Cómo me organizo: creo recordatorios

Después de capturar todas mis cosas pendientes en la columna INBOX de mi panel Trello, empiezo a aclarar qué significan esas cosas, y en función de ello, defino si existen acciones a realizar al respecto o no. Al final de aclarar, me encuentro que tengo una lista llamada PENDING con las acciones que yo tengo que hacer y que me llevan más de dos minutos. Ahora viene el siguiente paso de GTD®, organizar lo que tengo que hacer.

Qué es organizar

Organizar es crear recordatorios de las acciones que tienes que hacer en su lugar adecuado. Decidir cuándo realizar una acción tiene tres posibilidades:

• Hacerlo en una fecha y hora concreta.
• Hacerlo en una fecha concreta.
• Hacerlo tan pronto como pueda.

Cuando estuve aclarando, hay algunas acciones que ya se organizaron en su lugar adecuado pues me llevó muy poco tiempo hacerlo, por ejemplo:

• Lo que era útil pero no requería acción lo organicé en mi sistema de archivos.
• Las acciones que he delegado están organizadas en la lista WAITING FOR.
• Las posibles acciones a futuro están en la lista SOMEDAY/MAYBE o en mi calendario.

Qué valor me aporta organizar

Organizar aporta tranquilidad al saber que cada acción en su sitio adecuado. Me aporta seguridad a la hora de saber qué tengo que hacer en cada momento, poniendo en orden mi calendario y acciones sin fecha. Además, trabajar con fechas reales me permite definir mejor mis prioridades, sabiendo cuántas cosas pueden en realidad esperar y cuáles no.

Cuándo organizo

Generalmente aclarar y organizar lo hago en diferentes momentos e incluso días. Algunas veces lo hago justo después de haber aclarado algunas cosas que considero de alta prioridad, y otras veces en días diferentes,  lo que sí es cierto es que organizo incluso teniendo la energía algo baja. Para mí la parte mas dura del flujo es la de aclarar, cuando aclaras en condiciones, tienes toda la claridad necesaria para tomar decisiones fácilmente y hacer que todo fluya.

Dónde organizo

A la hora de organizar entran en juego: mi panel de Trello y mi amado calendario de Google. Ahora, me encuentro que tengo la lista PENDING con acciones que yo tengo que hacer y debo decidir cuándo:

• Si tengo que hacerlo en una fecha y hora concreta, me creo un evento en el calendario y muevo la acción a DONE. Ejemplos: dinámica de trabajo en equipo, reuniones, entrevistas de trabajo, cita con el médico.
• Si tiene fecha pero no hora concreta, me creo un evento en el calendario sin horario y muevo la tarjeta a DONE. Ejemplos: hacer pedido de material AAA, comprar entradas para conferencia BBB.
• Si no tiene fecha concreta, muevo la acción a la lista NEXT ACTIONS especificando su prioridad respecto las existentes en esta lista.

Cuando creo el evento en el calendario, copio información de la tarjeta de Trello o pongo el enlace a la misma. Cuando aclaré y definí acciones, actualicé la tarjeta con todo lo que necesitaba para llevar a cabo la acción. Por ejemplo, si la acción es organizar una reunión, al aclarar defino la agenda y sus participantes, por lo que al crear la reunión en el calendario copio la agenda en la descripción del mismo. Sin embargo, si la acción es la fecha de entrega de un informe que yo debo generar, el evento contiene un enlace a mi tarjeta de Trello donde tengo detallado cómo generar el informe y a quién mandarlo – pongo el enlace porque son menos clicks que copiar y pegar los detalles de tarjeta, y cada click importa.

Cómo organizo en Trello

En Trello cambiar las acciones de lista es tan sencillo como arrastrar y soltar. No me gusta la funcionalidad ‘due date’ para poner fechas y no sincronizo tarjetas con  el calendario de Google, simplemente porque me parece redundante. Lo que está en el calendario no está en mi panel de Trello.

En las listas NEXT ACTIONS y WAITING FOR tengo configurados límites de trabajo en curso, es decir, limito el número de acciones en estas listas en función de mi capacidad de trabajo. Esta decisión viene de mi experiencia trabajando con Metodologías Ágiles, donde limitar el trabajo en curso es una de las mejores prácticas para poner toda tu atención en entregar valor y evitar así tener muchos proyectos arrancados pero ninguno terminado.

«Start finishing, stop starting»

En Trello uso la extensión de Chrome Kanban WIP for Trello. Cuando estoy organizando las acciones en la lista PENDING y llego al límite de la lista NEXT ACTIONS, entonces no añado nada más hasta que haya hueco. Si por un casual, me vengo arriba añadiendo cosas y la columna se pone en ‘rojo’, mala señal, toca parar y reorganizarse.

Mis reglas de oro

• Mi calendario es sagrado. Tiene eventos con fechas reales y además mis vacaciones/ausencias para que mis compañeros sepan cuando no estoy disponible.
• Lo que está organizado en el calendario, no está pendiente en el panel de Trello.
• La lista NEXT ACTIONS es como el Sprint Backlog de un equipo Scrum, es mi foco y mi prioridad absoluta, aunque realizo cambios siempre que surja algo de mayor prioridad. «Responding to change over following a plan» – Agile Manifesto.
• Aunque los elementos de la lista NEXT ACTIONS no tengan una fecha de entrega, los hago tan pronto como puedo, ya que mi objetivo es aportar valor cuanto antes.
• Respecto los límites definidos en mis listas NEXT ACTIONS y WAITING FOR.
• Crear una reunión en el calendario siempre lleva implícita otra acción, la de prepararla.

Llegados a este punto os puedo confesar una cosa:

Mi vida está en Trello y Google Calendar

Os dejo un artículo muy interesante sobre la importancia de trabajar con fechas reales: de Jerónimo Sánchez: Conseguir resultados sin fecha de vencimiento.

IMPORTANTE: Todo lo que os cuento está basado en la metodología Getting Things Done® (GTD®) sobre la cual he ido experimentando para adaptarlo a mi contexto profesional y personal. Si deseas empezar a definir tu flujo de trabajo te recomiendo que empieces tu propio camino hacia la efectividad personal respetando y partiendo de sus bases – libro en inglés y castellano.