De vez en cuando llego a un punto en el que siento que no puedo más. Noto que voy como un pollo sin cabeza, que estoy perdiendo el control y que no reflexiono adecuadamente mis decisiones, la prisa me puede y empiezo a suspirar con mucha frecuencia, jugar con mis rizos de forma nerviosa y capturar cosas donde pillo. Me voy a casa insatisfecha, con mil cosas en la cabeza y no disfruto de otras actividades.

Estos son los síntomas que me dicen que tengo un exceso de trabajo, que he perdido el control y debo gestionarme mejor. Hoy voy a compartir con vosotros lo que hago en estos casos.

VanesaTejada_GestionarExcesoTrabajo

Paro en seco

Cuando me digo a mi misma: “no puedo más”, dejo de hacer lo que sea que esté haciendo en seco. Me levanto, voy a por un café o a que me de un poco el aire, respiro y decido hacer un “reset”. En este momento siento un alivio especial, porque tomar esa decisión cuando vas a mil por hora es dura, pero a la vez sabes que estás haciendo lo correcto, ya que vas sin frenos y el golpe puede ser mortal.

Me aíslo

Si estoy en la oficina, busco una sala libre y la reservo. Si estoy en casa, me ubico en mi mesa de trabajo y pido que no me molesten hasta que reaparezca. Estar sola me ayuda a enfrentarme a mi caos, mis pensamientos, me genera paz y me permite no tener ningún tipo de distracción, quiero ordenar “la casa” y necesito que todo mi foco, toda mi energía y toda mi atención estén dedicadas a controlar la situación para de nuevo, volver a sentirme bien con lo que estoy haciendo y cómo lo estoy haciendo. He llegado a tener aislamientos de 30 minutos – pequeña crisis – e incluso de dos horas – crisis importante. En ambos casos, parar para aislarme y reorganizarme ha sido la mejor decisión del día.

Anoto en papel mis preocupaciones

Todos sabéis lo mucho que adoro Trello, pero jamás dejaré de capturar y hacer cosas con un sencillo lápiz y papel. En estos casos saco todo lo que está en mi cabeza a un papel, todo lo que me da vueltas y me genera esta amarga sensación. Lo que siento en este momento es liberación. En el fondo todo sigue igual, no he solucionado mi conflicto, pero el caos está fuera de mi cabeza, el valor de esta acción es que ahora puedo pensar con claridad qué voy a hacer.

Reviso mi sistema GTD

Lo primero que hago es asegurarme de que todo lo que he anotado en papel está en mi Trello y lo que no está lo añado a mi lista Inbox. Ahora hago una revisión completa de mi sistema GTD, como la revisión semanal. Esto implica que cualquier elemento de mi sistema puede cambiar: su estado, su definición, su existencia. He llegado a redefinir proyectos, acciones, cambiar mi calendario, hasta lograr de nuevo un nivel de confianza en mi flujo de trabajo.

Digo “No”

Siempre que siento exceso de trabajo es porque he dicho “Sí” a demasiadas cosas. Cuando reviso mi sistema GTD tengo una necesidad enorme de limpiar. Para ello hago mi pregunta clave para asegurar si el elemento que tengo en el sistema debe estar ahí en realidad: ¿qué pasa si no lo hago?. Cuando la respuesta es: “nada”, elimino el elemento de mi sistema y si era algo que había prometido a otra persona le explico por qué no lo voy a hacer. Os sorprendería la cantidad de veces que la otra persona me ha dicho: “vale, tampoco pasa nada, no creo que aporte mucho valor al fin y al cabo”. Por esto revisar tu sistema es clave, porque hay muchas cosas que parece que tienen valor en caliente, pero cuando las dejas enfriar se quedan en nada.

Elijo mi siguiente acción

Una vez que he revisado mi sistema GTD al completo, mi Trello y calendario están como nuevos. ¡Qué placer! ¡qué gusto! por fin he limpiado mi nidito de… caos.  En estos momentos noto como mi respiración es diferente, mis suspiros son de alivio y no de agonía, ahora tengo claridad, todo está en su sitio y puedo elegir mi siguiente acción teniendo en cuenta mi energía, mi tiempo disponible durante el resto del día y las prioridades que he definido. Tener foco me genera de nuevo mucha energía y yo sin esa energía no soy nada. Ahora ya estoy lista para ponerme manos a la obra.

Vuelvo a mi entorno

Con otra cara, una sonrisa y paz interior vuelvo a mi entorno natural, es decir, si estoy en la oficina vuelvo a mi mesa de trabajo y continuo con la jornada, y si estoy en casa hago una reaparición y me incorporo a la vida doméstica. Gracias a todos los pasos anteriores, no sólo yo me encuentro mejor, sino también las personas que están a mi alrededor, las que trabajan y viven conmigo, pues las interacciones cambian por completo. Siempre he pensado que para hacer las cosas bien, debes estar bien tú primero.

Aprendizajes y conclusiones

Es cierto que trabajo con GTD pero los milagros los hacemos nosotros, ninguna herramienta o metodología. Esto me pasa porque en algún momento no he sido fiel a mi sistema, no he revisado con la frecuencia necesaria, no he sabido decir “no” a tiempo, me he dejado llevar por la velocidad del entorno sin tener en cuenta mi capacidad, y al final me ha pasado factura. Intento que me pase lo menos posible, pero sobre todo, aprendo a reconocer los síntomas para evitar esa sensación que tanto me desagrada. Por último, una buena sesión de deporte me hace sentir plena de nuevo 🙂

¿Y tú cómo gestionas cuando tienes un exceso de trabajo o pierdes el control? Me encantaría aprender técnicas de prevención o resolución de ti también.

 

Os dejo este artículo de Antonio José Masiá sobre por qué es necesario enfriar.

2 thoughts

  1. Llevas toda la razón. Me he visto totalmente identificado en tu publicación, con la diferencia de que no suelo parar hasta que llego a casa. La mayoría de entornos de trabajo, no entienden el break como otro elemento más de la productividad. Entonces me siento frente a mi libreta y escribo y esquematizo, tacho y resalto, y luego, generalmente me doy cuenta que ha fallado, o he dejado de hacerle caso a mi planificación en Trello.
    A mi, personalmente me ayuda mucho la meditación (Mindfulness) y el Jugger.

    Le gusta a 1 persona

  2. Hola Vanessa como dice Jose en el comentario anterior el Midfulness te puede ayudar a gestionar esos momentos, en especial hay una práctica que se llama, el espacio de respiración en 3 minutos, que te puede ayudar un poco a recuperar esa falta de control antes de pasar a realizar todo lo que comentas. Gracias por el artículo

    Le gusta a 1 persona

Responder

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión / Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión / Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión / Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión / Cambiar )

Conectando a %s