daba pereza hasta a mí. Sin embargo, una foto con elementos visuales bonitos, sencillos e ideas clave, si se consulta sin desgana.

 

Dibujar no es cosa de niños, sino una potente herramienta de efectividad en el trabajo en equipo.

Para terminar, os voy a contar cómo el dibujo llega a mi vida. Cuando era una niña, la profesora del colegio les dijo a mis padres que era un poco hiperactiva y que las clases de dibujo y pintura me podría venir muy bien, pues dibujar y pintar requería tiempo, había que hacerlo con paciencia y despacio. Llegué a pintar cuadros al óleo pero al empezar la universidad lo dejé pues no lo conseguí compaginar con mis estudios y otras actividades de la adolescencia. Cuando descubrí que dibujar en mi trabajo mejoraba la efectividad de mis reuniones, talleres y sesiones de equipo, decidí desempolvar esta cualidad e incorporarla a mi caja de herramientas en el entorno laboral. Una de las mejores decisiones que he tomado en los últimos años.

 

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