Cómo me organizo: reviso mis prioridades y sistema con perspectiva

El flujo de trabajo sobre cómo me organizo que he ido compartiendo en las últimas semanas está basado en el día a día, cómo trabajo para organizarme, sentirme efectiva y entregar el máximo valor posible con mis acciones. Para mí el día a día son los pequeños pasos que me llevan por un camino, un camino cuya dirección viene definida por unas prioridades, valores y principios de más alto nivel.

GTD® define un modelo de 6 niveles de perspectiva que te permite alinear tu vida, tu visión, tus objetivos a medio plazo, tus áreas de responsabilidad, proyectos y acciones, de manera que todo vaya en sintonía.

Revisión anual

Una vez al año tengo un periodo de reflexión global y suele coincidir con las navidades. En esta época coinciden varias cosas: cierro un año, me hago más mayor y además suelo tener unos días de vacaciones, en los que lo planifique o no, siempre dedico un tiempo a la reflexión profesional y personal. Pienso sobre mi vida, mis ideas, mis logros y aprendizajes, donde respondo a más o menos a estas preguntas:

• ¿Qué he aprendido?
• ¿Qué me ha hecho disfrutar y qué sufrir?
• ¿Qué me gustaría vivir el próximo año?

Revisión trimestral

Tengo un evento recurrente de 2 horas en mi calendario cada 3 meses donde reviso tanto mis áreas de responsabilidad, como parte de mi sistema GTD. Procuro ajustar estos recordatorios a días de ‘relax’ en la oficina, es decir, semana santa, puentes, navidades, verano, es un poco como los anuncios de El Corte Inglés que te marcan un cambio de temporada 🙂

Reviso mis áreas de responsabilidad

Llevo el programa de desarrollo de un producto de mi empresa y me gusta tomar una foto de cómo estamos cada trimestre – métricas del producto, decisiones tomadas y sus resultados. Por otro lado, uno de mis objetivos es mejorar y optimizar la forma de trabajar de los roles que hay alrededor del programa del producto – principalmente managers, stakeholders y product owners. En este momento hago especial hincapié en ello. Comparto estos resultados con todos y los usamos tanto para celebrar como para buscar ideas de mejora.

Reviso mi sistema de GTD

Además de la revisión semanal que toque, hago una revisión exhaustiva de mi sistema de archivos – borro y organizo carpetas – así como de mi lista SOMEDAY/MAYBE que tengo en mi panel de Trello – eliminar lo que no se va a convertir en acción pues ha dejado de tener valor. La lista SOMEDAY/MAYBE es donde ponía esas cosas que había capturado y podrían ser una acción a futuro.

Revisión mensual

Tengo un evento recurrente de 1 hora en mi calendario la última semana de cada mes junto a la revisión semanal que toque para revisar los progresos del producto en el que trabajo. Esta revisión está ligada a mis áreas de responsabilidad entorno a los proyectos donde tengo mi foco y prioridad. De nuevo es mi manera de hacer una foto de dónde estamos y trabajar con el equipo al respecto.

Revisión semanal

Tengo un evento de 2 horas semanalmente los jueves por la tarde para poner a punto mi sistema de GTD así como definir mis acciones para la próxima semana y ajustar mi calendario al respecto, con el objetivo de seguir progresando en mis proyectos y optimizar mi manera de trabajar.

Revisión diaria

Cada día antes de irme de la oficina, ajusto rápidamente mis lista NEXT ACTIONS y el calendario de acuerdo a mis progresos y los cambios que se hayan producido en mi entorno – cambios de prioridades, reuniones nuevas o canceladas, etc. Este ratito me da mucha paz antes de irme a casa, me deja tranquila saber que mañana cuando llegue al trabajo y mire mi panel de Trello y el calendario, sé con qué tengo que ponerme.

Mis reglas de oro

• Reviso para tener un entorno de claridad y orden
• Hago las revisiones a solas y en un espacio que me genere paz
• Tengo mis metas, pero si dejo de sentirlas por dentro las cambio
• Tengo una dirección, no un camino fijo, pues lo cambio si encuentro otro mejor
• Me gusta reflexionar, aunque ello me lleve a tomar decisiones duras en ocasiones
• Reflexiono sólo en un estado emocional constructivo y un buen nivel de energía
• No sólo reflexiono cuando me lo dice mi calendario, si noto que algo no va bien, me paro y lo hago

La reflexión más importante de mi vida

Hace algunos años mi manera de pensar cambió radicalmente por un asunto familiar. Vivía el presente sólo para preparar un futuro. Aunque sabía que el futuro es incierto – se que moriré pero no cuándo – por primera vez en mi vida sentí por dentro que ese conocimiento es real, fue entonces cuando decidí vivir al 100% el presente por si no había un futuro.

Tengo presente el futuro pero ya no vivo sólo para él.

Os dejo un artículo genial, breve y concreto sobre los 6 niveles de perspectiva de GTD® por FacileThings: Trabaja con Perspectiva

IMPORTANTE: Todo lo que os cuento está basado en la metodología Getting Things Done® (GTD®) sobre la cual he ido experimentando para adaptarlo a mi contexto profesional y personal. Si deseas empezar a definir tu flujo de trabajo te recomiendo que empieces tu propio camino hacia la efectividad personal respetando y partiendo de sus bases – libro en inglés y castellano.