El primer paso de mi flujo de trabajo, el punto de entrada a mi sistema de organización personal es capturar todas las cosas que creo que tengo que hacer en único lugar. La herramienta que utilizo para organizarme es Trello y el lugar en el que vuelco todo lo que capturo es una columna llamada INBOX. El siguiente paso es aclarar qué significan esas cosas que he capturado para saber qué debo hacer con ellas.
Qué es aclarar
Aclarar es procesar tu lista INBOX definiendo qué significa cada cosa que has capturado, para saber si no requiere ninguna acción o en caso contrario definir cuál.
Qué valor me aporta aclarar
Aclarar para mi es como separar «el grano de la paja», identificar qué no tiene valor y asegurarme de que voy a hacer lo que realmente importa. Voy a maximizar la cantidad de cosas que no hace falta hacer, y tomar las decisiones adecuadas que marcarán lo que voy a hacer. Tomar una mala decisión podría implicar que he dedicado mi tiempo a hacer algo sin valor y por tanto retrasado la entrega de valor de algo que sí lo tenía. Definir incorrectamente la/s acción/es a realizar podría provocar que me quede bloqueada durante la ejecución de las mismas, en vez de ir ‘del tirón’.
Cuándo aclaro
Al menos una vez al día y con un nivel de energía alto o medio. Lo de la energía es fundamental, porque aclarar lleva tiempo, implica reflexionar, tomar decisiones y detallar acciones físicas y concretas. En mi caso, procuro procesar por las mañanas que es cuando mi nivel de energía está más alto, lo evito justo después de comer y a última hora de la jornada que es cuando estoy más cansada y no puedo tener un nivel de atención alto prolongado.
Dónde aclaro
Como ya deberíais de imaginar, en Trello. Estoy voy a explicarlo paso a paso, porque el significado de las cosas que he capturado es diferente, por lo que las decisiones al respecto son diversas y las cosas acabarán en diferentes lugares.
Miro mi lista de INBOX, cojo la primera tarjeta que hay y defino qué significa: «esto es un anuncio de una conferencia», «esto es el manual de cómo usar las nuevas impresoras de la oficina», «esto es que tengo que facilitar la revisión de la Q3 del roadmap en 3 semanas»… y sabiendo el significado me pregunto: ¿requiere una acción?, cuyas respuestas me llevan a tomar las siguientes decisiones:
- Lo que no requiere acción será borrado, archivado o incubado
- Lo que sí requiere acción será delegado, aplazado o completado en el momento
No requiere acción y la información no es útil
Lo que hago es BORRAR la tarjeta de Trello en el momento. Hay que borrar sin miedo, evitar los síndromes de Diógenes en tu sistema de archivos, emails o cualquier otro lugar donde se almacenan cosas. Guardar algo sin valor es un desperdicio.
No requiere acción pero la información es útil
Lo que hago es ARCHIVAR la información en mis archivos y borro la tarjeta de Trello. Tengo un sistema de archivos bastante sencillo, lo que me permite archivar y localizar información rápidamente. Todo está en la nube y así puedo realizar mi trabajo siempre que tenga red esté donde esté independiente del dispositivo. He llegado a trabajar con el ordenador de otra persona – ¡se me olvidó el cargador!. Quiero mencionar que GTD® hace especial hincapié sobre el sistema de archivos en su libro, ya que una mala organización del mismo puede generar cuellos de botella en tu flujo.
No requiere acción ahora pero quizá más adelante
Lo que hago es INCUBAR, actualizar la tarjeta de Trello con el significado y en función de este tomar una de las siguientes decisiones:
- Si ese ‘más adelante’ está asociado a una fecha, creo un recordatorio en el calendario y en la descripción pongo la/s acción/es a realizar. Después elimino la tarjeta de Trello. Ejemplo: «Comprar entradas para conferencia XXX» podría ser un recordatorio 2 semanas antes de que acaben las early bird de algún evento. En ese momento decidiré si voy o no, es decir, si hay acción de comprar entradas.
- Si ese ‘más adelante’ no tiene fecha, muevo la tarjeta a otra columna llamada SOMEDAY/MAYBE. Ejemplo: Comprar el libro XXX, Apuntarme al curso YYY, Probar la dinámica ZZZ en una retrospectiva.
Si requiere acción, pero es otra persona la adecuada
Lo que hago es DELEGAR y detallar la/s acción/es en la tarjeta de Trello. No delego marrones ni cosas que no me gustan, delego lo que otra persona puede hacer mejor que yo o es de su responsabilidad. Suena raro pero la idea es maximizar el trabajo que no tengo que hacer, bien porque no hay valor en él, bien porque le corresponde a otro.
- Si delegar me lleva más de dos minutos, muevo esta tarjeta una columna llamada PENDING donde ubico las cosas que yo tendré que hacer. Algunos temas a delegar son complejos y prefiero sentarme con la persona en cuestión, aclarar cualquier posible duda cara cara y evitar así un ‘ping-pong’ de emails ineficiente e ineficaz.
- Si delegar me lleva menos de dos minutos, lo hago. Mando un email a la persona en concreto, marco ese email con una etiqueta llamada FOLLOW-UP y luego muevo esta tarjeta de Trello a una columna que se llama WAITING FOR añadiendo en el interior de la tarjeta el título del email que he mandado. Todo bien atado.
Si require acción y tengo que hacerlo yo
- Si lo que tengo que HACER me lleva menos de dos minutos, lo hago y muevo la tarjeta a una columna llamada DONE
- Si lo que tengo que HACER me lleva más de dos minutos, entonces lo haré más adelante, actualizo la tarjeta de Trello detallando la/s acción/es y la muevo a la columna PENDING
Cuando añado una tarjeta a la columna PENDING llevo a cabo dos acciones que me resultan de gran valor en este preciso momento:
- Actualizo la prioridad de las acciones según el orden de las tarjetas de la columna PENDING, siendo la primera la más prioritaria y la última la que menos
- Indico si la acción tiene un coste de energía alto o bajo
Al final, el resultado de aclarar es ir vaciando la columna INBOX, y ubicar las cosas que he capturado en otros lugares en función de su significado y acción a llevar a cabo.
Definiendo acciones en Trello
Siempre que defino una cosa que requiere acción actualizo la tarjeta de Trello:
- Los títulos detallan la acción concreta y empiezan con un verbo
- La descripción contiene la información y recursos mínimos que necesito
- Uso las checklist para guiarme rápidamente en lo que tengo que hacer, defino mi plan, mi Definition of Done (DoD). Desde que aclaro hasta que hago las acciones puede pasar un tiempo, las checklist me permiten tener toda la claridad necesaria para ponerme a hacer sin detenerme a pensar de nuevo
- Uso las etiquetas para indicar la energía que me requiere la acción – rojo = HIGH y verde = LOW
GTD® define un proyecto como la lista de acciones que se requieren para conseguir tu objetivo. Si conseguir tu objetivo sólo requiere una acción no es un proyecto. En Trello puedes hacer uso de etiquetas, custom fields o un prefijo en el título de la tarjeta, lo que te permite hacer una búsqueda o aplicar un filtro para ver las acciones de tu proyecto en el panel.
Trello es mi panel de control
En Trello tengo todas las listas que GTD® recomienda para ubicar tus cosas y acciones. La gran ventaja que tiene para mi es que de un vistazo, puedo ubicarme perfectamente, mis listas definen el el flujo de estados de mis cosas y acciones, las cuales puedo mover fácilmente arrastrando y soltando. Además tengo Trello instalado en mis dispositivos móvil y tablet para actualizar mis listas cuando quiera – y tenga batería. Iré detallando plugins y más usos de Trello en la fase de flujo que corresponda.
Mis reglas de oro
- Cuando cojo una tarjeta de INBOX para aclararla, nunca vuelve a INBOX
- Cuando me pongo a aclarar no siempre dejo INBOX a cero, es progresivo
- Si no se lo que significa algo, pregunto antes de BORRAR
- Si no entiendo el por qué de una acción, pregunto antes de BORRAR
- Jamás me pongo a aclarar el INBOX con un nivel de energía bajo
- Aprendo shortcuts y funcionalidades de Trello para operar mejor y más rápido
- Entiendo una acción como lo mínimo que hay que hacer para aportar valor
- Detallo la tarjeta de Trello ‘lo justo’ para luego hacer sin pensar y ‘del tirón’
- Las acciones en mis tarjetas siempre empiezan con verbo: crear, llamar, enviar…
- La prioridad de la lista PENDING es una combinación de fecha de entrega y valor
- Cuando delego estoy disponible para lo que la otra persona necesite
- Definir un plan no es programar el plan – to plan vs. to schedule
- Organizo y limpio mi sistema de archivos con cierta frecuencia
- Reviso los emails marcados como FOLLOW-UP con cierta frecuencia
Algunos artículos interesantes:
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- La diferencia entre incubar y diferir de Jerónimo Sánchez
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- La arriesgada regla de los dos minutos de José Miguel Bolívar
IMPORTANTE: Todo lo que os cuento está basado en la metodología Getting Things Done® (GTD®) sobre la cual he ido experimentando para adaptarlo a mi contexto profesional y personal. Si deseas empezar a definir tu flujo de trabajo te recomiendo que empieces tu propio camino hacia la efectividad personal respetando y partiendo de sus bases – libro en inglés y castellano
Vanesa Tejada 
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