Cómo me organizo: uso herramientas que facilitan mi trabajo

Después de haber explicado cómo me organizo paso a paso para trabajar de forma efectiva con Getting Things Done®, quiero hacer una mención especial a las herramientas que facilitan toda esta labor.

Gestión de listas y flujo de trabajo con Trello

Durante muchos años me organizaba en un cuaderno de papel. Después, con la influencia de las Metodologías Ágiles y las técnicas de Visual Management incorporé a mi agenda un panel con post-it.

Usé Trello por primera vez para organizar mi boda, me gustó, seguí experimentando y a día de hoy Trello es mi herramienta para gestionar las listas GTD® y visualizar mi flujo de trabajo. Las cinco características que más valoro de Trello son:

1. Configurar el tablón y operar con las tarjetas es muy fácil
2. Puedo trabajar offline
3. La versión móvil funciona de lujo
4. Puedo compartir mis tablones para trabajar en equipo
5. Existen muchos power-ups y extensiones para potenciar sus funcionalidades
   • Kanban WIP, CardCounter y Card Colors son mis extensiones de Chrome

Como he mencionado durante la serie de artículos, tengo dos paneles de Trello que separan mis actividades personales de las profesionales, con el objetivo de dividir mi atención y contextos en cada momento.

Correo, agenda y archivos con Google Apps

Separo mis contextos de trabajo – email, agenda y sistema de archivos – gracias a tres cuentas de google: trabajo, personal, newsletters/tiendas online, ésta última me permite ahorrar mucho tiempo al procesar las dos cuentas principales.

Gestión de email con Gmail

Destacar de mi uso de Gmail que configuré y aprendí los atajos que me permiten procesar los emails de forma rápida – cada click importa – y que tengo personalizada la pantalla inicial para hacer el seguimiento que necesito de acciones delegadas a otros, delegadas a mi o que estoy coordinando:

• Panel de la izquierda – mi bandeja de entrada
• Panel de la derecha ‘Daily Follow-up’ – comunicaciones que actualizo varias veces por semana – asuntos de alta prioridad en curso
• Panel de la derecha ‘Weekly Follow-up’ – comunicaciones que actualizo durante la revisión semanal

Gestión mi agenda con Google Calendar

Mi calendario sólo tiene eventos con fechas y/o horas reales. Ocasionalmente me bloqueo tiempo conmigo misma en mis horas de alta energía – primeras de la mañana – para aislarme y asegurar todo mi foco y atención en actividades complejas donde tengo que progresar sí o sí. Siempre muestro a los demás cuando estoy de vacaciones o fuera de la oficina para que mis compañeros sepan si pueden contar conmigo o no para una reunión. Tengo configurada la franja horaria de la India porque trabajo con personas de allí y en el pasado les creé una reunión cuando ya estaban en casa – sorry! :D. Por último, tengo activas dos funcionalidades del ‘laboratorio’ que me gustan bastante:

• Hide morning and night – me permite tener una visión más compacta de la agenda

• Automatically declining events – sólo activa en los eventos que indican que estoy de vacaciones y/o fuera de la oficina

Además del calendario de google donde tengo mis eventos del día a día, utilizo el calendario compacto de El Canasto para organizar eventos/conferencias a los que asisto y mis vacaciones por su facilidad para trabajar con una vista global.

Gestión de mis archivos con Google Drive

Mi mejor receta para mantenerlo limpio es tener pocas carpetas, la información justa y borrar lo inútil sin miedo. Cuando opero con mis archivos y veo alguno que ‘me parece inútil’ lo muevo a una carpeta del directorio general llamada ‘OLD’ y borro todo lo que tengo en su interior cuando hago la revisión trimestral. 

Tomando notas con papel y boli

Bien sean unos folios, post-it o una libreta, siempre llevo algo conmigo para tomar notas. Alguna vez me ha pasado que el entorno no era el más adecuado para tener el ordenador abierto o escribir en el móvil, o me he quedado sin batería en ambos, en estos casos el papel y boli nunca falla. Cuando capturo en papel, vuelco las notas en mi lista INBOX de Trello tan pronto como pueda. Mis tres símbolos clave cuando tomo notas en papel:

• «…» – uso comillas para anotar la cita de una persona
• (?) – uso la interrogación cuando tengo que preguntar por algo
• [ ] – uso un cuadrado cuando la nota debe ir a mi lista INBOX

Para cerrar este artículo, cuando comparto con alguien mis herramientas, siempre digo y seguiré diciendo que son las mejores para mi pero pueden no serlo para otra persona. En primer lugar recomiendo que cada persona sepa qué quiere hacer y busque la herramienta que le facilite el cómo conseguirlo, pero jamás al revés, ya que la herramienta puede convertirse en un estorbo y tú en un esclavo de ella.

Algunos enlaces interesantes:

• Merece la pena conocer la caja de herramientas de El Canasto
• Puedes descubrir varias herramientas de GTD® en la serie de Jesús Serrano
• Si vas a probar herramientas de GTD® incluye en tu lista FacileThings

Puedes leer la serie completa sobre ‘Cómo me organizo’ aquí.

IMPORTANTE: Todo lo que os cuento está basado en la metodología Getting Things Done® (GTD®) sobre la cual he ido experimentando para adaptarlo a mi contexto profesional y personal. Si deseas empezar a definir tu flujo de trabajo te recomiendo que empieces tu propio camino hacia la efectividad personal respetando y partiendo de sus bases – libro en inglés y castellano.