Por qué lo llamas notificaciones cuando son interrupciones

Por qué lo llamas notificaciones cuando son interrupciones

El foco para mí es la concentración absoluta respecto una acción que voy a realizar, de la cual tengo una visión clara del resultado a obtener, conozco todos pasos para llegar a mi objetivo y dispongo del contexto adecuado para conseguirlo. Suena a éxito asegurado, pero no es así. Por mucha claridad que tenga en mis acciones y sensación de control sobre ellas, hay factores que me afectan directamente a la hora de conseguir mis resultados y estas son las interrupciones. Hay algunas interrupciones con las que tengo que lidiar porque son parte de mi trabajo y van implícitas en el rol que tengo, pero hoy quiero hacer hincapié en esas interrupciones que me he creado a mi misma, especialmente las de las aplicaciones móviles.

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Hasta hace un par de meses, era ver una bola roja con un número en una aplicación del móvil y tenía que entrar. Malo. El caso es que empecé a observarme, y me di cuenta de que la mayor parte de esas notificaciones no necesitaban de una acción inmediata por mi parte. Fue entonces cuando conscientemente supe que tenía configuradas interrupciones y no notificaciones.

Cuando una notificación no requiere de una acción inmediata por tu parte entonces has sufrido una interrupción innecesaria

Empecé a anotar qué aplicaciones tenía configuradas con notificaciones que podía atender después, y resultaron ser la inmensa mayoría, así que decidí hacer un experimento, decidí desactivar las notificaciones de todas ellas: Email, Twitter, LinkedIn, WordPress, y WhatsApp. Esto me costó mucho, os lo aseguro. Sentí que me desconectaba del mundo.

Cuando desactivé las notificaciones de mis redes sociales sentí que me desconectaba del mundo

El mono

Oh si, tuve mono. En la primera fase, creo que empecé a acceder a cada una de las aplicaciones que había desactivado más que cuando tenía notificaciones, porque yo estaba convencida de que me estaba perdiendo algo importante. Creo que aquí fui aún más consciente de que tenía cierta dependencia a mis redes – lo primero es reconocerlo.

En la segunda fase del mono, descubrí que lo que yo creía que me perdía, seguía estando ahí después, que la información no desaparecía, que yo podía elegir cuando leerla. De hecho en este punto mejoré bastante la gestión de Feedly, añadiendo a personas de las que no me quiero perder nada y que sólo seguía en Twitter.

Finalmente en la tercera fase del mono, empecé a acceder las herramientas en ratos de descanso y lectura, sencillamente decidí ser yo quien domine la herramienta y no que la herramienta de domine a mi.

El desenganche

Antes cuando veía que tenía una notificación dejaba lo que estuviera haciendo y echaba un vistazo. Desde mi punto de vista ahora, considero que mi móvil era quien gestionaba mi atención. No, perdona, pero las reglas del juego han cambiado. Mi móvil está a mi servicio y disposición, yo elijo cuando acceder a él y dedicarle mi tiempo.

Recuerda que tú eliges voluntariamente a qué le dedicas tu tiempo y atención

Mi foco en el día a día ha mejorado significativamente, principalmente en casa, ya que en la oficina apenas llevo el móvil conmigo. Las únicas notificaciones que he dejado activas son las llamadas, las alarmas y los recordatorios programados en el calendario, todo lo demás puede esperar a después.

Ahora bien, he de reconocer que hay una cosa que sí me cuesta un poco, y es que los días que publico, los domingos, si miro el Twitter algunas veces más de lo normal, porque me hace ilusión saber si la historia que he contado ese día está gustando a mis lectores, sencillamente, no he podido desengancharme de vosotros.

 

3 libros de referencia sobre Productividad Personal


Cuando empecé a preparar el temario para la clase de ‘Productividad y Aprendizaje Personal’ para el Máster de Metodologías Ágiles en LaSalle, me volví a leer lo que son para mi las biblias de la productividad personal.

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Las llamo biblias por dos motivos principalmente. El primero es que me resuelven todas mis dudas por completo. A pesar del buen contenido y experiencias que leo en los blogs que sigo, la fuente original nunca falla. En segundo lugar, siempre que las leo aprendo algo nuevo, siempre hay algún detalle al que no he dado la importancia suficiente. Con cada lectura te vas dando cuenta de que cada línea es oro puro.

Getting Things Done por David Allen

Esta es la biblia de Getting Things Done (GTD). La primera vez que lo leí tenía 19 años y ahí todo empezó a tener sentido en cuanto a buscar la forma de ser mas efectiva y sentirme organizada. Desde entonces, lo habré repasado cada 2 años además de ser una fuente constante de consulta para recordar matices, principios y valores.

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Productividad Personal por José Miguel Bolívar

En castellano y con un autor que es un referente en la productividad personal en España, el libro de José Miguel Bolívar debe acompañar al de Davide Allen en tu biblioteca. Este libro me ha ayudado a ver con otro punto de vista y perspectiva GTD.

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Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva por Stephen R. Covey

Para algunos es un libro muy ‘antiguo’, para mi te lleva a una interesante reflexión respecto tus hábitos actuales. La primera vez que lo leí me ayudó mucho para hacerme un plan de mejora personal y realmente construir hábitos que a día de hoy, lo siguen siendo.

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¿Me recomendáis algún otro?

 

Organizando mi conocimiento de desarrollo de producto con Trello


Yo leo mucho sobre desarrollo de producto y metodologías ágiles  – entre otras cosas – y guardo todas las referencias que me aportan valor, conocimiento y que quiero tener a mano para hacer uso de ellas en mi día a día y para estudiar. Hace algunos meses noté que a pesar de almacenar la información etiquetada y categorizada sólo sentía que tenía una lista interminable de enlaces apilados… veía mucha información almacenada que no estaba asociada entre sí como yo necesitaba, es ahí cuando me hice la siguiente pregunta: ¿estoy infoxicada?.

Existen muchas teorías, técnicas, prácticas que puedes considerar en el flujo de desarrollo de producto, desde que defines tu modelo de negocio hasta que ajustas tu producto para satisfacer al cliente. Necesitaba saber cuando cada concepto aplica de una forma ordenada, simple y visual. Además, tal y como dice GTD, mi efectividad personal se ve afectada por la facilidad de almacenar y recuperar información de mi sistema de referencia.

Trello me permite cubrir estas necesidades gracias a su interfaz sencilla, ordenada, visual, donde crear tarjetas y buscar información es muy fácil; por ello he decido usar Trello para gestionar mi conocimiento de desarrollo de producto.

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Cómo organizar tu conocimiento en Trello 

  • Cada columna es un paso del flujo
  • Cada tarjeta es un concepto
  • Dentro de cada tarjeta hay una imagen, descripción y referencias
  • Puedo ordenar las técnicas dentro de un paso del flujo según mis ideas/preferencias
  • De un vistazo puedo refrescar mis conocimientos

Trello permite organizar tu conocimiento de una forma ordenada y muy visualtwitter_logo_blueTweet

Cómo alimentar tu conocimiento en Trello 

Un día empecé a mover todo lo que tenía en Evernote a Trello. Después en mi día a día, cuando leo algo que quiero almacenar como referencia tengo dos opciones:

  • Añadir nuevos conceptos creando una tarjeta en la board a través de las opciones compartir
  • Añadir referencia a conceptos existentes copiando el enlace en la tarjeta correspondiente

La gran ventaja es que puedo hacer esto desde cualquiera de mis dispositivos, donde tengo mis redes sociales y Feedly instalados.

Tengo una columna especial que llamo “To Analyze” para esos casos en los que leo algo que no sé muy bien donde ubicar, o quiero investigar y estudiar sobre un tema en concreto. Esta columna se está convirtiendo en mi fuente de conocimiento donde quiero profundizar, mientras que los elementos ubicados en el flujo son conocimiento que he adquirido y debo repasar con cierta frecuencia para no olvidarlo.

En algunas tarjetas quiero buscar imágenes o sino dibujar unos sketch yo misma, siento la necesidad de ver un dibujo que me ayude a recordar el concepto clave.

Hay mucho trabajo aún pendiente, pero me está gustando mucho poner en orden mi cabeza.

El conocimiento es mi caja de herramientas, lo quiero cuidar y seguir cultivandotwitter_logo_blueTweet

¿Y tú cómo organizas tu base de conocimiento? Quiero conocer mas experiencias, así que me encantaría que compartieras las tuyas.

Mi experiencia como profesora del MMA


Este viernes y sábado fueron los grandes días. Cuando acepté este reto, sabía que iba a ser una experiencia muy enriquecedora, nueva y emocionante, pero no imaginaba que fuera a aprender tantísimo, a nivel personal y profesional.

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Aprendizajes antes de la clase

Cuando acepté la oportunidad de ser profesora en el MMA de la asignatura Productividad y Aprendizaje Personal, mi primer objetivo fue separar mi sistema de productividad personal de la teoría original que iba a contar, para no contaminar a los alumnos con mis trucos después de tanto años trabajando en mi sistema. Primero me hice un enorme mapa mental sobre mi sistema de organización y flujo de trabajo, después me puse a estudiar de nuevo.

Volví a leerme la biblia de Getting Things Done (GTD), me compré el libro de Jose Miguel Bolívar – que llevo a medias y me encanta – y fui poco a poco volcando las ideas clave en Trello para crear la Story Board de la clase, siempre respetando la biblia.

El gran aprendizaje de esta fase fue reaprender GTD y afilar la sierra  cuyo beneficio fue hacer algunos cambios en mi sistema para mejorarlo.

Cuando asumí el reto de enseñar me preocupaba plantar una semilla de conocimiento incorrecta en las personas.

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Aprendizajes durante la clase

El día que llegué a la clase, estaba como un flan. A los 15 minutos me dejó de temblar la voz, veía la cara de la gente atenta, empezaban a surgir preguntas, tomaban notas y se reían de mis chascarrillos, así que me relajé y todo empezó a fluir.

Ha sido muy bonito ver cómo los alumnos han contribuido a que el material del próximo año sea mejor gracias a su feedback, experiencias personales y nuevas ideas que han surgido de los debates y ejercicios.

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Me encantó que al final de la clase compartí con ellos cosas que hasta ahora pocos sabían, algunos experimentos y trucos. Su reacción e interés me emocionaron y me han animado a añadir nuevos artículos al backlog del blog.

El gran aprendizaje de esa fase fue sentir como disfrutaba de hablar de un tema que me apasiona y que está en mi ADN: la productividad personal.

Aunque seas el profesor, crea un espacio donde los alumnos participen y enseñen cosas nuevas tanto a ti como al resto de la clase.

Aprendizajes después de la clase

La despedida de los alumnos fue maravillosa. Han sido geniales, divertidos, participativos y me han hecho sentir muy bien durante estas 8 horas juntos.

Hicimos una retrospectiva Starfish al final para que me ayudaran a mejorar los contenidos de la materia. Además me han pedido adaptar algunas de las imágenes y esquemas que proporcioné en la clase ,así que ya tengo una lista de acciones para llevar a cabo durante la próxima semana.

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Empecé a preparar la asignatura en la primavera de 2016. En otoño empecé a listar los temas que quería tratar y a partir de noviembre de 2016 cada tarde le dedicaba unas 2 horas al material final. Han sido muchas horas, hubo un momento en el que me llegué a preguntar: “Madre mía… ¿esto me compensa?”…

El aprendizaje final es que sí, sí me compensa.

Hasta el próximo año.

Cómo utilizo el calendario compacto de El Canasto


Yo no puedo vivir cómodamente sin un calendario. Delego en él todos mis recordatorios con fecha y/o hora en todos los contextos de mi vida y para cualquier tipo de tarea: reuniones de trabajo, quedadas con amigos, citas familiares, cumpleaños, aniversarios, médico, renovar el DNI o similares, revisión del coche, deporte, vacunas para mi perra, mi horario de comida… Por poder, podría vivir sin calendario, pero con total seguridad me olvidaría de cosas por mucho que me esforzara en contestar a la pregunta: ¿tengo algo que hacer hoy sí o sí?.

Yo trabajo con el calendario de Google cuya vista de más alto nivel es la de ‘mes’, y se me queda cojo para algunos planes que tengo que valorar durante el año, como son: mi gestión personal de las vacaciones y conferencias/eventos a los que quiero asistir. Para cubrir esta necesidad uso el calendario compacto de El Canasto.

El calendario compacto de El Canasto me permite organizar mis vacaciones y conferencias.  

Tengo un único documento de tipo spreadsheet con una hoja por cada año. Cada hoja contiene las vacaciones pendientes, disfrutadas, deseadas pero no confirmadas y también las fechas de eventos a los que me gustaría asistir.

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Esta hoja la configuro en las primeras semanas del año, actualizo los días festivos nacionales, locales y de mi empresa.

A medida que voy confirmando eventos y/o vacaciones, creo los recordatorios en mi calendario: con los días festivos o de vacaciones me bloqueo todo el día y activo la opción de rechazar cualquier invitación que reciba para esa fecha.

Finalmente tengo un recordatorio recurrente cada 3 meses para hacer revisión.

¿Tú también necesitas una vista de alto nivel de tu calendario? Si me cuentas en qué casos y que herramienta usas te lo agradecería.

Cómo mi padre hace GTD con el correo postal


Con todas estas fiestas una pasa más tiempo en con de los padres, y desde hace unos días he observado cómo mi padre gestiona el buzón de correo de su casa.

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Un día decide vaciar el buzón porque sabe que se está llenando. Quiere ver si tiene algo importante y dejar hueco para el resto de correo que pueda llegar. Sale de casa, abre el buzón, coge todo lo que hay tal cual está – CAPTURAR – cierra el buzón dejándolo limpio – inbox zero de libro -, entra en casa y pone el montón de correo – lista IN-BASKET  en la mesa de la cocina- WORK SPACE.

Por la tarde, se prepara un café y se sienta en mesa de la cocina con el montón de correo y un cuchillo – SHORTCUT. Coge el primer elemento – MONOTASK – de arriba – FIFO – y lo abre – toca PROCESAR. Si es publicidad lo pone en un lado de la mesa de la cocina – lista PENDIENTE y etiqueta ‘delegar’ – y si es carta la abre y la lee. Cuando la carta no le interesa la rompe y la coloca en otro lado de la mesa de la cocina – BASURA – pero si tiene algo que hacer con ella la pone en otro lado de la mesa de la cocina al lado de la publicidad – lista PENDIENTE. Si una de las cartas es alguna notificación del banco, correos o un trámite con su abogado llama por teléfono para enterarse de lo que es en el momento y solucionarlo – 2 min RULE. Ya terminado el café, el montón de cartas rotas lo tira – sin remordimientos – y los otros dos los quita de la mesa pero los deja en un lado de la encimera de la cocina. Mi padre nunca devuelve una carta al buzón de correo ni la deja en el montón original.

Después de cenar o al día siguiente durante el desayuno, vuelve a poner foco en los dos “montoncitos” – toca ORGANIZAR. A mi madre y a mi nos dice: “ahí hay publicidad, echadle un ojo y si no os interesa me lo decís y yo la tiro” – movemos la publicidad de la lista PENDIENTE a WAITING FOR – y después lee con detenimiento las cartas restantes. Cuando la carta supone un trámite que tiene que hacer en una fecha concreta – pagar una multa – se pone dos recordatorios en su agenda: fecha de expiración y fecha para hacer el trámite que es anterior a la fecha de expiración – el CALENDARIO. La carta la guarda en una carpeta que tiene con diferentes secciones y otros papeles – ARCHIVA en su SISTEMA DE REFERENCIA. Cuando la carta supone un trámite que tiene que hacer pero que no tiene una fecha específica – XXX informa que ya puede ampliar su ancho de banda de internet por el mismo precio – pone la carta en un lugar a parte de la mesa de la cocina – lista NEXT ACTIONS. Cuando la carta no supone ningún trámite a hacer pero es información útil entonces la mete en su “carpetita” en una sección concreta – ARCHIVA en su SISTEMA DE REFERENCIA. A veces las cartas tienen algún promoción u ofertas disponibles que pone en otro “montoncito” al que le presta atención muy de vez en cuando – lista ALGÚN DÍA/QUIZÁ. Cuando este “montoncito” crece lo REVISA y casi todo acaba en la BASURA.

Cuando mi madre o yo le decimos que no hay nada en la publicidad que nos interese, entonces la tira a la BASURA – marcar elemento de la lista WAITING FOR como DONE.

Mi padre por las mañanas al despertarse le suele preguntar a mi madre: “¿tenemos que hacer algo hoy? – toca REVISAR. Ella mira el calendario de la nevera y dice sí o no. Si hay algo con fecha lo hacen – EJECUTAR. Después consultan el “montoncito” de cosas que deben ir haciendo tan pronto como puedan, miran si van a salir y a dónde para ver si les encaja – el CONTEXTO.

Cuando hace algo  – DONE – de lo que tenía pendiente con fecha, a veces guarda la carta y el resguardo de su gestión – ARCHIVAR en SISTEMA DE REFERENCIA – o lo tira a la BASURA – acompañado de un: “esto ya no vale pa’ na”. Cuando hace algo que de lo que tenía pendiente pero sin fecha aplica también los pasos anteriores. 

Mi padre no vuelve a mirar el buzón hasta pasada una semana aproximadamente, que es cuando sabe tendrá suficiente información para procesar y que no se le acumulen demasiadas cartas o no puedan meter más en el buzón.

Coméntame con qué cara te has quedado 🙂

Escucha cuando tu cuerpo te pide parar


Creo que uno de mis mejores aprendizajes en los último años ha sido aprender a escuchar a mi cuerpo. Mi cuerpo me habla, me dice cuando está enérgico, cuando quiere salir, leer, hacer deporte, ir de tiendas y a su vez mi cuerpo me dice cuando debo parar.

Hace dos semanas estuve en la CAS2016 y llegué a la conferencia agotada a nivel físico, mental, personal y profesional. Me llegué a plantear no ir, pero era el último ‘sarao’ del año, tenía ganas de encontrarme con mucha gente, además tenía una historia que contar a la comunidad y con esto gasté la reserva de mis baterías.

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Sé que algo no va bien cuando empiezo a tener problemas para dormir, porque me despierto durante la noche con frecuencia y me cuesta volver a conciliar el sueño. También noto que mi creatividad se marchita, no me apetece pintar o hacer sketches. Después todo me da una enorme pereza, dejo de hacer planes al salir de la oficina, me apetece irme directa a casa, dejo de hacer ejercicio, dejo de leer, es como si mi cuerpo se fuera apagando. Por último me vuelvo lenta, noto perfectamente como tardo mucho en hacer las cosas y ésta es la peor de las sensaciones, porque me siento poco o nada efectiva. Antes me estresaba mucho cuando me sentía así y luchaba contra los síntomas pero un día me di cuenta de que cuando todos estos síntomas confluyen sólo necesito parar y desconectar para volver a conectar.

Al igual que conozco las señales de mi cuerpo, también sé cual es mi mejor remedio para recuperarme, sencillamente me marcho unos días cerca del mar y cambio la mayor parte de mis rutinas. Aproveché el pasado puente para irme fuera de Madrid. Disfruté de pasear a mi perro por la playa, de ver mis series favoritas, de leer revistas femeninas sin contenido alguno y pasear mucho cerca del mar. El mar me da paz y es mi mejor medicina.

Tras haber descansado, mi cuerpo empezó a hablarme de nuevo, pero con el lenguaje de las ganas de actividad. El lunes por la mañana tenía ganas de ir a la oficina, tenía energía y sabía que ya no iba a ser lenta sino muy productiva porque mi mente estaba fresca y limpia, lo cual me motivaba bastante. Después me entraron ganas de hacer planes fuera de la oficina, de leer los post que tenía pendientes de mis blogs de referencia, estuve dibujando para organizar algunas ideas y me volvieron a entrar ganas de escribir. Por fin estaba de vuelta.

Esto me pasa un par de veces al año, soy consciente de ello, he aprendido a escuchar a mi cuerpo y darle lo que necesita para recuperar la mejor versión de mí misma.