En Enero del 2015 fue cuando cambié de rol por última vez. Empecé a trabajar para un ‘Chief’ y además ‘Deputy CEO’ de mi empresa con el objetivo de liderar la integración de dos empresas. Apenas nos conocíamos y no habíamos trabajado juntos antes. Recuerdo que cuando este cambio se produjo nos fuimos a comer juntos, los dos solos. Yo estaba muy nerviosa, con mi libreta de notas y el boli para apuntar todo lo que fuera importante. Lo mejor que pasó en esa comida es que con muy pocas palabras, mi nuevo jefe me dijo qué esperaba de mí, y no fue una lista de responsabilidades ni tareas, me dijo lo que quería ver que pasara: “quiero que el equipo trabaje de forma alineada, con un backlog priorizado donde sea fácil ver el progreso y lo que falta”.  Con eso tenía todo lo que necesitaba, tenía una visión clara y margen para ‘buscarme la vida’ a mi manera, es decir, tenía claro el qué y el cómo era flexible. Hoy quiero contaros los 3 aprendizajes más relevantes.

VanesaTejada_LeccionesAprendidasChief

Respetar y trasladar el mensaje original

Una de las primeras cosas que observé era que el mensaje de mi jefe se perdía un poco cuando llegaba a los equipos de desarrollo – llamadlo ‘teléfono escacharrado’ – y esto provocaba algunos malentendidos. A los equipos les llegaba la interpretación del receptor y no el mensaje del emisor. Aproveché mi rol para crear un enlace directo entre mi jefe y los equipos, de manera que cuando había algo relevante que comunicar procuraba que todos estuvieran en el mismo sitio y el mensaje llegara a todos por igual. Luego había una labor de respetar el mensaje original y que interpretaciones erróneas no lo perturbaran. En esta etapa, confirmé de nuevo que los Product Owners juegan un papel clave en la manera de comunicar la visión y las prioridades. El Product Owner es un enlace entre varios equipos y su mensaje puede alinear o romper la colaboración entre ellos.

Hacer uso efectivo del tiempo

Durante nuestra comida juntos, me dijo algo muy directo pero de las mejores frases que he oído en mi vida. “Vanesa, yo tengo muchas responsabilidades y necesito que hagas buen uso de mi tiempo”. Y es que para mi, la efectividad personal no es sólo que tú hagas lo correcto correctamente en el momento adecuado, sino que lo hagas posible también en los demás. Os voy a poner un ejemplo práctico y sencillo de en qué se tradujo este mensaje. Nuestros emails eran tan escuetos que podrían parecer fríos, secos o maleducados. Nada más lejos de la realidad, simplemente las preguntas y respuestas eran directas, sencillas y claras. Yo tenía y sigo teniendo en cuenta, el tiempo que le lleva a mi jefe leer un email mío, si puedo reducirlo para transmitir el mismo mensaje lo hago, y os puedo asegurar que se agradece mucho. Una de mis responsabilidades era facilitar su toma de decisiones cuando pasaba algo, por lo que ir al grano era hacerle un grandísimo favor.

Elaborar informes ejecutivos

Cada semana tenía que elaborar un sencillo informe sobre el estado de la integración de las empresas, las pautas eran las siguientes: indicar los 3 hechos más relevantes sobre: la semana que terminaba, la semana que comenzaba y los riesgos actuales. Parece fácil ¿verdad? 3 secciones y 3 puntos, pues a mi no me lo pareció. Al principio tardaba como hora y media en escribir estas 9 líneas, no lo digo en broma, sudaba la gota gorda. Lo complicado de elaborar un informe ejecutivo es elegir la información y simplificarla al máximo – reflexionando sobre todo lo que había pasado durante la semana, todo lo que esperaba que pasara la siguiente y todos los riesgos e impedimentos existentes. Lo que aprendí con esta tarea es a diferenciar lo que yo quiero contar de lo que otros necesitan saber para hacer su trabajo, pues difiere mucho. A día de hoy voy añadiendo lo que va pasando durante la semana en el informe, luego elimino los aspectos menos relevantes y hago una labor de simplificación del mensaje a través de siglas y abreviaturas que transforman un párrafo de texto en algo muy operativo.

Creo que el año 2015 fue clave para mi carrera profesional, por lo que aprendí trabajando para un rol así, me abrió la mente a otro tipo de preguntas, dilemas, manera de entender la empresa, el negocio, los productos y las personas, sencillamente porque las preguntas que mi jefe me hacía eran muy diferentes a las que había escuchado antes, y eso expandió mi manera de pensar e hizo que madurara mucho a nivel profesional. Por cierto, aunque ahora trabajo para otra persona, sigo preparando esos informes ejecutivos por la claridad y visibilidad que dan del día a día.

 

3 thoughts

  1. Me pregunto por qué somos más cuidadosos con el tiempo de los jefes que con el de los compañeros. Como si fuera más valioso el tiempo de unos que de otros. (Es cierto que unos cobran más que otros, pero no hablo de coste sino de valor) 🙂

    Sobre los informes ejecutivos, ojo, que estás entrando en las fauces del management burocrático. Automatizarlos y hacerlos formar parte de un feedback loop en el cuál se deban tomar decisiones es bien porque ayuda al ejecutivo a delegar. 😉

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    1. Por aclarar tu primer párrafo. Personalmente tengo en cuenta el tiempo delos jefes y mis compañeros por mi interés hacia la productividad personal, pero sí veo que esto es algo a mejorar a todos los niveles y que no todo el mundo se plantea/pregunta. Veo un gran margen de mejora entre las acciones a realizar y el mejor medio para llevarlo a cabo: emails que cuestan más leer que haber hecho una conversación, por ejemplo.
      Respecto los informes ejecutivos – el nombre no ayuda 🙂 – pero a mi me resultó un ejercicio muy interesante a la hora de dar visibilidad con pocas palabras de algo muy grande, de hecho me ayudaba a definir el foco de mis siguientes acciones y organizarme.

      Gracias por tu comentario

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