En los artículos anteriores vimos como el primer paso para el desarrollo de producto en equipo era asegurarse de que el equipo conoce su producto. El segundo paso es asegurarse de que visualiza el trabajo para tener una misma visión, facilitar la auto-organización y facilitar la toma de decisiones. El último paso que considero fundamental es que el equipo reflexione con frecuencia su manera de trabajar para mejorar su efectividad.
Reflexiona con frecuencia
Sea cual sea el proceso de trabajo que esté implantado en el equipo, debe existir un momento para detenerse, mirar atrás, debatir sobre ello, aprender, y decidir cómo vamos a seguir andando hacia adelante juntos. Si el proceso con el que trabajas tiene este momento, perfecto, sino lo tiene entonces créalo tu mismo.
En Scrum, existe un momento de reflexión al final de cada iteración denominado Retrospectiva de Sprint con el objetivo de tener un plan de mejora en la forma de trabajar del equipo. En resumidas cuentas se inspecciona la última iteración y se definen mejoras respecto a todo aquello que impacta en el trabajo del equipo: personas, relaciones, procesos, herramientas, mejoras sobre el trabajo realizado.
El plan que el equipo elabora les permitirá trabajar de forma más efectiva.
Lamentablemente este evento se convierte a veces en una sesión de desahogo para compartir penas y miserias. Para evitar caer en esta ‘trampa’, algo que recomiendo siempre, es crear un espacio positivo, con energía, donde se celebren los éxitos conseguidos además de buscar las áreas de mejora. Las tres cosas que no faltan en mis retrospectivas son:
- Un picoteo para comer y beber algo mientras charlamos, si es el cumpleaños de alguno pues aprovechemos para que se invite y cantarle el ¡cumpleaños feliz!.
- Una dinámica para crear un espacio de colaboración y fomentar la interacción del equipo. Yo cojo muchas ideas del libro Gamestorming
.
- Una pizarra para visualizar nuestras conversaciones de manera que todos seamos partícipes y comprendamos el plan que estamos creando.
.Reflexionar con frecuencia es la oportunidad de parar, mirar atrás para aprender de lo vivido y decidir cómo abordar lo que viene por delante.
Visualizando el plan de mejora
El objetivo que tengo siempre que visualizo el plan de mejora de un equipo, es asegurarme el entendimiento común por parte de las personas que participan en esa conversación, facilitar la toma de decisiones y dejar constancia de ello a medida que pasa el tiempo.
Os enumero algunas de las técnicas de visualización que he probado:
- Un Google Doc compartido como podéis ver aquí
- Un panel de Trello compartido donde el equipo va añadiendo temas que quiere tratar en la retro además de tener el estado de sus acciones de mejora
- Una página en Confluence con un panel de acciones arriba y debajo un breve resumen de cada sesión.
Hay dos aspectos que me gustaría resaltar sobre visualizar el plan de mejora:
El primero es tener un sólo plan. Si en cada momento de reflexión o retrospectiva hacemos un plan nuevo perdemos la vista del anterior e incluso la sensación de progreso o estancamiento. Cuando digo progreso me refiero al gustito de pasar algo a ‘Done’ o como el equipo desee denominar. Cuando digo estancamiento me refiero a ser conscientes de que el mismo área de mejora sale una y otra vez, lo que tarde o temprano tendremos que abordar.
El segundo es limitar las acciones en progreso. En mi experiencia siempre salen más acciones de las que somos capaces de llevar a cabo y por ello, los mejores resultados que he tenido han sido cuando el equipo se ha comprometido a una o dos acciones de mejora para antes del siguiente momento de reflexión. Lo curioso es que generalmente cuando una acción de mejora se completa ésta impacta colateralmente en otras que tenemos pendientes de forma positiva, dicho de un modo más coloquial:
Completar una acción de mejora es como matar dos pájaros de un tiro.
Ventajas de reflexionar con frecuencia
Bajo mi punto de vista las principales ventajas de reflexionar con frecuencia en equipo son el aprendizaje continuo y el crecimiento a través de la toma de sus propias decisiones. Otras ventajas de reflexionar con frecuencia:
- Crear un espacio de aprendizaje para seguir creciendo y mejorando
- Tomar vuestras propias decisiones sin dejaros llevar por la inercia
- Desarrollo en equipo gracias a definir mejoras que hacemos juntos y nos impactan a todos
- Desarrollo personal gracias al feedback recibido por tus compañeros e incluso a tus propias demandas personales para aportar más a nivel individual
- Celebrar los logros que conseguís juntos y a nivel individual
- Reaccionar rápido ante aspectos que no funcionan adecuadamente e impactan a nivel personal, del equipo y finalmente en el producto
- Resaltar temas recurrentes que al final se tornan en un: «siempre nos pasa lo mismo, vamos a hacer algo ya». Aquí un ‘golpe en la mesa’ de vez en cuando sin faltar y de forma constructiva puede venir bien 🙂
- Incrementar la motivación y orgullo al ver los resultados conseguidos
- Mejorar la efectividad del trabajo en equipo al inspeccionar y adaptar frecuentemente su manera de trabajar juntos
Las personas y su trabajo en equipo impactan directamente en el producto que crean con su conocimiento, herramientas y procesos.
Si quieres algunas ideas para visualizar más que un plan de mejora con acciones, la evolución del equipo con el paso del tiempo te recomiendo leas el artículo The Team Journey. Es muy bonito ver cómo un equipo hace memoria, y se asombra de cómo hacían las cosas antes y como las hacen ahora, además de demostrarles lo que han sido capaces de conseguir juntos y sobre todo, inyectar energía para el camino que les queda por recorrer.
Vanesa Tejada 
Un pensamiento