Los artefactos de trabajo son elementos en los que visualizamos información con la que vamos a trabajar durante las reuniones o ceremonias.

En el caso de los OKRs, este artefacto de trabajo, representando los objetivos a conseguir por tantas personas, que deben servir de inspiración, guía y soporte para el ajuste continuo de prioridades, necesita estar en un lugar público y de fácil acceso para la organización. Por ejemplo: página web de la empresa, en el primer nivel del sistema de ficheros compartido, dentro de la descripción de las ceremonias donde vamos a trabajar con los OKRs, etc.

Cuando alguien me pregunta cuál es la mejor herramienta para algo, siempre respondo lo mismo:

La mejor herramienta es aquella donde puedas mantener el artefacto vivo de una forma fácil.

Os voy a contar cómo ha sido mi experiencia con dos herramientas muy sencillas. En ambos casos, éstas fueron elegidas por estar entre las más usadas por la mayoría de las personas, lo que nos permitía asegurar que cualquiera podría operar con ellas.

OKRs en Google Slides

Cuando trabajaba en lastminute.com group teníamos una única presentación con el roadmap de producto que estaba en el sistema de ficheros compartido a toda la empresa. El roadmap representaba los objetivos e iniciativas en los que nos íbamos a enfocar en cada trimestre (Q). Tras la slide del roadmap teníamos una por cada objetivo. Esto nos permitía trabajar en un formato que era tanto fácil de actualizar como presentable en cualquier tipo de reunión. Probamos varios diseños, como podéis ver a continuación: sólo OKR, OKR con backlog de iniciativas, OKR con iniciativa, OKR con iniciativa y backlog detallado de items. El impacto de poner el backlog detallado de items de iniciativas fue que algunos managers empezaron a hablar de funcionalidades y prioridades más que de los datos, lo que hacía algo compleja la moderación de las conversaciones por parte del product owner. Presentar el OKR únicamente o bien el OKR con la iniciativa y sus métricas, centraba la conversación principalmente en los datos.

Puedes encontrar más experimentos aquí

Google Spreadsheet

En LATAM Airlines dentro del área Digital estamos usando una Google Spreadsheet. En este caso, el uso de esa herramienta se debe a que tenemos un DataStudio que se alimenta de esta fuente y a la vez se trae de JIRA las iniciativas asociadas a cada objetivo, lo cual nos permite tener que actualizar a mano únicamente los resultados mensuales de los OKR, mientras que las iniciativas se mantienen la día siendo éste el trabajo del product owner en la gestión del backlog, además, con DataStudio tenemos un dashboard adaptado a nuestras necesidades, con diferentes niveles de información y publicado en nuestra web interna.

Puedes encontrar más experimentos aquí

Ciclo de vida de un artefacto

Creo que un artefacto tiene tres estados: nace, crece y muere.

  • Nace cuando surge una necesidad de visualizar información que todos debemos ver de la misma manera para lograr un entendimiento compartido
  • Crece cuando se usa en diferentes reuniones y ceremonias donde se inspeccionan los datos, se toman decisiones al respecto y además se proporciona feedback para que el artefacto mejore continuamente
  • Muere cuando no se mantiene actualizado y por tanto no puede ser usado o bien, cuando no es adoptado como elemento útil para visualizar información y tomar decisiones

Con esto quiero decir que es importante que tus OKRs estén en un artefacto que realmente vaya a estar al día, permita ver el progreso de los objetivos y sirva de soporte para decidir cómo podemos intentar mejor conseguir los resultados que deseamos, sin esto, puede que la adopción de la metodología se ponga en riesgo.

Otras herramientas a explorar:

 

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