Dinámica World Café para descubrir necesidades de producto en equipo

Hoy quiero compartir con vosotros las ocasiones más importantes en las que he facilitado un World Café, el valor que me ha aportado así como algunos de los inconvenientes que he experimentado.

Participé por primera vez en un World Café en una sesión de Madrid Ágil donde Israel Alcázar fue el facilitador. Me resultó fascinante como un gran grupo de personas pudieron compartir sus ideas sobre varios temas en tan poco tiempo. En esa época, mi empresa había comprado la agencia de viajes online Lastminute.com e íbamos a realizar un evento para que los principales líderes se conocieran en persona. El CEO quería que hubiera un momento en el que estas personas trataran los valores que consideran más relevantes en una empresa, compartieran ideas y lo más importante, que se hablaran y conocieran. ¡Han cantado bingo oiga!. Tenía enfrente de mi a un grupo de unas 60 personas, procedentes de 5 países diferentes, reunidos en la cima de una colina cuyas vistas dan a los Alpes y el Lago Como. El entorno era espectacular y ayudaba mucho a que las personas recibieran la iniciativa de forma muy positiva.

He seguido trabajando con esta dinámica en varias ocasiones y una de las más enriquecedoras ha ocurrido recientemente. Cada cuatrimestre organizo un evento para inspeccionar y adaptar el Roadmap de la línea de negocio en la que trabajo. En estas sesiones nos juntamos en una misma sede un equipo cuyos roles están distribuidos geográficamente – Stakeholders, Managers, Product Owners, Team Leaders – por lo que intento maximizar el valor de la interacción entre estas personas. Resulta que teníamos varios problemas identificados en nuestro producto y qué mejor momento para tratarlos que en persona y todos juntos en la misma sala – Individuals and interactions over processes and tool. ¡Han cantado Bingo otra vez! Decidí organizar un World Café durante el evento, os cuento paso a paso como lo hice:

1. Los asistentes al evento propusieron una serie de problemas a tratar
2. Votamos para quedarnos con 4 de ellos solamente
3. En la misma sala donde se llevaba a cabo el evento, creé un espacio de trabajo para cada problema
4. Cada espacio tenía un flipchart cuyo título representaba el problema del cliente y las siguientes secciones a completar:
   1. Impacto en el cliente
   2. Cómo podríamos solucionarlo
   3. Cómo vamos a medir si la solución funciona
5. Cada espacio de trabajo tenía rotuladores, pizarra, post-it, bebidas y algo para picar
6. Las normas de World Café estaban expuestas en la pared
7. Los facilitadores de cada problema fueron Product Owners y tenían que capturar los aspectos clave de las conversaciones y completar así el flipchart
8. El grupo rotaba cada 15 min
9. Los compañeros que iban rotando eran el resto de roles
10. Yo era la fotógrafa y facilitadora de la dinámica como tal
11. Al final de la sesión los Product Owners que habían facilitado cada conversación presentaron sus conclusiones con el flipchart

En esta dinámica participamos unas 25 personas, con 4 temas a tratar, rondas de 15min, un descanso de 10min y finalmente, 5min para presentar las conclusiones, por tanto la duración de la dinámica fue 1h y 30min.

Ventajas del World Café

Lo que más gustó del World Café fue el poder crear una visión compartida de los problemas más relevantes y que los principales Stakeholders junto con el resto de los roles aportaran sus ideas y conocimiento. Para los Product Owners y Team Leaders fue una gran experiencia capturar tan valiosa información en tan poco tiempo, esto fue oro puro para sus futuras sesiones de refinamiento del Product Backlog.

Inconvenientes del World Café

Lo que gustó menos fue que los Product Owners que facilitaron cada problema no participaron en trabajar los otros temas, además de que cada vez que había un cambio de mesa tenían que repetir ‘lo mismo’ a los compañeros que se incorporaban para crear el contexto.

Sorpresas

Hubo una anécdota super curiosa. En la primera ronda del World Café, un grupo que había tratado uno de los problemas del cliente terminó diciendo algo así como: «deberíamos coger otro tema porque éste ya está cerrado». Me encantó ver sus caras de felicidad por sentir que habían hecho un buen trabajo juntos, pero más me gustó la que pusieron cuando presentamos todos los temas al final y descubrieron que en las siguientes rondas algunos otros compañeros habían mejorado sus ideas e incluso identificado mejores métricas.

El Wold Café funciona como una excelente dinámica de trabajo en equipo

Haber realizado la dinámica World Café en este contexto me permitió que personas que trabajan para mejorar el mismo producto y están distribuidas geográficamente, pudieran profundizar cara a cara en los problemas de nuestros clientes, proponiendo ideas para solucionarlos y métricas para saber si estábamos creando el impacto deseado. Pudimos iterar sobre los mismos problemas aportando soluciones de forma incremental: conversando, dibujando, debatiendo, exponiendo detalles que cada uno conoce desde su experiencia con el producto, hasta conseguir la que esperamos sea la mejor solución para nuestros clientes.