A veces nos engañamos odiando las reuniones de trabajo, cuando lo que odiamos son las reuniones que se salen de contexto, las que no aportan valor, las que si no la hubieras tenido no habría pasado nada. Las reuniones son necesarias cuando un conjunto de personas deben agruparse en un momento y lugar adecuado, para tratar un asunto sobre el cual tienen que hacer un seguimiento, puesta en común o tomar una decisión. Una reunión se lleva a cabo cuando uno por sí mismo no puede determinar algo. Una reunión debe ser productiva para todos sus asistentes.
Antes de organizar una reunión deberías tener claro que:
- Necesitas otras personas para un cometido.
- La situación antes y después de la reunión, debería cambiar.
- Durante la reunión, el diálogo debe llevar al alcance de un objetivo.
¿Por qué motivos una reunión no aporta valor? Pongamos algunos ejemplos y cómo evitar estas situaciones.
No se define una agenda.
¿Deberíamos aceptar una reunión sin una agenda? ¿Deberíamos acudir sin tener una definición de lo que se pretende obtener de ella? ¿Deberíamos ir a una reunión donde cada uno se ha preparado lo que ha entendido por su título? No todos los asuntos de las reuniones que hay en nuestro calendario son suficientemente descriptivos, por lo que ante la duda, propón a quien la ha convocado que dé más detalles del evento.
Los asistentes no se preparan la agenda.
Si en una reunión los asistentes no llevan los temas a tratar revisados, puede ocurrir que no estemos sincronizados con el objetivo de la reunión, y empecemos con una puesta al día en vez de centrarnos en los puntos clave. También puede ocurrir que cada uno vaya a «hablar de su libro». En estos casos, lo mejor y más sensato es, posponer la reunión para otro momento en el que los asistentes hayan hecho el trabajo previo.
Terminar antes de tiempo y sacar otros temas fuera de la agenda.
Terminar antes de tiempo se merece un ¡bravo!¡enhorabuena!, por haber tenido éxito en aquello para lo que nos hemos juntado. Sacar un tema extra porque ha sobrado tiempo es un arma de doble filo. Si lo que se comenta es algo breve podemos permitirlo, pero si conlleva una nueva reunión, proponed otro día/hora. Debemos ser conscientes de que cada asistente tiene una agenda personal del día y quizá tenia otra tarea planificada tras la reunión.
La reunión anterior no fue eficiente.
Si una reunión es necesaria y no se aborda correctamente, lo que realmente hemos provocado es una replanificación de la misma. Si el resultado no fue el esperado porque los asistentes no prepararon bien la agenda o trataron temas ajenos, hagamos hincapié en que esto no vuelva a ocurrir.
Se invitan a asistentes que no son necesarios para tomar una decisión.
Si acudimos a una reunión en la que no debemos estar, la perdida de tiempo es una decisión nuestra. A una reunión debemos ir a aportar valor, si nuestra presencia o ausencia no van a determinar nada, dediquemos ese tiempo a algo productivo que sí dependa de nosotros.
Se crea una reunión cuando no es un asunto de grupo.
Relacionado con el punto anterior, antes de crear una reunión, debemos plantearnos si hacen falta esas personas o si, sencillamente, puedo invitar a un café a una persona para decirle algo. Hay varios medios de comunicación para transmitir la información, elige el adecuado.
No hay un moderador que lleve el hilo de la reunión.
Alguien debe decir: «Este punto no está en la agenda, ¿es necesario realmente que lo tratemos? en caso contrario lo anoto para otra ocasión». El moderador debe ser quien ha convocado la reunión y sabe delimitar su alcance.
El efecto «ya que».
Se aprovecha haber juntado a ciertas personas muy ocupadas para que resuelvan otros temas, el denominado efecto «ya que»: ya que estamos aquí, ya que os he pillado, ya que por fin nos vemos. Si somos convocados para una reunión donde somos realmente necesarios, alargar la convocatoria solo creara estrés en el trabajo de otra persona que nos necesita, además de tener que ‘colar’ un tema no previsto en una reunión diferente. Si no podemos tener una reunión con alguien por que nuestra disponibilidad no nos lo permite, al menos preguntemos qué información necesita de nuestro lado para facilitarla por otro medio. Eliminemos su bloqueo para no ser interrumpidos de nuevo.
En conclusión, una reunión es tiempo de trabajo tuyo y de los demás, es una inversión que debe tener beneficios.
El tiempo es oro, debemos gestionar de forma efectiva el nuestro y respetar el que consumimos de los demás.
Vanesa Tejada 
Buen artículo Vanessa, el tema de las reuniones es un continuo problema por todos los motivos que comentas.
Me ha venido muy bien leerlo, había cosas que no se me habían ocurrido