El primer paso de mi flujo de trabajo, el punto de entrada a mi sistema de organización personal es capturar todas las cosas que creo que tengo que hacer en único lugar. La herramienta que utilizo para organizarme es Trello y el lugar en el que vuelco todo lo que capturo es una columna llamada INBOX. El siguiente paso es aclarar qué significan esas cosas que he capturado para saber qué debo hacer con ellas.
Qué es aclarar
Aclarar es procesar tu lista INBOX definiendo qué significa cada cosa que has capturado, para saber si no requiere ninguna acción o en caso contrario definir cuál.
Qué valor me aporta aclarar
Aclarar para mi es como separar «el grano de la paja», identificar qué no tiene valor y asegurarme de que voy a hacer lo que realmente importa. Voy a maximizar la cantidad de cosas que no hace falta hacer, y tomar las decisiones adecuadas que marcarán lo que voy a hacer. Tomar una mala decisión podría implicar que he dedicado mi tiempo a hacer algo sin valor y por tanto retrasado la entrega de valor de algo que sí lo tenía. Definir incorrectamente la/s acción/es a realizar podría provocar que me quede bloqueada durante la ejecución de las mismas, en vez de ir ‘del tirón’.
Cuándo aclaro
Al menos una vez al día y con un nivel de energía alto o medio. Lo de la energía es fundamental, porque aclarar lleva tiempo, implica reflexionar, tomar decisiones y detallar acciones físicas y concretas. En mi caso, procuro procesar por las mañanas que es cuando mi nivel de energía está más alto, lo evito justo después de comer y a última hora de la jornada que es cuando estoy más cansada y no puedo tener un nivel de atención alto prolongado.
Dónde aclaro
Como ya deberíais de imaginar, en Trello. Estoy voy a explicarlo paso a paso, porque el significado de las cosas que he capturado es diferente, por lo que las decisiones al respecto son diversas y las cosas acabarán en diferentes lugares.
Miro mi lista de INBOX, cojo la primera tarjeta que hay y defino qué significa: «esto es un anuncio de una conferencia», «esto es el manual de cómo usar las nuevas impresoras de la oficina», «esto es que tengo que facilitar la revisión de la Q3 del roadmap en 3 semanas»… y sabiendo el significado me pregunto: ¿requiere una acción?, cuyas respuestas me llevan a tomar las siguientes decisiones:
- Lo que no requiere acción será borrado, archivado o incubado
- Lo que sí requiere acción será delegado, aplazado o completado en el momento
No requiere acción y la información no es útil
Lo que hago es BORRAR la tarjeta de Trello en el momento. Hay que borrar sin miedo, evitar los síndromes de Diógenes en tu sistema de archivos, emails o cualquier otro lugar donde se almacenan cosas. Guardar algo sin valor es un desperdicio.
No requiere acción pero la información es útil
Lo que hago es ARCHIVAR la información en mis archivos y borro la tarjeta de Trello. Tengo un sistema de archivos bastante sencillo, lo que me permite archivar y localizar información rápidamente. Todo está en la nube y así puedo realizar mi trabajo siempre que tenga red esté donde esté independiente del dispositivo. He llegado a trabajar con el ordenador de otra persona – ¡se me olvidó el cargador!. Quiero mencionar que GTD® hace especial hincapié sobre el sistema de archivos en su libro, ya que una mala organización del mismo puede generar cuellos de botella en tu flujo.
No requiere acción ahora pero quizá más adelante
Lo que hago es INCUBAR, actualizar la tarjeta de Trello con el significado y en función de este tomar una de las siguientes decisiones:
- Si ese ‘más adelante’ está asociado a una fecha, creo un recordatorio en el calendario y en la descripción pongo la/s acción/es a realizar. Después elimino la tarjeta de Trello. Ejemplo: «Comprar entradas para conferencia XXX» podría ser un recordatorio 2 semanas antes de que acaben las early bird de algún evento. En ese momento decidiré si voy o no, es decir, si hay acción de comprar entradas.
- Si ese ‘más adelante’ no tiene fecha, muevo la tarjeta a otra columna llamada SOMEDAY/MAYBE. Ejemplo: Comprar el libro XXX, Apuntarme al curso YYY, Probar la dinámica ZZZ en una retrospectiva.
Si requiere acción, pero es otra persona la adecuada
Lo que hago es DELEGAR y detallar la/s acción/es en la tarjeta de Trello. No delego marrones ni cosas que no me gustan, delego lo que otra persona puede hacer mejor que yo o es de su responsabilidad. Suena raro pero la idea es maximizar el trabajo que no tengo que hacer, bien porque no hay valor en él, bien porque le corresponde a otro.
- Si delegar me lleva más de dos minutos, muevo esta tarjeta una columna llamada PENDING donde ubico las cosas que yo tendré que hacer. Algunos temas a delegar son complejos y prefiero sentarme con la persona en cuestión, aclarar cualquier posible duda cara cara y evitar así un ‘ping-pong’ de emails ineficiente e ineficaz.
- Si delegar me lleva menos de dos minutos, lo hago. Mando un email a la persona en concreto, marco ese email con una etiqueta llamada FOLLOW-UP y luego muevo esta tarjeta de Trello a una columna que se llama WAITING FOR añadiendo en el interior de la tarjeta el título del email que he mandado. Todo bien atado.
Si require acción y tengo que hacerlo yo
- Si lo que tengo que HACER me lleva menos de dos minutos, lo hago y muevo la tarjeta a una columna llamada DONE
- Si lo que tengo que HACER me lleva más de dos minutos, entonces lo haré más adelante, actualizo la tarjeta de Trello detallando la/s acción/es y la muevo a la columna PENDING
Cuando añado una tarjeta a la columna PENDING llevo a cabo dos acciones que me resultan de gran valor en este preciso momento:
- Actualizo la prioridad de las acciones según el orden de las tarjetas de la columna PENDING, siendo la primera la más prioritaria y la última la que menos
- Indico si la acción tiene un coste de energía alto o bajo
Al final, el resultado de aclarar es ir vaciando la columna INBOX, y ubicar las cosas que he capturado en otros lugares en función de su significado y acción a llevar a cabo.
Definiendo acciones en Trello
Siempre que defino una cosa que requiere acción actualizo la tarjeta de Trello:
- Los títulos detallan la acción concreta y empiezan con un verbo
- La descripción contiene la información y recursos mínimos que necesito
- Uso las checklist para guiarme rápidamente en lo que tengo que hacer, defino mi plan, mi Definition of Done (DoD). Desde que aclaro hasta que hago las acciones puede pasar un tiempo, las checklist me permiten tener toda la claridad necesaria para ponerme a hacer sin detenerme a pensar de nuevo
- Uso las etiquetas para indicar la energía que me requiere la acción – rojo = HIGH y verde = LOW
GTD® define un proyecto como la lista de acciones que se requieren para conseguir tu objetivo. Si conseguir tu objetivo sólo requiere una acción no es un proyecto. En Trello puedes hacer uso de etiquetas, custom fields o un prefijo en el título de la tarjeta, lo que te permite hacer una búsqueda o aplicar un filtro para ver las acciones de tu proyecto en el panel.
Trello es mi panel de control
En Trello tengo todas las listas que GTD® recomienda para ubicar tus cosas y acciones. La gran ventaja que tiene para mi es que de un vistazo, puedo ubicarme perfectamente, mis listas definen el el flujo de estados de mis cosas y acciones, las cuales puedo mover fácilmente arrastrando y soltando. Además tengo Trello instalado en mis dispositivos móvil y tablet para actualizar mis listas cuando quiera – y tenga batería. Iré detallando plugins y más usos de Trello en la fase de flujo que corresponda.
Mis reglas de oro
- Cuando cojo una tarjeta de INBOX para aclararla, nunca vuelve a INBOX
- Cuando me pongo a aclarar no siempre dejo INBOX a cero, es progresivo
- Si no se lo que significa algo, pregunto antes de BORRAR
- Si no entiendo el por qué de una acción, pregunto antes de BORRAR
- Jamás me pongo a aclarar el INBOX con un nivel de energía bajo
- Aprendo shortcuts y funcionalidades de Trello para operar mejor y más rápido
- Entiendo una acción como lo mínimo que hay que hacer para aportar valor
- Detallo la tarjeta de Trello ‘lo justo’ para luego hacer sin pensar y ‘del tirón’
- Las acciones en mis tarjetas siempre empiezan con verbo: crear, llamar, enviar…
- La prioridad de la lista PENDING es una combinación de fecha de entrega y valor
- Cuando delego estoy disponible para lo que la otra persona necesite
- Definir un plan no es programar el plan – to plan vs. to schedule
- Organizo y limpio mi sistema de archivos con cierta frecuencia
- Reviso los emails marcados como FOLLOW-UP con cierta frecuencia
Algunos artículos interesantes:
- Tareas Low Cost para maximizar tu productividad personal
- La diferencia entre incubar y diferir de Jerónimo Sánchez
- 11 pautas para aclarar y procesar las cosas de FacileThings
- La arriesgada regla de los dos minutos de José Miguel Bolívar
IMPORTANTE: Todo lo que os cuento está basado en la metodología Getting Things Done® (GTD®) sobre la cual he ido experimentando para adaptarlo a mi contexto profesional y personal. Si deseas empezar a definir tu flujo de trabajo te recomiendo que empieces tu propio camino hacia la efectividad personal respetando y partiendo de sus bases – libro en inglés y castellano
Vanesa Tejada 
Hola Vanesa,
Gracias por esta serie de artículos. No veo llegar el momento del último para tener una perspectiva completa y aún así no quiero que acabe y seguir teniendo detalles de cada paso. Muy ilustrativa la aplicación práctica.
Pero para empezar bien, voy a seguir tu consejo y buscar un libro. Una pregunta, ¿por qué enlazas la versión traducida en lugar de la versión original del autor?, ¿qué ventaja aporta?. Desarrollando tu actividad en un entorno internacional, ¿no es mejor adoptar una terminología más estándar?. Un saludo.
Hola Santiago,
Buen apunte el del libro. Voy a poner ambos enlaces/idiomas y así cada persona podrá elegir. Respecto la terminología estándar, ¿podrías ponerme un ejemplo? Procuro ser fiel a los conceptos de GTD en esta serie de artículos.
Muchas gracias por tu comentario,
Vanesa
Hola Vanesa,
Descubrí hace poco tu blog y quería en primer lugar agradecerte el trabajo que haces y el entusiasmo que se nota que pones en ello. Soy un seguidor de GTD desde que lo descubrí hace unos cinco o seis años aunque creo que nunca he sabido sacarle todo el potencial que tiene. Este año he empezado a trabajar con Trello por lo que tu artículo me ha encantado y me ha animado a poner en práctica tu flujo de trabajo combinado GTD y Trello. Respecto al libro de GTD yo tengo la versión en castellano de 2002. Veo en el enlace que pones que hay una versión actualizada por el autor, ¿crees que merece la pena adquirir la nueva edición? ¿sabes que novedades se introducen en esa versión?.
Un saludo y muchas gracias.
Hola Juan,
En primer lugar darte las gracias por tus palabras. Cuento mis historias con ilusión y me alegra que se perciba. Yo tengo una de las primeras ediciones en inglés. Hay algunas novedades y cambios en algunos términos – process vs. clarify por ejemplo. Si no tuviera ningún libro y ahora empezará de nuevo compraría la última versión en inglés. De hecho, voy a actualizar el enlace para ofrecer las últimas ediciones en ambos idiomas.
Gracias a ti,
Vanesa
Hola Vanesa,
Tras leer el libro de José Miguel Bolívar (excelente, por cierto), estoy releyendo tus entradas de la serie de «Cómo me organizo» para llegar a interiorizar cómo aplicar todo lo aprendido apoyándome en Trello. Tu visión de GTD y su aplicación me gusta mucho pero tengo dudas de cómo gestionas lo que GTD denomina proyectos. Según José Miguel, los proyectos requieren su lista aparte y solo la siguiente acción a realizar de cada proyecto es la que tendríamos en la lista de PENDING o NEXT ACTIONS. Me gustaría saber cómo gestionas tú los denominados proyectos, dónde llevas controlado cada proyecto y si, tal y como lo he interpretado yo, es solo la siguiente acción la que llevas a tu sistema de revisión diaria.
Un saludo y muchas gracias.
Buenas tardes, muy buen artículo.
Me ha parecido muy útil y interesante. Lo estoy aplicando y funciona!
Tengo la misma duda que Juan, creo que es lo que me falta para que el sistema que tengo O N Trello funcione completamente.
Por favor Vanesa, nos puedes decir alguna cosa?
Muchas gracias!
Hola David,
te agradezco tu comentario y recordarme que debía solucionar una duda previa. Acabo de contestar a Juan, espero que te brinde más posibilidades.
Saludos,
Vanesa
Muchas gracias por tu respuesta.
He aprendido mucho con tus articulos y me faltaba este detalle. Lo aplicaré a ver si me funciona.
Un saludo.
Hola Juan,
en primer lugar, disculpa por haber perdido este comentario en mis notificaciones.
He llevado a cabo dos maneras para identificar diferentes acciones de un mismo proyecto:
– Usar un prefijo al inicio de cada acción: PROYECTO – Acción
– Usar las etiquetas
Otra opción que existe y no he probado es incluir el Power-Up Hello Epics, siendo las Epics los Proyectos que requieren de varias acciones a llevar a cabo independiente mente para completar la ejecución – https://helloepics.com/
Espero que te sirva aún de ayuda,
Vanesa
Hola Vanesa:
Acabo de descubrir tu blog y, lo primero, quería darte la enhorabuena por los contenidos que publicas. Me ha parecido muy interesante el enfoque que le das al uso de Trello como herramienta GTD. Me surge una duda, ¿cómo gestionas los contextos una vez definidas las siguientes acciones? ¿Con etiquetas?
Un saludo y muchas gracias por los artículos que publicas.
José María
Hola José María,
Mi uso de los contextos es bastante simple. Tengo dos paneles principales de Trello: uno personal y otro para el trabajo. Cuando capturó algo personal lo añado en la columna INBOX del panel personal, y si es laboral en la columna INBOX del otro panel. Los paneles tienen la misma estructura, solo difiere el contenido y la frecuencia de actualización. ¿Responde esto a tu pregunta?
Gracias por tus palabras!
Vanesa
Hola Vanesa, en parte sí, ya que estás separando lo personal y laboral. En concreto, hacía referencia a lo que David Allen denomina contextos, es decir, los lugares, herramientas, personas, etc. que te limitan las acciones que puedes llevar a cabo (por ejemplo, ‘Llamadas’, ‘Oficina’, ‘Recados’, etc.). Tras estar un rato ‘jugando’ con Trello, he visto que las etiquetas se pueden adaptar perfectamente al concepto de contexto y, posteriormente, filtrar las notas por esas etiquetas.
En el fondo, he pecado de lo mismo que otros muchos cuando practican GTD: Anteponer el uso de herramientas a la creación de los hábitos. He probado decenas de aplicaciones de gestión de tareas, tanto digitales como analógicas, pero hay ciertas fases del proceso que no terminan de arraigar, en particular, la revisión semanal.
¡Gracias!
Saludos
Hola José María,
Digamos que no tengo más contextos definidos porque no he sentido la necesidad aún, no he tenido tales limitaciones. Si por un casual quiero hacer algo y en ese momento no puedo, me reorganizó y paso a lo siguiente. A mi Trello me encaja porque es ligero, porque es muy Visual y porque de un solo vistazo me pongo en situación. Yo trabajo con metodologías ágiles y tengo paneles de trabajo con post it por todas partes (Visual Management) para coordinar el trabajo en equipo, digamos que Trello es mi panel personal. Antes usaba papel para gestionar mis listas y me costó mucho dejarlo porque tenía un hábito fuerte. Si te digo que soy una persona que intento necesitar lo mínimo, que empiezo por lo más simple y solo cuando necesito algo añado más pasos/detalles a mi proceso.
Me ha gustado mucho la mención que has hecho al ‘pecado’, a mi me ha pasado muchas veces. Creo que cuando sabes lo que necesitas la herramienta te ayuda a conseguirlo, pero al contrario, la herramienta puede distraerte de lo que realmente quieres conseguir, y al final esto lo descubres experimentando una y otra vez!
Me quedan 4 domingos para llegar a la revisión semanal 🙂 espero que te guste.
Un abrazo,
Vanesa
Hola Vanesa, gracias a ti he adoptado Trello para la gestión de mi workflow y es una liberación tener una sola fuente de verdad, accesible en todo momento 👏🏻👏🏻 Kudos 4 Vanesa 👏🏻👏🏻
Donde estoy encontrando mucha dificultad es en el paso de archivar, ¿podrías explicar cómo vas construyendo tu sistema de archivo? 🙏 ¿diferencias “material de archivo” de “material de soporte de proyecto”?
¡1k gracias!
Hola José Luis,
me alegra mucho que hayas experimentado el placer de trabajar con Trello. Me gusta la pregunta que me haces y la he añadido en mi backlog de futuros artículos sobre efectividad personal, creo que merece un artículo.
Feliz domingo,
Vanesa
Hola Vanesa:
Primero quiero agradecer por tu tiempo y tu blog, me está sirviendo para «pulir» mi sistema con GTD. Voy a incorporar el concepto: «Deja de comenzar, comienza a terminar»
Mi flujo GTD funciona, pero donde estoy sin logros es en la etapa: Aclarar.
Parece que sufro el síndrome de Diógenes y todo asunto entra al InBox, prácticamente no elimino o filtro (para que decir como está mi Someday/Maybe). He leído Agile Results con el objetivo de romper mi mala costumbre, porque el libro GTD no profundizó este tema. También me distraigo fácilmente, saltando de un tema a otro y todo me parece interesante (más se llena mi InBox).
Lo mismo sucedió con mis perspectivas, tuve que reducirlos y comenzar de más abajo.
¿cómo logras desechar esos asuntos del InBox? tú usas la frase ¿qué valor me entrega…?, pero para mi mente es abstracta. Cualquier otra recomendación o idea será bienvenida para mí.
Que tengas una buena vida.
Victor.
Hola Víctor,
Cuando dices que no alúminas lo que entra en el Inbox quieres decir ¿que siempre haces todo?.
Hay otras preguntas que quizá te puedan ayudar a aclarar qué tienes que hacer y su motivación cómo por ejemplo:
– ¿para qué hay que hacer esto?
– ¿por qué hay que hacer esto?
– ¿qué habría que hacer para decir que está hecho?
– ¿pasaría algo si no se hiciera?
Espero que tú también tengas una buena vida,
Vanesa