Cómo crear tu primer panel de Visual Management en un equipo Scrum


Combinar la metodología ágil Scrum con Visual Management, es una idea perfecta para fomentar el trabajo en equipo y visualizar el estado del producto que se está desarrollando. ¿Por qué digo combinar? porque muchos piensan que tener un panel de post-it con las tareas que están haciendo las personas de un equipo es hacer Scrum, y no es así.

Un equipo puede trabajar con la metodología ágil Scrum y no tener un panel físico donde visualizar sus historias de usuario, así como un equipo puede tener un panel físico de trabajo y no usar Scrum

Para crear tu primer panel físico debes hacer un trabajo en equipo, donde todos los miembros estén alienados en los siguiente puntos:

  • Definir un flujo de trabajo: el equipo debe plantearse cómo van a trabajar juntos para conseguir las metas que se propongan. El equipo define una disciplina, unos principios y las prácticas que van a llevar a cabo.
  • Definir el ciclo de vida de sus proyectos: el equipo debe crear un workflow de sus proyectos, cuales son las fases, pasos, estados, de las historias de usuario.
  • Definir qué información necesitan visualizar: el equipo crea un panel donde se visualice el ciclo de vida de sus historias combinado con el flujo de trabajo que han acordado, así como otra información que consideren valiosa e interesante de representar.

Nuestro primer panel de Scrum

Scrum Visual Management Basic board

En este panel tenemos la información mínima para conocer el día a día de un equipo:

  • El product backlog con las historias de usuario, ordenadas por prioridad, que formarán parte de las siguientes iteraciones de trabajo.
  • El flujo de estados de las historias de usuario en el sprint en curso.
  • El diagrama burn-down chart para visualizar el tiempo de iteración respecto el trabajo que nos queda pendiente hacer.
  • El parking lot donde el equipo añade temas que desea tratar en una sesión a parte de la daily meeting.

El panel madura de la mano del equipo

Este aspecto es muy importante, el panel de un equipo Scrum es dinámico, no se crea un día y se queda igual permanentemente. Los equipos Scrum realizan retrospectivas periódicamente donde poco a poco van a reflexionar y cambiar su forma de trabajar, por tanto el panel deberá actualizarse para que se adapte a los cambios que haya decidido el equipo.

Veamos el siguiente ejemplo:

Scrum Visual Management board

En este panel hay 3 cambios notables respecto su primera versión:

  • Dividimos la columna Doing en dos:
    • In Progress: donde el equipo ubica aquellas historias de usuario que están desarrollándose.
    • Testing: done el equipo deja las historias de usuario pendientes de una segunda validación por parte de otro compañero.
  • Las historias en curso tienen usuarios asignados:
    • El usuario asignado para las historias en progreso les ayuda a saber quien está encargado de qué en cada momento y trabajan en equipo cuando las historias son parte de un mismo proyecto.
    • El usuario asignado para las historias pendientes de una segunda validación les ayuda a saber quién está validando cada historia así como las que aún están pendientes de la validación pues no están asignadas.
  • Un panel para la retrospectiva: esta sección es donde el equipo añade temas que desea tratar en la sesión de la retrospectiva, y con ellos el Scrum Master puede preparar una agenda acorde a las necesidades del equipo.

¿Cómo puedo saber si mi panel de Scrum es bueno?

En primer lugar, si tu equipo realmente está trabajando a gusto con el panel y posee la información que necesita, perfecto, el panel es para ellos principalmente.

Es posible darle una vuelta a un panel incorporando a algún miembro externo al equipo, para ver si es capaz de entender lo que éste representa. Generalmente este experimento ayuda mucho a que un equipo acomodado con su panel, se de cuenta de que la información que muestran públicamente debe ser útil, no sólo para ellos mismos, sino también para otros compañeros de su entorno.

El Visual Management es un medio para irradiar información

Por último, un panel de Scrum debe estar mimado y ser bonito, es una imagen externa del equipo. Un panel cuidado siempre será más fácil de mantener y agradable de trabajar con él: cuida formato de sus historias, el lenguaje de colores y su estructura.

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