Visual Management: What you see is What you get

VisualScrum es el término que usé para la conferencia de la CAS2011. Aunque la presentación habla por sí sola al centrarme en el campo visual, me gustaría escribir sobre los conceptos que se mencionaron, los paneles que se mostraron y los nuevos que han surgido desde entonces, en una serie de artículos, de los cuales éste es el primero.

La motivación de esta sesión, así como mi especial interés por el tema,  surge en un Open Space sobre Visual Management. Aquí tuve el placer de conocer a gente muy interesante, especialmente Xavier Quesada, que compartió numerosas formas de presentar visualmente el trabajo que tenían actualmente en sus proyectos laborales y personales. Este evento coincidió con un cambio en mis responsabilidades laborales para el que, todas las ideas que obtuve fueron realmente útiles. Por ello quiero compartirlas, desde el principio, por si os sirven también a vosotros.

¿Por qué la gestión visual?

Porque presenta visualmente información que podemos manejar de forma ágil. Porque la información visual se asimila en nuestro cerebro mejor que la información de texto, por ejemplo. Porque la información visual es un interfaz muy simple para representar todo el trabajo que esta en curso de un proyecto, así es más fácil poder hacer cambios y saber el impacto que éstos tienen.

Retenemos el 10% de lo que leemos, el 20% de lo que escuchamos, el 30% de lo que vemos, el 50% de lo que vemos y escuchamos , el 70% de lo que se dice y se discute y el 90% de lo que se dice y se practica.

La gestión visual es una potente herramienta que permite a cualquier persona, en cualquier proyecto que tenga entre manos, conocer el estado de las acciones en progreso de una forma más rápida y eficiente. Facilita el seguimiento de las tareas, de manera que la mayor parte de su tiempo se invierta principalmente en la preparación de nuevos proyectos, la toma de decisiones y prevención de bloqueos. Al final se consigue de un sólo vistazo, tener la big picture del estado de un proyecto.

¿Dónde podemos aplicarla?

A la hora de trabajar con visual management, lo primero que tenemos que analizar es qué información nos hace falta para poder pensar, preparar y hacer, sobre un entorno como puede ser:

• Proyectos: mostrar las tareas que permite completar un proyecto, ordenadas por prioridades, indicando su dificultad.
• Reuniones: presentar la agenda que se va a tratar, de forma secuencial y plasmar las acciones que de ella han salido al finalizarla.
• Seguimientos: puede ser tan sencillo como mostrar la imagen del estado de las tareas del proyecto en diferentes instantes temporales, así se visualiza cómo íbamos en una fecha y en otra.
• Estrategias: si podemos ver el estado de un proyecto de una forma tan sencilla, será más fácil saber donde abordar cualquier imprevisto que surja en el día a día, con sus ventajas e inconvenientes, del cambio que supone en el estado actual.
• Retrospectivas: mostrar las acciones de mejora continua a las que se ha comprometido un equipo.

Visual Management + Scrum = VisualScrum

Trabajando con metodologías ágiles y en particular con Scrum, es posible añadir la presentación visual del flujo de trabajo que se está llevando a cabo, en lo que muchos llamamos la Scrum Board.

Si deseamos trabajar con visual management en un proyecto, hemos de centrarnos en los dos componentes más importantes: los tipos de proyectos y los roles que trabajan en él.

Conocer el tipo de proyecto que vas a representar visualmente es fundamental para saber qué ciclo de vida tienen sus tareas, y así mostrar su estado de la manera más adecuada posible. Identificar los roles que están involucrados en el proyecto, es vital para que la información visual que se presenta esté orientada a su propia perspectiva y al uso que van a hacer de ella. Es necesario tener claro el papel que juega cada persona en el proyecto, por qué está en él, cuál es su principal responsabilidad y qué información necesita conocer para poder hacer su trabajo de la mejor manera posible.

Todos los roles involucrados en un proyecto, necesitan un feedback, adaptado a su perspectiva.

Vamos a centrarnos en los roles principales de Scrum y de nuestro día a día de trabajo: dirección/negocio, product-owner, scrum master, equipo, usuarios/clientes. Todas estas personas están pendientes de un proyecto, pero no se hacen las mismas preguntas acerca de él.

Después de conocer las diferentes inquietudes que tiene cada role, es más fácil saber qué información desean recibir sobre el estado de un proyecto, lo que nos ayuda a definir las historias de usuario en función de quien las va a leer. Si deseáramos crear paneles de Scrum para cada uno de estos roles, podríamos establecer la siguiente estructura de información: dado un proyecto que proveerá a nuestra empresa de ciertos beneficios, cuando se definen un conjunto de historias de usuario, entonces el equipo  las analiza y prepara para abordar su trabajo.

En los próximos artículos sobre VisualScrum, se proponen paneles visuales de tareas e información, destinados a cada una de las perspectivas e intereses de los roles que aquí se muestran.

¿Cómo serían los paneles de un equipo de Scrum que lleva a cabo proyectos de desarrollo?
¿Cómo serían los paneles de un equipo de Scrum cuyo proyecto combina desarrollos nuevos y mantenimiento?
¿Cómo sería un panel de proyecto donde están involucrados varios equipos?
¿Cómo podríamos presentar un Roadmap de forma visual a la dirección de nuestra empresa?

Estas son algunas de las preguntas a las que vamos a ofrecer algunas ideas.