Primeros pasos en una nueva cultura: dónde estamos hoy

Eran ya varias las conversaciones donde anotaba los mismos dolores, las mismas propuestas de mejora, las mismas sugerencias de donde deberíamos poner foco, es más, todas coincidían bastante viniendo de diferentes foros y roles. El caso es que, para plantearse un futuro y empezar a trabajarlo en equipo y considerando el tamaño del equipo en el que trabajo – aproximadamente 40 equipos de desarrollo de producto divididos en 5 value streams – me parecía muy importante que estos dolores, propuestas y sugerencias no fueran idea de unos pocos sino que más personas, esas que hacen que las cosas pasen, sintieran lo mismo, por ello decidí hacer una inversión, un workshop de trabajo donde todos viéramos dónde estamos hoy.

Se habían realizado varios assessment en nuestro departamento, y cierto es que estaban muy bien elaborados y además, apuntaban a mejoras que coincidían con lo que las personas demandaban. Por unos motivos u otros, se quedaban en pdfs sobre los que no era viable iterar. Cuando pensé en el workshop tenía muy claro lo que necesitamos ver, necesitábamos ver muy claramente nuestros dolores, necesitábamos crear awareness a nivel global y darnos cuenta seriamente de que juntos habíamos llegado hasta aquí y lo más importante, que juntos íbamos a trazar un camino mejor.

Objetivos del workshop

Visualizar donde estamos hoy era necesario para iterar sobre lo que a día de hoy nos ha funcionado, al mismo tiempo debíamos hacer visible lo que teníamos que dejar de hacer porque no aportaba valor y reducía la efectividad. La agenda fue la siguiente:

1. Visualizar como hoy cada value stream hace producto: estados del ciclo de vida del producto, actividades que hace cada rol, los artefactos y ceremonias de trabajo
2. Identificar lo que nos hace ineficientes (dolores)
3. Elaborar propuestas de mejora para mitigar y/o eliminar los dolores
4. Empezar a co-crear nuestro flujo de trabajo para hacer producto con los mejores aprendizajes: si tuviéramos un lienzo en blanco, ¿cómo trabajaríamos?…

Estructura del workshop

Teniendo muy claro lo que queríamos obtener del workshop, nos pusimos en la piel de un asistente para diseñar dinámicas, icebreakers, y actividades que fomentaran una experiencia basada en la colaboración de las personas, compartiendo todo lo que habían vivido hasta el momento y así, comprender dónde estamos hoy.

1. Para entender cómo se hacía producto en la actualidad organizamos equipos de trabajo del mismo value stream con representantes de cada equipo y cada rol
2. Para identificar los dolores mezclamos los equipos con el objetivo de que no pensaran en su contexto particular sino a nivel global
3. Priorizamos los dolores con los votos de cada equipo y a continuación usamos la dinámica world cafe donde todos tenían voz para proponer experimentos
4. Para co-crear nuestro flujo de trabajo mantuvimos los equipos mezclados

La duración del workshop fue de dos días completos, asistieron unas 60 personas y había 8 facilitadores asegurando que las dinámicas se comprendían correctamente para así, extraer todo el conocimiento posible de los asistentes.

Los dolores más relevantes

Cuando todos vimos las grandes diferencias en las maneras de hacer producto identificamos qué dolores podían estar haciendo que no fuéramos efectivos, lo que vimos que más necesitábamos fue:

• Conocer mejor a nuestros clientes
• Dedicar más tiempo a descubrir el producto
• Tener unos principios y valores comunes para hacer producto
• Crear un vocabulario común
• Optimizar entornos de desarrollo del producto para acelerar la entrega de producto

Siguientes pasos

Cuando empezamos a co-crear el flujo de trabajo no llegamos a completar la dinámica, aunque sí se manifestaron las ganas de seguir iterando sobre la propuesta inicial. Por ello, organizamos dos sesiones más de trabajo con grupos más pequeños donde refinamos dicha propuesta desde el descubrimiento hasta el medir el impacto en el cliente tras entregar el producto. Respecto los dolores identificados, se tuvieron muy presentes durante la co-creación del nuevo flujo de trabajo para así mitigarlos.

Por último, para que el workshop no fuera un assessment mas, acordamos que el flujo de trabajo iba a convertirse en:

• nuestra manera de representar cómo hacemos producto
• nuestra documentación para el onboarding de nuevos equipos y roles
• nuestro panel donde identificar dolores y desperdicios
• nuestro panel de iniciativas de mejora continua

Gracias a todos los compañeros por su actitud de compartir y ganas de mejorar nuestra manera de hacer producto. Gracias a Everis por prestarnos sus maravillosas instalaciones para esta sesión de trabajo. Gracias al equipo con el que trabajo, pues este workshop ha sido el mejor team building que hemos hecho juntos, una gran experiencia de muchas que están por llegar.