Las personas cambian de empresa, unos salen y otros entran, en ambos casos la productividad de un equipo de trabajo se resiente.

Hoy os cuento cómo hemos abordado en un equipo la marcha de un compañero, la marcha de conocimiento, de experiencia, de capacidad de trabajo. Cuando esto ocurre hay que procurar que el negocio lo note lo menos posible, por lo que el equipo debe auto-organizarse, con el objetivo de cubrir las tareas que esta persona hacía entre los miembros existentes hasta encontrar un compañero nuevo.

Lo que hicimos en este equipo fue aprovechar la última retrospectiva para asegurarnos de que las funciones de nuestro compañero – Team Leader -podían ser cubiertas por el resto del equipo. Los pasos que llevamos a cabo fueron los siguientes:

  1. Listar las responsabilidades:
    • ¿Qué hace XXX en el día a día? – cada miembro del equipo escribe en post-it lo que cree que este compañero hace.
    • ¿Qué haces en tú día a día? – XXX escribe en post-it cómo es su jornada.
  2. Exponiendo los resultados:
    • Cada miembro del equipo expone las tareas que hace su compañero
      • Agrupamos si algo ya ha sido mencionado anteriormente
    • Él mismo expone sus tareas y responsabilidades
  3. Analizamos las diferencias
    • Lo que todos conocen – no hay necesidad de transferencia de conocimientos
    • Lo que algunos conocen – transferencia de conocimientos para los que no
    • Lo que nadie sabía – formación para todos y evitar que nos pase de nuevo, el conocimiento en el equipo debe estar bien compartido
  4. Transferencia de conocimientos y responsabilidades
    • Identificamos las tareas que cualquiera podría hacer
    • Identificamos las tareas que creemos requieren un rol dedicado
  5. Acciones a realizar antes de su marcha
    • Nuestro compañero debe formar al equipo en las tareas desconocidas asegurando que cualquiera es capaz de hacerlas por si mismo
    • El equipo se reúne con el manager del departamento para identificar al rol dedicado para ciertas tareas
    • El equipo expone que este cambio afectará en su capacidad de trabajo así como el plan para minimizar el impacto en el producto que desarrolla
    • Nuestro compañero se debe ‘mutear’ durante su última semana para asegurar que el equipo puede trabajar perfectamente sin su soporte
  6. Cerramos con lecciones aprendidas en esta sesión
    • Hemos descubierto cuánto sabíamos del día a día de nuestro compañero
    • Por muy mal que nos sepa, vamos a crecer y aprender cosas nuevas
    • Auto-organizarnos en esta situación nos hace madurar como equipo y eliminar posibles bus factor
    • Nos hemos dado cuenta de que sólo algunas tareas más administrativas o burocráticas las hará un rol dedicado
    • Hemos aprendido hay tareas que hemos designado a alguien – Team Leader, Scrum Master – pero que podemos hacer cualquiera, ¡todo es ponerse!

Retrospectiva_reconstruyendo_equipo

Los cambios de personas en los equipos tienen tantas desventajas como oportunidades.

Al final los miembros que se quedan son candidatos a cubrir nuevas responsabilidades, tienen la posibilidad de salir de su zona de confort, de aprender nuevas cosas y además, tienen la oportunidad de que venga una nueva persona, alguien que aportará aire fresco, nuevas experiencias y perspectivas que les enriquecerán en su futuro.

3 thoughts

  1. Muy interesante esta reflexión. Una pena que la mayoría de las veces no nos paremos a analizar temas tan importantes como este. La mayor parte de las veces por falta de tiempo y claro… el tiempo que tenemos que invertir después es mucho mayor.

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    1. La clave está en tu última frase. Luego hay que invertir mucho más y quedan preguntas pendientes. Si esa persona se va a ir, asumamos cuanto antes su falta y que nos ayude a que seamos autónomos sin él. Creo que es la mejor manera de dedicar tus últimas dos semanas. Gracias por tu comentario.

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