Cómo mi padre hace GTD con el correo postal

Con todas estas fiestas una pasa más tiempo en con de los padres, y desde hace unos días he observado cómo mi padre gestiona el buzón de correo de su casa.

Un día decide vaciar el buzón porque sabe que se está llenando. Quiere ver si tiene algo importante y dejar hueco para el resto de correo que pueda llegar. Sale de casa, abre el buzón, coge todo lo que hay tal cual está – CAPTURAR – cierra el buzón dejándolo limpio – inbox zero de libro -, entra en casa y pone el montón de correo – lista IN-BASKET – en la mesa de la cocina- WORK SPACE.

Por la tarde, se prepara un café y se sienta en mesa de la cocina con el montón de correo y un cuchillo – SHORTCUT. Coge el primer elemento – MONOTASK – de arriba – FIFO – y lo abre – toca PROCESAR. Si es publicidad lo pone en un lado de la mesa de la cocina – lista PENDIENTE y etiqueta ‘delegar’ – y si es carta la abre y la lee. Cuando la carta no le interesa la rompe y la coloca en otro lado de la mesa de la cocina – BASURA – pero si tiene algo que hacer con ella la pone en otro lado de la mesa de la cocina al lado de la publicidad – lista PENDIENTE. Si una de las cartas es alguna notificación del banco, correos o un trámite con su abogado llama por teléfono para enterarse de lo que es en el momento y solucionarlo – 2 min RULE. Ya terminado el café, el montón de cartas rotas lo tira – sin remordimientos – y los otros dos los quita de la mesa pero los deja en un lado de la encimera de la cocina. Mi padre nunca devuelve una carta al buzón de correo ni la deja en el montón original.

Después de cenar o al día siguiente durante el desayuno, vuelve a poner foco en los dos «montoncitos» – toca ORGANIZAR. A mi madre y a mi nos dice: «ahí hay publicidad, echadle un ojo y si no os interesa me lo decís y yo la tiro» – movemos la publicidad de la lista PENDIENTE a WAITING FOR – y después lee con detenimiento las cartas restantes. Cuando la carta supone un trámite que tiene que hacer en una fecha concreta – pagar una multa – se pone dos recordatorios en su agenda: fecha de expiración y fecha para hacer el trámite que es anterior a la fecha de expiración – el CALENDARIO. La carta la guarda en una carpeta que tiene con diferentes secciones y otros papeles – ARCHIVA en su SISTEMA DE REFERENCIA. Cuando la carta supone un trámite que tiene que hacer pero que no tiene una fecha específica – XXX informa que ya puede ampliar su ancho de banda de internet por el mismo precio – pone la carta en un lugar a parte de la mesa de la cocina – lista NEXT ACTIONS. Cuando la carta no supone ningún trámite a hacer pero es información útil entonces la mete en su «carpetita» en una sección concreta – ARCHIVA en su SISTEMA DE REFERENCIA. A veces las cartas tienen algún promoción u ofertas disponibles que pone en otro «montoncito» al que le presta atención muy de vez en cuando – lista ALGÚN DÍA/QUIZÁ. Cuando este «montoncito» crece lo REVISA y casi todo acaba en la BASURA.

Cuando mi madre o yo le decimos que no hay nada en la publicidad que nos interese, entonces la tira a la BASURA – marcar elemento de la lista WAITING FOR como DONE.

Mi padre por las mañanas al despertarse le suele preguntar a mi madre: «¿tenemos que hacer algo hoy? – toca REVISAR. Ella mira el calendario de la nevera y dice sí o no. Si hay algo con fecha lo hacen – EJECUTAR. Después consultan el «montoncito» de cosas que deben ir haciendo tan pronto como puedan, miran si van a salir y a dónde para ver si les encaja – el CONTEXTO.

Cuando hace algo  – DONE – de lo que tenía pendiente con fecha, a veces guarda la carta y el resguardo de su gestión – ARCHIVAR en SISTEMA DE REFERENCIA – o lo tira a la BASURA – acompañado de un: «esto ya no vale pa’ na». Cuando hace algo que de lo que tenía pendiente pero sin fecha aplica también los pasos anteriores. 

Mi padre no vuelve a mirar el buzón hasta pasada una semana aproximadamente, que es cuando sabe tendrá suficiente información para procesar y que no se le acumulen demasiadas cartas o no puedan meter más en el buzón.

Coméntame con qué cara te has quedado 🙂