Cómo irte de vacaciones tranquilo, tú y tu empresa

Cada vez queda menos para irme de vacaciones, ¡no veo el momento! Además este año quiero irme sin tener la necesidad de mirar el email de vez en cuando para asegurarme de que en el trabajo todo va bien. Encima, cuando le recordé a mi jefe que me iba dos semanas me puso una cara… En fin, si algo quiere uno es que su jefe esté tranquilo, su equipo siga rindiendo y que su trabajo no se de la vuelta durante su ausencia.

Quiero irme de vacaciones tranquila y que mi empresa también lo esté, ¿cómo lo intento? uso a un compañero como backup y hago una lista de acciones a realizar a mi vuelta.

Lo del backup suena a marrón, pero en un equipo lo importante es la unidad no cada miembro, debemos apoyarnos, cubrirnos y que el servicio que prestamos a la empresa siga estando operativo.

Tus competidores, tu empresa y el mercado nunca descansan.

Tu backup debe ser alguien que conoce tu día a día y el rol que desempeñas. El objetivo es que cubra los puntos más críticos de mi trabajo durante mi ausencia: proyectos, emails y reuniones que no pueden detenerse.

Preparando el backup

Una vez encontrado mi héroe o heroína le preparo el contexto de mi trabajo:

1. Lista de proyectos críticos – preguntas sin responder y quienes tienen la respuesta.
2. Añadir el backup a los hilos de email de los proyectos críticos e introducirle como tal.
3. Añadir el backup en las reuniones de seguimiento de los proyectos críticos que modero – dejarle las agendas preparadas así como invitarle a alguna antes de que yo me vaya para que vea el flujo de la sesión.
4. Añado a mi backup a la respuesta automática del email – esa que gusta tanto configurar antes de apagar el portátil 🙂

Prepara tus acciones de vuelta

Tras haber hablado con mi backup llevo a cabo unas acciones para preparar mi vuelta al trabajo:

1. Listar de asuntos delegados al backup – agenda para mi puesta al día con él.
2. Marcar conversaciones de email de proyectos críticos – lo primero que leeré de mi bandeja de entrada.
3. Crear una reunión con mi backup para la puesta al día.
4. Listar de asuntos que sí podían esperar y cómo retomarlos.
5. Cancelar mi asistencia en reuniones que se suceden durante mis vacaciones.
6. Bloquear mi primer día de vuelta y así garantizar la puesta al día.

Bienvenida a la oficina

Si algo espero de mi primer día es poder ubicarme cuanto antes en mis tareas y responsabilidades. Nada más abrir el portátil realizo las tareas que dejé preparadas:

1. Tengo la reunión con mi backup, le doy las gracias por haber estado ahí.
2. Leo los emails de los proyectos críticos y escribo mis siguientes acciones para ellos.
3. Saco a mi backup de los hilos de emails.
4. Saco a mi backup de las reuniones que yo modero.
5. Cancelo la respuesta automática del email y quito la mención de mi backup.

Cuando vuelvo de vacaciones separo el grano de la paja en vez de leer decenas de emails

Tantas molestias para…

Para que mi primer día sea productivo, para no caer en la trampa de leer emails durante horas, para que mi equipo no sufra mi ausencia, para no encontrarme ‘la casa patas arriba’, para que mi empresa no se detenga, sinceramente, esto me parece básico para ser un buen profesional.

Muchas veces no pasan tantas cosas en una o dos semanas, pero nunca se sabe y es mejor estar preparados.

Por cierto backup – hoy por mi, mañana por ti compañero.

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