Cuando empiezo a trabajar con un equipo que desarrolla producto, lo primero que hago, como vimos en el anterior artículo de esta serie, es asegurarme de que todos los miembros conocen su producto. Este conocimiento me permite que todos entiendan el valor de lo que hacen, el impacto que tiene en sus clientes y además crea un propósito que ayuda a desarrollar la identidad del equipo: “nosotros hacemos esto posible”. Mi siguiente paso a trabajar con el equipo es la visualización del trabajo a través de técnicas de Visual Management.

VanesaTejada_VisualManagement

Visualiza el trabajo

Mi objetivo al visualizar el trabajo es que todo el equipo tenga una misma visión, favorecer la auto-organización y facilitar la toma de decisiones.

Dónde visualizar el trabajo

Siempre y cuando el equipo esté en la misma ubicación física, utilizo paneles con post-it para visualizar el trabajo. Los paneles deben estar accesibles a todos los miembros del equipo y la información que contiene debe ser inteligible para todos. Si ya existe un panel, les hago preguntas para ver si el panel refleja esas respuestas y todos tienen la misma información – es una manera de que revisen qué les sobra o falta. Si no tienen panel, ellos lo crean por primera vez, de manera que el equipo crea algo juntos para facilitar su trabajo. Si el equipo está distribuido, sigo los mismos pasos anteriores pero con una herramienta digital.

Cómo visualizamos el trabajo

Como he mencionado antes, el panel visual de trabajo debe tener información inteligible por todos los miembros del equipo y que represente el valor del producto. Cuando digo que la información debe ser inteligible, me refiero a que haya un buen diseño de historias de usuario en post-it que también vale para otro tipo de elemento del Backlog. En cuanto a lo de hablar de valor, me refiero a que el equipo trabaje con lenguaje de ‘negocio’ siempre que sea posible en su día a día. Os pongo un ejemplo:

  • En lugar de: “cachear las categorías de la home en redis”
  • Definir: “reducir tiempo de carga de la página principal”

En el primer caso yo leo lo que hay que hacer, leo una orden y acción, bajo mi punto de vista no está mal, sino incompleto. Cuando un equipo empieza a visualizar valor en su panel veo 3 cambios principalmente:

  1. Mayor comprensión del producto con el que trabajan
  2. Incremento de compromiso con el trabajo que planifican
  3. Aumento de sensibilidad cuando no completan lo planificado

Conocer el producto, hablar de negocio, entender el valor de lo que hacemos, no es un día de workshop y listo, es un trabajo constante, diario, es un hábito a crear dentro del equipo.

Qué trabajo visualizamos

Todos los equipos de desarrollo de producto de mi empresa tienen paneles de trabajo donde principalmente muestran lo que quieren hacer y el estado actual de su trabajo. Siendo equipos Scrum, visualizan su Sprint actual, desde los elementos que hay en el backlog hasta el último estado del flujo de trabajo que ellos han definido, generalmente lo llaman ‘Done’.

Algunos equipos también visualizan el trabajo previo que se lleva a cabo antes de definir el Sprint Backlog, es decir, muestran los elementos que están en refinamiento y principales prioridades del Backlog.

Mi recomendación, visualiza todo lo que puedas del trabajo que hace el equipo, crea una big picture de lo que tienen entre manos, porque considero que expande el conocimiento y aumenta el sentimiento de propiedad denominado en inglés ownership.

VanesaTejada_VisualManagement_TeamBoard

Ventajas de visualizar el trabajo

Creo que ponga lo que ponga me voy a quedar corta con las ventajas que tiene y que personalmente he percibido al visualizar el trabajo, pero lo he resumido en las siguientes:

  • Crear una visión compartida que muestre a dónde queremos ir
  • Lograr un entendimiento común y que todos tengamos la misma información
  • Trabajar alineados y en la misma dirección
  • Facilitar la toma de decisiones y el impacto que generan
  • Favorecer la auto-organización para conseguir un objetivo común
  • Fomentar la interacción pues el panel es un elemento vivo del equipo
  • Optimizar el flujo de trabajo al visualizar el ciclo de vida de nuestras tareas

Cuando un equipo ve el trabajo que hace, se auto-gestiona, se auto-organiza y toma decisiones por sí mismo.

Personalmente visualizo el trabajo de todos los equipos en los que formo parte, independientemente de los roles y por ello soy una apasionada de las técnicas de Visual Management. Llevo muchos años experimentando con paneles de trabajo para equipos de desarrollo de producto, equipos de Product Owners y equipos de Management que definen la estrategia y el Roadmap de una línea de negocio. Podéis ver muchos ejemplos en mi última charla en la CAS 2016.

 

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