Cómo crear presentaciones con Trello y Google Slides

Hace algunos meses, leí el artículo de Trello y su integración con Google Slides, donde te explica como puedes crear la historia que quieres contar en Trello y después exportarlo a Google Slides.  Como amante y super fan de Trello, me puse un recordatorio para probarlo y ver si mejoraba mi proceso de crear presentaciones. He creado una charla para mi empresa y luego el curso de productividad y aprendizaje personal del MMA, en ambos casos me ha encantado la experiencia.

Creando la Story Board con Trello

En primer lugar me cree una board en Trello dedicada a la historia que quería contar. Al crear la board defines el esqueleto de tu historia:

• El título de la board será el de la presentación
• El nombre de cada columna será una slide de tipo título para crear secciones
• Cada tarjeta de cada columna será una slide del interior de la sección
• El título de la tarjeta será el título superior de tu slide
• El cuerpo de la tarjeta será el cuerpo de tu slide
• Si añades una imagen a la tarjeta también aparecerá en el lateral de tu slide

Sabiendo esto, empiezo poco a poco, es decir de menos detalles a más. La primera columna que tiene mi board se llama ‘TO DO’ y suele constar de los pasos que debo realizar desde que tengo la idea hasta que genero el PDF final.

Empiezo con un brainstorming, creo una columna llamada ‘Ideas’ y debajo creo tarjetas con sólo el título que son el resultado de cosas que me gustaría contar. Al verlo todo en una única lista, mi cabeza sigue funcionando y surgen las fases de la historia, las cuales defino con las columnas. Voy moviendo las ideas a las columnas e incluso me pasa que alguna idea se divide en dos o mas para mencionarlas en diferente fases de la historia.

La gran ventaja de crear la story board con Trello es que todo es arrastrar, soltar, crear tarjetas y cambiar sus títulos, algo muy rápido y fácil.

Llega un momento en el que miras la board y de un sólo vistazo te das cuenta de que ya tienes el esqueleto de tu historia. Para mí esta es la parte más importante cuando preparado una charla en público o una formación, quiero tener muy claro lo que quiero contar y tardo menos con una herramienta que me permite operar así de rápido según mi mente cambia de opinión o estructura, que copiando y pegando secciones de texto o slides. Con Trello tengo mi Big Picture.

Ahora empiezo a ajustar el texto de los títulos. He aprendido que es importante que los títulos de las tarjetas sean cortos, así me aseguro de que ocupan sólo una línea en las slides y no dos…

Después añado dentro de cada tarjeta, una breve descripción de la idea clave, esto se convertirá en el cuerpo de tu slide. Debes tener en cuenta dos cosas:

1. Si pones una única frase no excesivamente larga, puedes conseguir efecto de slides con título/subtítulo.
2. Si pones un párrafo, procura que no pase de 5 líneas para que al exportarlo a Google Slides te entre todo en una misma slide con  un tamaño de fuente legible. Si no, te puede tocar dividir a posteriori.

Ahora viene la parte de las imágenes. Si las añades en Trello, te tocará ajustarlas luego en las slides. Si eres muy detallista en este tema, te recomiendo añadir las imágenes directamente en Google Slides. A mi me pasa que según voy repasando la story board y ajustando títulos o poniendo las descripciones, me vienen fotos a la cabeza así que la capturo en el momento, pongo en la tarjeta de Trello la URL de la imagen, el tipo de foto que quiero añadir o incluso el sketch que quiero dibujar yo misma, así me aseguro de que no se me olvida.

Por último, abro las opciones de mi board en Trello, entro en la sección llamada ‘Power Ups’ y habilito el que se denomina Google Drive. Te pedirá tus credenciales para conectar ambas aplicaciones y después verás un nuevo enlace en la parte superior de tu board de Trello:

Selecciónalo y ¡magia! te aparecerá un documento de Google Slides en tu página principal de Google Drive. Seguramente se hayan creado las slides de tu lista ‘TO DO’, en tal caso elimínalas.

Cambiar la plantilla de tu presentación

Si el formato final de tu presentación es un PDF, sigue con estos pasos para crear el diseño, formato y ajustes de imágenes. Pero si el formato final es un PowerPoint, te recomiendo que en este punto exportes la presentación desde Google Slides a PowerPoint donde hacer los ajustes, ya que hay algunas incompatibilidades en estilos y formatos entre ambas herramientas, y si lo haces todo en Google Slides te puede tocar ajustar mucho al pasarlo a PowerPoint.

La plantilla que se usa al crear la presentación es de las más sencillas y ahora tienes unas cuantas opciones para darle la forma que tú quieres: dejar la plantilla por defecto, usar otra plantilla disponible, crear tu propia plantilla.

Dejar la plantilla como está

Es una opción. Para gustos colores. Si has elegido esta opción entonces ve a la siguiente sección del artículo.

Usar otra plantilla disponible

Dentro de Google Slides tienes una opción llamada ‘Tema’ que al seleccionarla te despliega a la derecha varias opciones. Sería adecuado que primero veas cómo queda el tema que te gusta, seleccionándolo pero sin pinchar en el botón de abajo ‘Importar tema’ y luego haciendo scroll en tus slides. Una vez lo tengas claro entonces importa el tema.

Crear mi propia plantilla

Esta opción está disponible tanto si partes de la plantilla por defecto como si has usado otra plantilla disponible, ya que al crear tu plantilla partes de una previa, es decir, vas a modificar la original.

En esta sección tienes la capacidad de editar cada diseño de las slides, cambiando el color, fuente, posición de las secciones de texto e imágenes, todo a tu gusto.

La gran ventaja de editar la plantilla original es que los cambios en un diseño se aplican automáticamente a todas las slides que tengan dicho diseño y te ahorras mucho tiempo en unificar el formato.

Cuando hagas cambios en los diseños de las slides, mira primero como quedan tus slides antes de salirte de la opción ‘Ver Original’ pues si te sales se guardan todo los cambios, pero si estás dentro y no te gustan siempre puedes hacer un Ctrl+Z y deshacer. Ejemplos:

• Si quieres añadir un logo en el pie de todas las slides, al añadir el logo en la predeterminada aparece ya en todas las slides de tu documento. Te ahorras el copiar&pegar en cada slide a mano.
• Si quieres que las slides de título tengan un fondo rosa, al cambiar el color se aplica a todos los diseños similares de tu documento. Te ahorras el cambiar el color de fondo de cada slide a mano.

Finalmente, verás que no se usan todos los diseños que el tema original tiene, pero quizá te interese modificar alguno más por si al repasar todas las slides, quieres hacer cambios puntuales.

Ajustando las imágenes

Ahora me creo una carpeta en Google Drive donde meto tanto la presentación como el resto de materiales que incluya en ella. Me gustan mucho las imágenes de https://www.pexels.com/ y también hago mucho uso de https://icons8.com/.

Cuando descargo imágenes de Pexels, lo hago especificando el tamaño de mi slide, así me ahorro pasos de ampliar, reducir, cortar, y sólo tengo que arrastrar y soltar la imagen a la slide. En cuanto a icons8, siempre descargo iconos de tamaño 100px.

Cuando preparo charlas para conferencias, me gustan mucho las slides de tipo imagen de fondo y texto resaltado encima. Cuando añado una imagen que ocupa toda la slide, selecciono la opción de enviar la imagen a la capa del fondo, para que el texto se quede por encima y después manipulo la transparencia/brillo/contraste de la foto para que el texto resalte aún más.

Ahora os confieso que la galería de imágenes que más me gusta añadir en mis slides son mis propios scketches. Adoro dibujar, el trazo de uno mismo lo hace único, creo que le dan un punto divertido, original y por encima de todo, me crea un vínculo muy personal con la presentación.

Revisar el contenido, formato y a practicar

Tras los cambios de plantilla, diseño y ajustes de imágenes, toca empezar a repasar las slides desde la primera hasta la última. Por mucho que intentemos automatizar algunos pasos, hay detalles que toca ajustar a mano, o incluso puede que quieras añadir, quitar, dividir algunos de tus contenidos en las slides.

Tras ver que el formato y contenido me gustan, empiezo a practicar el speech, voy añadiendo en las notas esas anécdotas, chascarrillos o citas que no quiero que se me olviden. Lo repito varias veces, de pie, en voz alta y calculando el tiempo, para respetar el timebox que tengo disponible.

Cuando todas las piezas encajan, descargo la presentación de Google Slides a un PDF, verifico que el formato se respeta y listo.

Conclusiones

Crear la story board con Trello me permite centrarme y pulir más la creación de la historia , pues operar con las columnas y tarjetas de Trello me resulta más rápido que si lo hago en papel o directamente en Google Slides.

Los ajustes de plantilla, diseño e imágenes se pueden hacer más sencillos o más complicados, esto va en el estilo y gusto de cada uno. Sí es cierto que si optas por slides de tipo imagen con título y subtítulo resaltado, el coste principal está en la búsqueda y manipulación de imágenes.

Haber contado todo mi proceso de hacer presentaciones con Trello me ha venido muy bien para identificar puntos donde puedo optimizar aún más el tiempo de preparación.

Y ahora la mejor conclusión, quiero dejar de hacer slides o bien ser capaz de dibujarlas en vivo y en directo.

El artículo que me inspiró – Introducing Trello for Google Slides.