Una vez se ha realizado la definición de los OKRs y se han documentado en artefactos de trabajo, vienen lo más importante para la toma de decisiones en el día a día en base a los objetivos y sus resultados, las ceremonias de trabajo.
Me gusta usar el concepto ceremonia cuando es una reunión periódica que va a formar parte de nuestros hábitos de trabajo en equipo. Las ceremonias alrededor de los artefactos de trabajo, permiten inspeccionar la información de dicho artefacto y con ello, tomar decisiones para adaptarnos correspondientemente. En el contexto de los OKRs, las ceremonias consisten en la siguiente agenda por defecto, donde se responden al menos a las siguientes preguntas:
- ¿Cuál es el progreso del Objetivo? inspeccionamos los KRs.
- ¿Qué hemos hecho para conseguirlo? inspeccionamos las iniciativas realizadas.
- ¿Qué podemos hacer para progresar más? adaptamos prioridades de las iniciativas.
Hasta ahora he probado trabajar con OKRs en tres ceremonias diferentes:
Quarterly OKRs Review
- Objetivo: proponer OKRs e iniciativas del siguiente trimestre tras inspeccionar los OKRs en curso.
- Agenda: responder a las preguntas anteriores con vistas a un trimestre completo más un espacio para proponer OKRs e iniciativas.
- Cuándo: como tarde, recomiendo la primera semana del último mes del trimestre, porque tienes dos meses cerrados de datos y aprendizajes, el ajuste de prioridades del mes que falta tendrá un alcance bajo y además, puedes enfocarte en refinar las primeras iniciativas del siguiente trimestre durante ese último mes, donde el trabajo en curso debería tener un refinamiento avanzado. Incluso, si la sesión de trabajo no sale como esperabas, tienes tiempo para continuarla.
- Duración: hasta ahora me ha llevado dos días dedicados.
- Asistentes: considero obligatorios a los principales stakeholders, product owners/managers y desarrolladores de referencia de los equipos.
Monthly OKRs Review
- Objetivo: ajustar las iniciativas tras inspeccionar los OKRs en curso.
- Agenda: responder a las preguntas anteriores con vistas al mes.
- Cuándo: recomiendo la primera semana del mes para tener los resultados del mes anterior cerrados.
- Duración: hasta ahora me ha llevado 1-2 horas.
- Asistentes: considero obligatorios a los principales stakeholders, product owners/managers y desarrolladores de referencia de los equipos.
Product Demos
Si queremos que los OKRs nos sirvan para tener un propósito común y trabajar alineados en el día a día, entonces el trabajo de nuestros equipos de producto debe tener un impacto en los resultados con sus incrementos de producto. Los OKRs deben ser algo que todos los miembros de la organización entiendan y por tanto, en las demos de producto, cuando se presentan incrementos de iniciativas de los OKRs, los equipos pueden mostrar si ha habido algún impacto en los resultados o no. Cuando hacemos esto, los equipos además sentir suyo el propósito, pueden ver el resultado de su trabajo, si impacta o no, y ayudarnos en la toma de decisiones en cuanto a las prioridades a corto plazo.
Cosas que pueden pasar en las ceremonias de OKRs
«No hemos conseguido los resultados que esperábamos porque no habéis hecho lo que os dije» – es un comentario del stakeholder cuya pedida/idea como iniciativa se quedó fuera. En estos casos, lo que deberíamos tener son datos de algún experimento que haya validado que su pedida/idea no tenía demanda y/o valor. Sin datos las discusiones las puede ganar el HIPPO («highest paid person’s opinion» / «highest paid person in the office»).
Cuando inspeccionamos los OKRs tenemos que estar abiertos a cualquier cambio y así adaptarnos para conseguir mejor nuestros objetivos : ajustar iniciativas, ajustar los resultados deseados, cambiar el KPI y resultado esperado porque nos hemos dado cuenta de que no elegimos la métrica adecuada, hacer un OKR nuevo porque hemos enfocado el objetivo incorrectamente. Todas las ceremonias son oportunidades de mejora gracias a los aprendizajes. Lo que no debemos hacer es adaptar los OKRs e iniciativas por gusto, sino porque no nos llevan en la dirección que queremos.
Quiero hacer hincapié en que la efectividad de las ceremonias depende de cuán bien actualizado están los artefactos de trabajo, cuanta más información al día y fiable tengamos, más rápido será nuestra toma de decisiones y esperamos, mayor probabilidad de que sean las adecuadas, al menos, hemos puesto todos los medios posibles para que así sea.
Por último, decir que los OKRs e iniciativas se pueden ajustar sin esperar a la ceremonia, cualquier momento es válido si tenemos claro qué hace falta. Las ceremonias nos ayudan a garantizar que nos paramos juntos a inspeccionar y adaptar nuestro trabajo alrededor de los datos, pero no debemos considerarlas el momento exclusivo para hacer cambios.
«Responding to change over following a plan» – Agile Manifesto.
Si quieres has compartido tu experiencia en otros artículos, me encantaría poder enlazarlos aquí también para que los lectores puedan tener más referencias y experiencias de trabajar con OKRs, realiza un comentario y así las incluyo.
Os dejo todos los artículos que he escrito sobre OKRs:
Vanesa Tejada 